30 de septiembre de 2016

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Qué debemos exigir a nuestros sistemas de información en tiempos de crisis

Qué debemos exigir a nuestros sistemas de información en tiempos de crisis

Qué debemos exigir a nuestros sistemas de información en tiempos de crisis
abril 26
16:00 2011

Ignacio García UNIT 4

Ignacio García Vicente, sales executive UNIT4 Ibérica.

El actual entorno económico está poniendo a prueba los cimientos del sector de la ingeniería; un sector puntero en nuestro país, con un importante crecimiento la pasada década y, que está abordando un serio proceso de reestructuración para afrontar los retos que exige la actual coyuntura económica. Un proceso de mejora en el que, contar con las herramientas de gestión adecuadas puede ser determinante en el éxito de nuestra compañía.

Escuché alguna vez que en chino el término “crisis” se define con la combinación de los ideogramas que indican “peligro” y “oportunidad”. La Real Academia Española lo define como palabra de origen griego con diverso significado: “Cambio brusco en el curso de una enfermedad…”, “Situación de un asunto cuando está en duda su continuació”, “Momento decisivo de un negocio”, “Escasez, carestía”, “Situación dificultosa o complicada”. Se trata de un momento de incertidumbre en la que no sabemos muy bien cuál será el desenlace, sólo sabemos que habrá un antes y un después a ese momento.

¿Cuáles pueden ser las claves de adaptación del sector que le permitan afrontar con éxito la crisis actual? ¿Qué debemos exigir a nuestros sistemas de información para que respalden dicho proceso? Sin duda no hay una receta mágica y única, pero desde UNIT4 estamos viendo algunos de los ejes fundamentales en los que se está apoyando el sector para evolucionar sus modelos de negocio y mejorar sus capacidades competitivas y, como un adecuado sistema de gestión es un aspecto crítico en dicho proceso de cambio.

Crisis

Estos vectores de mejora podemos clasificarlos en:

1 – Orientación Internacional del negocio, apertura a nuevos mercados. Aprovechando la experiencia y reputación de las ingenierías españolas tanto en la puesta en marcha de infraestructuras como en determinados sectores: renovables, construcción… Afrontar esta nueva dimensión internacional de nuestros negocios exige contar con un ERP que responda a las necesidades multi-país, multi-moneda, etc…, así como contar con un socio tecnológico que nos dé el soporte que necesitamos allí donde estemos trabajando.

Debemos contar con una solución que soporte nuestro despliegue internacional y con un socio implantador que tenga presencia global y experiencia en proyectos similares. Es recomendable gestionarlo con un único implantador, que coordine las localizaciones en los diferentes países y podamos de esa manera centrarnos en el negocio.

2 – Mayor colaboración inter-empresarial. Tanto para acudir a proyectos nacionales como internacionales en todas sus modalidades: joint-ventures, UTEs, subcontrataciones, unir esfuerzos, diversificar riesgos, colaboraciones, todos ellos, aspectos clave para muchas ingenierías.

Es importante que el sistema de gestión nos ofrezca la posibilidad de compartir información con nuestros clientes y crear entornos de colaboración con socios y otras ingenierías con las que colaboremos de manera ágil y segura. Debe ofrecernos la posibilidad de compartir documentación crítica e información del avance del proyecto entre los distintos integrantes del proyecto: cliente, partners y proveedores.

3 – Eficiencia y eficacia. Eficacia para centrarnos en lo que tenemos que hacer y no en tareas que no aporten valor al negocio y eficiencia para hacerlo con el menor coste. Darles a nuestros colaboradores las herramientas adecuadas, es una inversión que se recupera rápidamente mediante la eliminación de tareas redundantes o ineficientes. Nuestro sistema de gestión debe ser extensible a todos los miembros de la organización para agilizar tareas como la imputación de costes del proyecto o la entrada de partes de trabajo y procesos de fácil automatización como la solicitud de vacaciones o aprobación de gastos de viaje.

Eficacia

4 – Estricto control de los proyectos, tanto en su vertiente económica y de costes como en el seguimiento de la evolución del mismo. La clave de la gestión de una compañía de ingeniería es contar con un control adecuado de los proyectos que está llevando a cabo. Debemos ser muy rigurosos a la hora de seleccionar nuestro sistema de gestión en este punto, muchos ERP tradicionales nacieron con su foco en la producción industrial y no se adaptan a una adecuada gestión por proyectos y procesos como la que es necesaria en este sector.

Nuestro sistema de gestión debe ofrecernos una clara visión de todo el ciclo de vida del proyecto, desde el presupuesto y la oferta hasta la facturación del mismo, debe ayudarnos en la asignación de los recursos y proporcionarnos un correcto seguimiento del avance del proyecto.

5 – Excelente gestión financiera y de tesorería. Incluso la mejor organización puede tener problemas si no gestiona adecuadamente sus flujos de caja; agilizar los procesos de facturación es una máxima cuando escasea la financiación. Para ello es importante que contemos con una adecuada herramienta de planificación y presupuestación que nos aporte una visión del presupuesto comprometido y fondos disponibles en cada uno de los proyectos para poder tener una correcta previsión de los flujos de caja y gestionar nuestras necesidades de tesorería a nivel global y por proyectos.

6 – Capacidad de adaptación y mejora continua de los procesos internos. Un sistema de gestión moderno para nuestro sector debe contar con una herramienta BPM (Business Process Management ) que nos permita modelar nuestros procesos de negocio. Es crítico que podamos acceder fácilmente a la definición de dichos procesos, contemos con herramientas que nos permitan adaptarlo con agilidad –sin programación- y con el mayor nivel de independencia.

Eso nos va a permitir responder con inmediatez en cualquier momento a los requerimientos de negocio que puedan surgir. Tenemos que pedirle a nuestro sistema de gestión que podamos monitorizar dichos procesos de manera que detectemos ineficacias y cuellos de botella, gestionemos las excepciones y llevemos a cabo procesos de depuración de los procesos mejorando nuestros tiempos de respuesta a lo largo de toda la organización.

Toma de decisiones

7 – Agilidad en la toma de decisiones. Teniendo la información adecuada, actualizada y disponible en los diversos niveles de la organización, directivo, operativo y de proyectos. Nuestro sistema de información debe unificar la información necesaria para ello, que dicha información sea coherente, fiable y explotable. Los sistemas de BI (Business Intelligence) no integrados con nuestro ERP suelen pecar de inconsistencia en los resultados que nos ofrecen porque la información proviene de sistemas y silos de información disgregados, parciales y de difícil consolidación.

Un adecuado sistema de BI debe basarse en el ERP de la compañía y ofrecernos herramientas de búsqueda y explotación de los datos sencillas y accesibles para los usuarios de negocio, de manera que no impliquen complejos procesos de datamining y creación de informes, sino que facilite la explotación de la información y su distribución a las personas clave de la organización de manera desasistida y navegable por el usuario.

Está claro que hemos expuesto una serie de ejes de mejora que no van a resolver el paradigma de la gestión de nuestra compañía pero que son claves para poder adaptarnos con agilidad a un entorno critico como en el que nos encontramos. Podremos avanzar en el proceso de cambio de nuestra empresa en la medida en que nuestro sistema de gestión nos permita gestionar con agilidad estos puntos clave.

Si ha de seleccionar un sistema de gestión, un ERP para su compañía, invierta en soluciones que dan respuesta a su negocio: con agilidad para adaptar sus flujos de negocio, que le permita gestionar y controlar sus proyectos, mejorar la productividad de sus colaboradores y darles la información que necesita en todo momento sin descuidar los aspectos financieros y legales de su compañía. Valore lo que supone contar con una solución y partner tecnológico adecuado: un pilar de crecimiento para su compañía.

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Elisabeth Rojas

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