4 de diciembre de 2016

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El ERP, ¿inversión o gasto innecesario?

El ERP, ¿inversión o gasto innecesario?

El ERP, ¿inversión o gasto innecesario?
marzo 09
18:28 2011

José Laguna

José Laguna, consultor senior en Microgénesis.

Hoy por hoy, las empresas cada vez miran más las inversiones a realizar en IT. ¿Cómo podemos saber cuál es la inversión ideal? Esta pregunta que se realizan las compañías que quieren invertir en tecnología para hacer más competitivo su negocio y está directamente relacionada con el plan de negocio de cada una. Un plan de negocio puede tener una estructura básica, pero su diseño y ejecución depende de la complejidad del negocio, del nivel de inversión y de los objetivos del periodo, ciclo de vida o características del entorno.

Podemos decir que, el principal elemento para valorar la inversión es el tamaño de la empresa y su complejidad, que determinarán las bases iniciales del proyecto y la estructura de partida en la que se apoyarán el resto de elementos que componen dicha inversión.

El primer concepto a tener en cuenta es la consultoría previa, que se refiere a las tareas de asesoramiento para la evaluación y selección del software. Los equipamientos, la infraestructura y las herramientas, componen otro pilar importante, así como el coste de licencias, consultoría de implementación, personalizaciones, soporte y mantenimientos.

Como hemos definido anteriormente, el tamaño de una empresa y su complejidad son los factores que van a determinar desde el comienzo cuáles son los servicios complementarios que van a ser parte del proyecto y, en conclusión, la base principal del presupuesto.

Según los expertos, es normal encontrar empresas que, sin contar con una magnitud que lo justifique, eligen implementar software de alto coste, o por el contrario, compañías que, con proyección internacional pero sin evaluar sus necesidades futuras de negocio, deciden productos de bajo coste.

Inversión IT

Por un lado, podemos encontrar pymes de estructura pequeña, que emplean para su desarrollo y evolución las características básicas de herramientas locales, sencillas y dinámicas como SP o Aqua. Por otra parte, las medianas empresas, cuya facturación varía entre 4 y 50 millones de euros, confían en sistemas de gestión como SAP R3, OpenBravo o Navision.

Con sus constantes adaptaciones a la evolución y las necesidades del mercado, estas son herramientas que bien pueden gestionar compañías medianamente grandes. En cuanto a la gran cuenta, formada por compañías petrolíferas, bancos, constructoras, farmacéuticas, etc, normalmente utilizan herramientas tan potentes como SAP o JDE.

¿Cuánto invertir?

Tenemos que analizar cuál es el presupuesto que se dispone para acatar dicho proyecto y estudiar las opciones que nos brinda el mercado. Con esto evitaremos la consulta a una gran cantidad de proveedores a los que no podemos acceder por razones económicas. También hay que tener en cuenta que contar con respaldo financiero suficiente no significa que la más cara sea la más idónea para nuestra organización.

Partimos de la base de que el ERP ni es, ni debe ser, un producto de lujo, sino una herramienta de trabajo y pensemos que no se trata de tener el dinero para invertir en ella, sino del rendimiento que le vamos a poder sacar y la visión de futuro y prosperidad que le puede dar a nuestra compañía.

Para comenzar, tendremos en mente el importe de licencias y las horas de desarrollo a emplear en adaptaciones y personalizaciones. En segundo lugar, deberemos preguntarnos si realmente la herramienta seleccionada es adecuada para suplir las carencias actuales y potenciar nuestra compañía, no solo a corto plazo, sino a lo largo del tiempo y con un coste pequeño (tanto económico, como de duración de los procesos) en futuras actualizaciones.

Necesidades

Tendremos que pensar que la tecnología, como tal, debe amortizar varias necesidades:

– Personalizar la gestión, diferenciándose de la competencia.

– Reducir los costos de propiedad de los productos.

– Reducir los plazos de adaptación.

– Garantizar la independencia de la tecnología.

– Garantizar la evolución instantánea de las personalizaciones.

– Aplicaciones en cualquier momento y cualquier lugar.

Podemos entonces afirmar que, no existe una regla fija para conocer cuál es el presupuesto adecuado que debe asignarse a un proyecto de ampliación de software, pero si nos podemos fijar en algunos supuestos que nos ayuden a tomar esta decisión:

– El importe anual que una empresa se debe gastar en TI debe estar acorde con la facturación de la misma.

– El vínculo entre inversión-facturación dependerá de su tamaño.

– El costo de licencia-usuario, no dependerá únicamente del importe económico sino también de la velocidad de los procesos de actualización, manejabilidad de las herramientas, adaptabilidad y navegabilidad del producto.

Si nos fijamos en la inversión como porcentaje de la facturación, podemos diferenciar 3 tipos:

– Pyme: 1,8 % sobre facturación.

– Mediana empresa: 2% sobre facturación.

– Gran empresa: por encima 2% sobre facturación.

Empresarios

Otros factores que pueden influir en el presupuesto son que la compañía tenga mucha distribución geográfica, por lo que se tendrá que destinar una gran cantidad de dinero a la instalación, equipamientos e infraestructura, y que la empresa quiera darle acceso a la información a sus distribuidores o clientes, con lo que se deberá considerar mayor inversión en seguridad y tecnología. A consecuencia de estos factores, muchas firmas optan por servicios en la nube (ASP), eliminado las grandes inversiones y costes asociados a incorporación/renovación tecnológica.

El modelo cloud es un factor de eficiencia empresarial en todos los sectores, así como un servicio que es contratado en modo global (pago-cuota-mensual). Las prestaciones que se ofrecen son: software, infraestructura, seguridad y servicios. La empresa reduce así la inversión en tecnología y evita su complejidad.

¿Cómo comparar las propuestas de los proveedores y así poder tener una aproximación más cercana a la realidad? Contestando a estas preguntas

• ¿Cuál ha sido la evolución del proveedor a lo largo del tiempo?

• ¿Se han ido adaptado a los cambios continuos del mercado?

• ¿Tiene disponibilidad tanto entorno Web, como servicio ASP, o cliente servidor?

• ¿Pueda abarcar las áreas de logística, gestión comercial, finanzas, producción, proyectos, CRM, nóminas y RRHH)?

Otras cuestiones a tener en cuenta son poder reducir al mínimo los costes de propiedad, no utilizar código fuente, permitir cambios rápidos, precisar pocos recursos para la inversión, libertad de plataformas, libertad de S.O. y base de datos. Si sumamos todos estos requisitos y añadimos, además, herramientas enfocadas a la administración y creación de conocimientos mediante el análisis de datos existentes en una organización, podremos estar seguros de realizar una buena inversión a corto, medio y largo plazo.

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Elisabeth Rojas

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  • Manuel Alejandro Chavarría

    Jose, te felicito, una excelente síntesis sobre el tema que es bien amplio.

    Saludos desde Colombia.

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