Miles de documentos a un clic

El Grupo Steria ha confiado en Exalead para facilitar el acceso a todos los documentos que posee la compañía en los 16 países en los que está presente. Con esta medida la empresa agiliza y mejora la toma de decisiones de negocio. La aplicación de Exalead, que ha sido desarrollada bajo Lotus Notes, ha permitido una gran estabilidad para indexar ficheros muy pesados, acceso a los datos en tiempo real, respetando los niveles de seguridad configurados.

Steria, que cuenta con 40 años de experiencia en Consultoría, Integración de Sistemas y Servicios de Outsourcing, necesitaba una solución que permitiese una rápida localización de la información de sus distintas divisiones para poder ofrecer una mejor y más rápida respuesta a sus servicios. El software debía ser capaz gestionar altos volúmenes de información y hacerla accesible a la plantilla. Steria deseaba ofrecer un mejor servicio a sus clientes, reducir costes y optimizar los recursos de la compañía.

La plataforma de Exalead Cloud View fue adoptada por el grupo para utilizarla en su nueva aplicación HIGHWAY. Esta aplicación ha sido desarrollada bajo Lotus Notes, que ofrece potentes funcionalidades como gestor documental. Su desarrollo se basó en web (Domino) con un workflow de aprobación de documentos y una seguridad basada en roles definida en Lotus, utilizando single sing-on para que los usuarios puedan acceder a la aplicación de una forma más sencilla.

HIGHWAY permite almacenar documentación en todo tipo de ficheros (.doc, .ppt, .pdf, etc.), que puedan ser utilizados por todas las delegaciones del grupo. Para ello, cuenta con elevados estándares de seguridad y con una división en módulos asociados a cada departamento del grupo.
 

La solución ha permitido un acceso rápido y unificado a la información necesaria para la toma de decisiones de negocio, sin cargar los índices de las bases de datos Lotus. De esta manera se ha logrado superar una de las principales preocupaciones del equipo técnico de la compañía, que era la inestabilidad de Lotus al contener información en ficheros muy pesados; así como el acceso a los datos en tiempo real, respetando los niveles de seguridad configurados.

"La integración de HIGHWAY con la plataforma de búsqueda Exalead CloudView fue desarrollado por nuestros equipos TI internos y demostró rápidamente su rendimiento", ha explicado Jean-Jacques Messina, project manager de Steria España. "Ahora tenemos un acceso más rápido y muy estable a la información que antes era impensable acceder, búsquedas satisfactorias en cuestión de segundos, lo que permite al usuario final de HIGHWAY aumentar su productividad y reducir los costes operativos para el grupo".

Por su parte, Andrés Ortega, consultor de Lotus Notes para Exalead ha señalado que "para optimizar la aplicación y facilitar el los usuarios el acceso a la información de HIGHWAY se instaló Exalead por encima del aplicativo Lotus, de este modo los usuarios cuando acceden a HIGHWAY lo que realmente hacen es acceder directamente vía web al cliente de búsqueda Exalead. Para acceder, sólo se requiere el nombre de usuario y contraseña, ya que al estar conectado directamente al Directorio Domino, se garantiza la seguridad establecida en los contenedores".
 

Llegar más lejos con Exalead

La solución de Exalead permite indexar un gran volumen de datos, así como los anexos incluidos en los documentos, extraer dicha información y proporcionar resultados en tiempo real, uno de los principales retos de Steria, según señalaron fuentes internas a la compañía.

"Antes de instalar Exalead Cloud View, conseguir estabilidad en la aplicación o indexar el contenido de los módulos HIGHWAY, era una tarea impensable. Ahora no tememos el almacenar información en los contenedores y poder acceder a la información en tiempo real", señaló Messina.

Algunos de los beneficios de la solución y que han permitido al grupo incrementar su competitividad han sido:

– Obtener información en tiempo real.

– Búsqueda unificada.

– Solicitudes multi-criterio para una mayor profundidad de búsqueda.

– Respetar la seguridad asignada a nivel de documentos.

– No cargar el índice de los contenedores ya que estos son muy pesados al contener un número muy elevado de anexos y una integración sencilla con el software preexistente.