Para un eDiscovery Inteligente

Tener toda la información digital de una empresa almacenada, de forma segura, y ordenada, protegiendo la privacidad, es un desafío hoy en día, dada la cantidad de fuentes de la que proceden. Iñaki García, sales manager Exalead Iberia, nos cuenta cuáles son los retos y el cumplimiento que se tienen que llevar a cabo para conseguir un eDiscovery inteligente.

El eDiscovery surge debido a que, en el entorno actual, existen cada vez más información digital conservada en múltiples fuentes: email, documentos ofimáticos, sistemas, etc. y que debe ser almacenada con altos estándares de privacidad y confidencialidad, no sólo para la empresa, sino también de sus trabajadores.

Si una compañía cumple con los requisitos legales sobre retención de información y datos, protegiendo la privacidad de su know-how y la confidencialidad de la información electrónica de sus empleados, en caso de necesitarse acceso a estos datos protegidos, por motivos judiciales, hay que garantizar que la extracción de la misma sea rápida y conservando plenamente su integridad.

Este escenario, que cada vez gana más terreno en España, en marcos legislativos como el de EE.UU se aplica cada día, con el objetivo de proporcionar herramientas tanto para la gestión de la conservación y de la extracción de la información.

Mercado actual del eDiscovery

La proliferación de los sistemas información y de la dependencia de los mismos ha ocasionado que en Estados Unidos, existan más de 15.000 normas que rigen el tratamiento de los datos. La información financiera y auditoría, medio ambiente y la seguridad de los productos, la protección de la privacidad del consumidor… las áreas operativas afectadas por la regulación gubernamental y la industria, y la frecuencia con que cambian esas normas, constituyen un desafío indiscutible para cualquier negocio.

Ante este reto, hay que mantenerse al corriente de los cambios reglamentarios, para ser capaz de determinar la pertinencia de nuevas regulaciones para los propios procedimientos internos, y así rápidamente poner en marcha medidas de cumplimiento, vigilancia y presentación de informes sobre las acciones realizadas.

En este sentido, las soluciones para ediscovery deben permitir responder de forma rápida a las solicitudes legales y de acceso a la información, así como reducir el riesgo y los costos asociados con métodos tradicionales y reactivos, aunque sean desplegadas como una búsqueda independiente de la aplicación basada en el cumplimiento (SBA), o como un motor de búsqueda integrado dentro de la suite de cumplimiento.

Las soluciones deben ser:

-Una herramienta de inteligencia competitiva (IC) para el seguimiento de los cambios reglamentarios potenciales a través de un conjunto personalizable de fuentes (por ejemplo, la industria y los sitios web del gobierno, de noticias y blogs), consiguiendo que la organización responda eficazmente a los cambios (Business Intelligence).

– Una herramienta de seguimiento y análisis de texto para minimizar la revisión manual de los documentos y determinar los riesgos de cumplimiento ocultos, por ejemplo, herramientas para detectar fuentes de verificación como el correo electrónico o transcripciones de conversaciones para la divulgación inapropiada de datos regulados.

– Una herramienta para la búsqueda global y presentación de informes que puede llegar a través de todos los silos de datos, permitiendo una mayor rentabilidad, descentralización (de la fuente) y desarrollo de estrategias.

De esta manera, las empresas se podrán beneficiar de una búsqueda unificada, reducir los costos de procesamiento, la carga de trabajo y reutilizar sus activos de información. Así, se contará con los datos necesarios para el cumplimiento normativo de otras aplicaciones de negocio, lo que permite obtener un valor significativo de lo que sería un costo directo para la empresa.

Por otro lado, si consideramos que las grandes empresas en EE.UU. se enfrentan, en promedio cada 556 juicios, con 50 nuevas demandas presentadas anualmente, para que una compañía sobreviva necesita ser capaz de identificar y abordar los riesgos legales antes de que se conviertan en litigios.

En este sentido, es necesario contar con una tecnología de búsqueda y presentación de informes a través de petabytes de datos, independientemente del formato o ubicación, permitiendo a las empresas: controlar la difusión de la información estructurada y no estructurada, identificar mejor los riesgos legales, responder con mayor rapidez y precisión a las demandas de Discovery.

Además de reducir los riesgos jurídicos, las organizaciones proactivas podrán fomentar la confianza y la lealtad del cliente y los empleados, así como facilitar la comunicación y la resolución del problema. Estas aplicaciones suelen aprovechar las tecnologías avanzadas de motores de búsqueda para integrar grandes volúmenes de contenido y ofrecer un enfoque 360 grados, imposible de lograr con las bases de datos tradicionales (CRM Inteligente).

Sin embargo, Forester señala que menos del 20% de empresas se consideran preparadas para resolver los problemas del eDiscovery. Por ello, y para responder eficazmente a estas demandas, las empresas utilizan cada vez más sofisticados sistemas para archivar y filtrar grandes volúmenes de datos digitales no estructurados y estructurados, sí como manejar rentablemente y los flujos de trabajo. Algunos de estos sistemas son incorporados por los motores de búsqueda corporativos para facilitar el acceso y la gestión a gran escala de información.

En definitiva, los usuarios del sistema se verán ampliamente beneficiados con una infraestructura flexible y escalable que enfrenta de manera proactiva los requerimientos legales, entre los que se incluyen: sistemas de almacenamiento de información en niveles optimizados y de alto performance, software de búsqueda y administración de contenido corporativo.

Iñaki García, sales manager Exalead Iberia.