Universidad Utah Valley con IB

El centro universitario estadounidense, que alberga a unos 25.000 estudiantes, ha implantado la plataforma de BI, WebFOCUS, para crear un sistema de generación de informes institucional, que cubra las necesidades de sus distintos departamentos y miles de usuarios. El reto al que se enfrentaba el departamento TI de la Universidad era el de proporcionar información segura y precisa a los alumnos y a sus trabajadores.

La universidad cuenta con docenas de departamentos separados con sus propias necesidades de informes y miles de nuevos estudiantes cada año. Por ello, la UVU estaba buscando una forma de crear un entorno de BI unificado para poner en manos de los responsables de la toma de decisiones en toda la universidad datos en tiempo real.

"Teníamos bastantes departamentos distintos que demandaban información relevante para cumplir con su función específica dentro de la universidad", señaló Josep Belnap, director de Informática Administrativa de la UVU. "Muchos de estos puntos de datos diferentes se cruzan inevitablemente. Por ejemplo, la información sobre admisiones se filtra y acaba afectando a todo, desde los números de matrículas a la asignación de las clases. La posibilidad de tener un entorno de generación de informes completo para todas estas áreas distintas es vital para mejorar la eficiencia en el campus".

La UVU implementó WebFOCUS para cumplir con el objetivo de la universidad de crear sistema de generación de informes general. Este entorno da servicio a una amplia variedad de usuarios, tanto a nivel directivo como a los departamentos de TI, los estudiantes y usuarios casuales. Además, la plataforma WebFOCUS se integra fácilmente y aprovecha el sistema SunGard Banner ERP de la universidad y la base de datos Oracle, ofreciendo al equipo de TI una herramienta de generación de informes que puede acceder, analizar y distribuir información dentro del sistema.
 

Trabajando en el futuro

Desde que la institución académica adquirió la solución, a finales de 2008, hay múltiples proyectos de generación de informes en vía de ejecución en la UVU. El departamento de TI está actualmente trabajando para permitir que cada departamento del campus pueda ejecutar y personalizar sus propios informes, optimizando la información almacenada y liberando un tiempo valioso para el personal de TI.

El departamento también está trabajando en futuros despliegues como WebFOCUS Active Reports. Esta tecnología de BI de alta portabilidad permitiría a la universidad enviar por correo electrónico informes interactivos a aquellas personas conectadas al servidor de generación de informes o incluso a la Web. Cada Informe Activo incluye un motor analítico basado en HTML para que los usuarios puedan visualizar, clasificar y manipular los datos incluidos a través de un simple navegador Web, incluso aunque no estén conectados.

Según Belnap, la universidad tiene varios informes en desarrollo para maximizar la eficiencia. "Los informes sobre la utilización del espacio examinarán cómo las diferentes facultades dentro de la universidad están utilizando sus aulas y auditorios para que podamos asociar el número de matrículas con el tamaño de las aulas, asegurando que los cursos más populares no sobrepasen el espacio asignado", comentó. "A través de los informes generados con WebFOCUS podemos identificar patrones, estar al día de las tendencias, y tomar las decisiones más acertadas basadas en datos sobre los que se puede actuar".
 

"En cualquier universidad de gran envergadura como la UVU, hay cantidades masivas de datos, ya sea información sobre los estudiantes, cursos o niveles de financiación", señaló Gerald Cohen, CEO y fundador de Information Builders.

"Con la plataforma de BI WebFOCUS, la UVU y otras universidades y empresas tienen la capacidad de reunir, resumir, y suministrar información relevante a los responsables de la toma de decisiones a diario. En la UVU, el departamento de TI ahorra horas de tiempo importantes y los usuarios tienen los informes que necesitan para tomar decisiones apropiadas relacionadas con el futuro de la universidad", concluyó.