¿Una gestión en la nube?

La relación entre X.B. components y UNIT4 se inicia en 1985, cuando implantó un sistema de gestión integrada en entorno texto, que fue actualizado posteriormente al gráfico en modalidad cloud computing, y de nuevo con UNIT4. "Nuestro negocio está basado en la calidad del servicio que ofrecemos. Necesitábamos dar respuesta inmediata y con total seguridad a las solicitudes recibidas: un cliente al teléfono no puede esperar para saber si disponemos del material solicitado y cuándo lo recibirá. Con UNIT4 ekon lo hemos conseguido", afirmó el director general.

X.B. components es una empresa dedicada a la distribución de material eléctrico y accesorios para el cableado, que tiene delegaciones propias en Barcelona, Madrid y París, y comercializa sus productos en Portugal, Inglaterra, Alemania, Holanda e Italia, además de España y Francia.

Jordi Blay, su director general, explica los motivos por los cuales siguen trabajando con UNIT4: "Nos volvimos a decantar nuevamente por UNIT4 por una cuestión de confianza. Conocemos empresas de nuestro sector y proveedores que llevan años sufriendo problemas en los sistemas de información. Para nosotros ninguno de los cambios ha sido traumático, y estamos orgullosos de cómo hemos ido evolucionando. Destaca también que el retorno de la inversión fue prácticamente inmediato".

Necesidades

X.B. components buscaba un software que les proporcionara:

– Información fiable de la ubicación de sus más de 17.000 referencias en el almacén.

– Tener un control exhaustivo de toda la gestión de las compras a proveedores de Asia y Europa, teniendo en cuenta los diferentes parámetros de fabricación y tiempos de entrega.

– Ofrecer una respuesta rápida y fiable al cliente del material disponible.

– Reducir el tiempo de entrega entre 24 y 48 horas desde la llegada del pedido.

Jordi Blay cita los beneficios más relevantes al trabajar con el software de UNIT4:
 

1 – Control exhaustivo de la empresa y fiabilidad en los datos. "Actualmente tenemos toda la información 100% actualizada y visible en los cuadros de mando. Antes era inimaginable, ya que la información estaba mucho más dispersa, y era muy laborioso saber exactamente la rotación de stock, la facturación, las líneas de pedidos que entran… Ahora, con un vistazo tienes todos los datos en la pantalla, lo que es básico para la gestión del negocio".

2 – Automatización en las compras. "Tenemos más de 17.000 artículos, y muchos de ellos tardan más de tres meses desde que los pides hasta que llegan al almacén. Además, debe tenerse en cuenta que tenemos 2.000 clientes vivos que al día realizan unas 485 líneas de pedido…Queríamos que el ERP controlara todos los factores para tener un stock prudente, con estadísticas, medias de los consumos de los últimos años, previsiones con años anteriores, etc. UNIT4 desarrolló un módulo específico, cuyo resultado es espectacular: cada ficha de proveedor tiene todos estos parámetros y los adapta según el tipo de artículo, teniendo en cuenta todos los factores automáticamente".

3 – Inventario 100% actualizado y sin errores. "Antes cerrábamos la empresa dos semanas en diciembre para hacer inventario físico. Ahora dedicamos 3 horas, una tarde al mes, a una familia de artículos, para el control de inventario. Hemos ganado en fiabilidad sin que el inventario interfiera en ninguno de nuestros procesos
empresariales, incluida la distribución. Somos una empresa auditada, cuyo stock es controlado cada final de año, sin la menor desviación".

4 – Rapidez, seguridad y ahorro gracias al cloud computing. "El cloud nos ofrece seguridad, rapidez e inmediatez. Un ejemplo, antes del cloud, cuando teníamos una incidencia en el servidor se nos paraba el sistema y perdíamos efectividad hasta su reparación. Con el cloud, esa situación no se puede producir yaa que disponemos de sistemas las 24 horas del día".

"Además, tener la BBDD externalizada es mucho más seguro, ya que UNIT4 está vigilándola las 24 horas. Además, también se encarga de realizar las copias de seguridad, lo que nos ofrece total tranquilidad". "En términos económicos, con el cloud también hemos ganado. Pagamos una cuota y un mantenimiento y antes teníamos que comprar o alquilar los equipos y servidores, la infraestructura necesaria, que debíamos mantener y reparar cuando se averiaban. Con el cloud nos despreocupamos de este tema, y además sabemos que funciona".