Cómo ahorrar en reuniones y eventos

Las empresas pueden ahorrar entre el 10% y el 25% del gasto en Reuniones y Eventos (M&E) al aplicar las mejores prácticas en la política y el cumplimiento, la contratación y los procesos, según se desprende del estudio "Meetings and Events: Where Savings Meet Success", del CWT Travel Management Institute, la unidad de investigación de Carlson Wagonlit Travel (CWT), especializado en la gestión de los viajes de empresa.

El estudio también considera que el gasto en M&E representa de media entre un 0,5% y un 1,5% de los ingresos de las empresas, en función del sector de actividad, o entre el 35% y el 60% del importe que gastan por separado en los viajes de empresa puntuales. A pesar de la importancia del gasto, muchas empresas no cuentan con una estrategia de M&E o con las políticas o los procedimientos necesarios para optimizar su gasto y centrarse mejor en sus objetivos comerciales. El estudio identifica ocho pasos que las empresas pueden tomar para maximizar esta gestión. 

Según Christophe Renard, vicepresidente corporativo de marketing e inteligencia empresarial de CWT, una gestión eficaz de la actividad de M&E no sólo ofrece un ahorro de los costes: "Las empresas con un buen programa de reuniones y eventos no pretenden conseguir el ahorro a cualquier precio. Buscan un rendimiento real de su inversión. Sus decisiones se basan en objetivos comerciales y tratan de implicar a todos los departamentos de la organización, incluida la unidad de compras, para garantizar que toman un enfoque equilibrado".

El ahorro depende de tres factores principales

1 – Política y cumplimiento. Es esencial crear o mejorar la política de M&E en toda la empresa y reforzar el cumplimiento en la organización.

2 – Contratación. Trabajar con agencias de contratación profesionales, seleccionar un número limitado de proveedores preferentes para escoger los alojamientos y lugares de celebración, reforzar el uso de estos proveedores, definir los términos y las condiciones estándar y utilizar tarifas de avión para grupos son acciones que fomentan el rendimiento.

3 – Procesos optimizados. Los programas de M&E con más éxito utilizan tecnología dedicada para el registro on-line, así como soluciones estratégicas de gestión de reuniones.

Ocho pasos para maximizar la gestión de M&E 

1 – Analizar el gasto y establecer la organización de M&E adecuada. Recoger y hacer un seguimiento de los datos en toda la empresa y en todas las categorías de gasto de M&E permite que las empresas estimen sus costes totales de forma eficaz. Una organización centralizada fomenta la eficacia.

2 – Diseñar una estrategia y una política de M&E. Una política de M&E bien definida que respalde los objetivos estratégicos estipula normas precisas, términos contractuales estándares y procesos específicos para su seguimiento.

3 – Crear un calendario anual de eventos y presupuesto de M&E. Esto permite que las organizaciones hagan el mejor uso de sus recursos, incluido el espacio para reuniones no utilizado debido a cancelaciones, y ofrece una mayor visibilidad para negociaciones con los proveedores.

4 – Seleccionar y negociar con los proveedores. Trabajar con agencias de M&E preferentes, socios logísticos y proveedores tecnológicos permite que las empresas fomenten la experiencia externa a la vez que reducen los costes. Muchas empresas también trabajan con un número limitado de hoteles y aerolíneas preferentes de su programa de viajes de empresa para crear sinergias.

5 – Establecer un proceso de planificación formal. Los objetivos comerciales bien definidos, los procesos de aprobación formal, la planificación avanzada, los destinos bien escogidos y la subcontratación fomentan la sistematización y el cumplimiento en toda la organización y ayudan a garantizar el rendimiento de la inversión.

6 – Implantar un registro eficaz de los asistentes. Sustituir los procesos de registro manual por tecnología permite ahorrar tiempo y mejorar la coordinación y la calidad de los datos para los organizadores y los asistentes de M&E. Asimismo, el software de gestión estratégica de las reuniones ofrece una solución más completa para la gestión de procesos, contratación y gasto.

7 – Optimizar el pago y el reembolso. El uso de un único modo de pago como, por ejemplo, una tarjeta de reuniones corporativas para todos los costes de proveedores y una tarjeta de crédito corporativa para los gastos reembolsables de los asistentes permite que las empresas gestionen mejor los datos de los gastos y fomenten el cumplimiento del programa de M&E.

8 – Evaluar el cumplimiento de la política y el rendimiento de M&E. Los indicadores de rendimiento estandarizados que miden la satisfacción, el ahorro, el rendimiento de los proveedores y el cumplimiento de las políticas adoptadas permiten que las empresas comparen su rendimiento con los objetivos, identifiquen áreas de mejora y garanticen un progreso continuo.