Las comunicaciones unificadas

Aastra recomienda a las organizaciones que, con un mínimo de inversión, apuesten por propuestas tecnológicas que flexibilicen las comunicaciones en el puesto de trabajo, y que permitan el contacto con el empleado, esté donde esté. En muchas ocasiones, es imprescindible contactar con ciertos profesionales para conocer los detalles de una reunión, solicitar el envío urgente de una presentación o aclarar alguna duda.

El director general de Aastra Telecom en España, Alejandro Giménez, asegura que, "cualquier empresa -independientemente de su tamaño-, puede transformar radicalmente su estrategia de comunicaciones con una mínima inversión, contactando con los empleados clave cuando sea necesario, sin importar el momento y el lugar en el que se encuentren".

Para ello, desde la compañía canadiense, analizan cinco propuestas tecnológicas para flexibilizar las comunicaciones en el puesto de trabajo.

1 – Fixed-Mobile Convergence (Convergencia fijo-móvil).

A menudo, los trabajadores tienen dos o tres números de teléfono diferentes, por lo que esta solución integra los móviles con los teléfonos fijos de la empresa, asegurando que estos profesionales puedan ser contactados sin esfuerzo marcando un único número telefónico, con independencia del terminal que utilicen y del lugar donde se encuentren.

 
2 – Herramientas de presencia web.

Estas herramientas permiten comprobar con un solo clic qué empleados están disponibles y cómo pueden ser localizados -por teléfono, videoconferencia, mensajería, e-mail, chat…- conectándose con ellos al instante, enviándoles un mensaje o recibiendo un aviso cuando se les pueda contactar.

3 -Voz sobre IP (VoIP).

Esto reduce significativamente los costes de las llamadas telefónicas, facilitando una comunicación sencilla entre sucursales de la misma empresa, o bien entre la oficina y los profesionales móviles gracias a los softphones integrados en PCs portátiles. 

4 – Mensajería instantánea.

La evolución de la mensajería instantánea permite responder a cualquier formato de mensaje de manera inmediata. Así por ejemplo, la mensajería de voz se puede convertir en un correo electrónico de texto o llegar al destinatario adjunto al e-mail, mientras los faxes se leen desde la pantalla del portátil, PDA o teléfono móvil, sin perder detalle y de forma remota.

5 – Videoconferencia.

Como alternativa a múltiples viajes y reuniones presenciales, se pueden establecer videoconferencias desde la oficina, el hogar o cualquier ubicación; basta con tener una conexión a Internet y el hardware y software adecuado.

 
Estas cinco propuestas pueden también integrarse en una única aproximación, conformando lo que se conoce como Comunicaciones Unificadas, o lo que es lo mismo, que los empleados puedan comunicarse y colaborar en tiempo real, a través de una misma interfaz y con independencia del dispositivo, el canal o la red utilizada.

Como afirma Giménez, "si se cuenta con la tecnología adecuada, la mayoría de trabajos basados en el conocimiento podrían realizarse igual de bien desde casa o cualquier otro lugar. Junto a la flexibilidad laboral -jornada continua en verano o teletrabajo durante todo el año- las Comunicaciones Unificadas aumentan la productividad, reducen enormemente los costes de comunicación y respetan el medio ambiente".