Los costes de la impresión

Los responsables de las empresas no conocen cuánto están imprimiendo sus empleados y, en consecuencia, no saben cuánto están gastando en impresión. Ésta es la principal conclusión del informe “Plan Actúa” elaborado por Kyocera. La compañía ha transmitido a las empresas la importancia de conocer este dato, además de la necesidad de implantar soluciones de gestión documental que optimicen estos costes.

Según los datos que se desprenden de este informe, una empresa española malgasta de media 6.600€ cada año en impresión, cantidad que podría ahorrarse estableciendo las políticas oportunas en esta área.

En este sentido, y según Virginia Pomar, jefa de producto hardware de Kyocera, “el principal problema que nos han trasladado los empresarios es que no conocen quién y cuánto se imprime en la compañía, por lo que reclaman aplicaciones de control o de contabilidad que les permita conocer estos datos. Por otro lado, hemos detectado que las oficinas y departamentos de las empresas cuentan con más equipos de lo necesario, lo que unido al desconocimiento de cuánto se imprime, crea bastante descontrol en los gastos relacionados con la impresión”.

En general, las empresas no cuentan con políticas de impresión, principalmente porque éstas no conocen los gastos de impresión y, por tanto, no consideran una política de control en esta partida de gastos.

Medidas impopulares

Además, generalmente los trabajadores son reacios a las modificaciones en su entorno laboral y los cambios de ubicación de equipos de impresión, la reducción de los mismos y otras medidas que podrían disminuir la inversión en este ámbito, pero que son en realidad acciones que los responsables empiezan a tener en mente por el ahorro que suponen a la empresa, aunque no siempre sean bien recibidas por los empleados.

Sin embargo, también existen reticencias a los cambios debido al precio inicial de las implementaciones (de gestión documental), ya que los empresarios desconocen que la inversión en el establecimiento de políticas de impresión es recuperada rápidamente.

Según aclara Pomar, "tener pérdidas de unos 6.000 euros en impresión significa que en 5 años la compañía habrá malgastado 30.000 euros que podría haberse ahorrado. Probablemente esta cantidad sea incluso mayor, si tenemos en cuenta que los malos hábitos de impresión en una oficina van en aumento si no se atajan a tiempo informando a los usuarios mediante una política clara de impresión".