La suite on-line: Google Docs

Acceder a la aplicación es tan sencillo como teclear el navegador http://docs.google.com. Es necesario tener una cuenta de Google (como un correo Gmail). La podéis obtener rápidamente y de forma gratuita desde la misma web.

Usando Google Docs y SpreeadSheets

La interfaz de ambas aplicaciones (recientemente remodelada) es de líneas sencillas y modernas. Desde el primer momento es aspecto es agradable para el usuario, sobre todo si estáis habituados a usar otros servicios on-line.

En la barra lateral veremos nuestras carpetas y archivos, y en la barra superior las herramientas. En el cuadro central tenemos a nuestra disposición los archivos que hemos editado junto con un buscador que aprovecha toda la potencia de Google para localizar en segundos nuestros documentos.

El procesador de texto cuenta con las opciones básicas de formateo y edición de todo tipo de textos,.

Para crear un documento nuevo solo hay que ir a Nuevo/Documento y elegir una opción. Podemos crear documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones de diapositivas o crear una nueva carpeta donde guardar documentos.

Otra función interesante es la de subir archivos, que nos permite guardar en el servidor nuestros documentos de forma que siempre tendremos una copia disponible para seguir trabajando o imprimirlos. Tan sencillo como indicar donde está, asignarle un nombre y clicar en el botón correspondiente.

De la misma forma las opciones de exportación son completas y fáciles de usar. Es posible guardar nuestro trabajo en formato de Microsoft Word, Excel, o, por ejemplo, comprimir el archivo en Zip directamente.

Colaborando…

Hasta este punto Google Docs nos ofrece una suite ofimática sencilla, alejada de las posibilidades profesionales de Microsoft Office. Al mismo tiempo nos aporta la posibilidad de trabajar completamente on-line, sin depender de un ordenador en concreto.

Las opciones de colaboración constituyen uno de los aspectos más interesantes de la herramienta de Google. Permiten realizar trabajos de forma colaborativa, corrigiendo sobre la marcha y definiendo que privilegios tendrá cada usuario.

Además podemos publicar el documento, “colgarlo” en la red de forma que cualquiera, o quien nosotros queramos pueda verlo desde cualquier sitio.

En definitiva, Google Docs aporta una nueva dimensión al trabajo ofimático. Si bien las últimas versiones de Office contemplan el trabajo on-line de forma completa, profesional y con multitud de opciones, la propuesta de Google aporta sencillez, velocidad y elimina la necesidad de comprar e instalar el software.

Es muy recomendable echarle un vistazo, incluso para usarla como suite “de apoyo” cuando no estemos en nuestro ordenador, o para guardar los documentos más importantes que no queremos perder o que necesitamos en todo momento.