Heineken unifica sus facturas

La compañía cervecera necesitaba una solución para su proceso de facturación y logística. Uno de sus objetivos era hacer más eficiente el departamento de pagos, esta unidad gestiona más de 430.000 facturas cada año, muchas de ellas en soporte papel. Tras evaluar varias oferta, se decantaron por el Basware Invoice Processing y el Order Matching, que les permite ahorrar en tiempo y en papel.

En 2004, Heineken Holanda tomó la decisión de unificar sus TI, las herramientas de gestión de Recursos Humanos y funciones financieras en un entorno Shared Service Center (SSC) que sería utilizado por sus 25 filiales a lo largo de todo el país. El equipo de Servicios Financieros de Heineken se propuso como meta la creación de una solución global de procesamiento automático de facturación que fuese desde el escaneo y la asociación de cada factura con su orden hasta el archivado. Además, esta solución debería ser integrada en la estructura de TI que tenía la empresa y que contaba con cinco instancias diferentes ERP. Una vez hecho esto, se pretendía automatizar la asociación de las facturas con sus respectivas órdenes.

Tras haber evaluado las soluciones disponibles, Heineken seleccionó el Basware Invoice Processing (Procesamiento de Facturación de Basware) y el Basware Order Matching (Enlazado de Órdenes de Basware). La solución fue mejorada de forma específica para Heineken en dos áreas clave. Por un lado, Basware anyERP consiguió integrar fácilmente la solución con los múltiples sistemas ERP de Heineken. Por otro, el Basware Order Matching mejoró la velocidad y la precisión del proceso de facturación mejorando así el workflow del Departamento de Cobros.

Actualmente, la solución de Basware examina los cinco sistemas ERP de Heineken para obtener las órdenes de pedido. La aplicación Basware Order Matching asocia automáticamente todas las facturas entrantes con las órdenes que habían sido aprobadas previamente. Esto elimina toda la cadena de aprobaciones que había antes y genera un gran ahorro de costes y tiempo. Una vez que el sistema ha enlazado cada factura con su orden correspondiente, se realiza el proceso de auditoría y registro de códigos de cada pedido para que el pago se realice automáticamente.

Los datos

La solución de Basware procesa 230.000 facturas electrónicas y 200.000 en soporte papel. De las electrónicas, 210.000 están completamente automatizadas desde la recepción hasta su pago. El ahorro de tiempo estimado en el proceso de facturación incluye:

– 60% en las facturas asociadas a órdenes.

– 40% en las facturas que no llevan ninguna orden asociada.

– 95% en las facturas electrónicas.

 
El sistema fue implementado en sólo nueve meses, desde su conceptualización hasta su puesta en funcionamiento con el primer entorno SAP en 2005. La primera fase del proyecto consistió en desarrollar un proceso automático para todas las facturas que llevaban una orden relacionada, lo que representaba casi un 60% del total.

Actualmente, el 93% de las facturas electrónicas relacionadas con órdenes son ahora enlazadas automáticamente, el 75% quee tienen formato papel y están relacionadas con órdenes, procesadas con Basware Order Matching, son enlazadas automáticamente. El tiempo para aprobar facturas electrónicas relacionadas con órdenes se redujeron en un 95%.