6 de diciembre de 2016

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La gestión de los gastos de desplazamiento y representación

La gestión de los gastos de desplazamiento y representación

La gestión de los gastos de desplazamiento y representación
diciembre 12
13:28 2011

Gaëlle MONGREVILLE

Gaëlle Mongreville, responsable de DIMO Gestión en España.

Actualmente, la mayor parte de las empresas todavía utilizan las tradicionales hojas de cálculo, como Excel, para administrar los gastos relacionados con los desplazamientos profesionales de los empleados. Los empleados que efectuaron un desplazamiento profesional ingresan sus gastos en el fichero, imprimen la hoja de cálculo y adjuntan a estas sus justificantes, antes de transmitirlos a la aprobación del departamento correspondiente. Una vez la nota de gasto es aprobada, estos datos son ingresados laboriosamente en el sistema central contable de la empresa para su tratamiento y reembolso.

Estas hojas de cálculo generan un proceso lento y costoso, que no permiten una clara visibilidad y perjudica la gestión eficaz de los datos. En una época en la cual las empresas buscan soluciones para ahorrar gastos, estos procesos no automatizados son contra-productivos.

Según un estudio reciente, el 70 % de las empresas con filiales a nivel internacional están equipadas de herramientas automatizadas para administrar sus gastos profesionales, aunque este porcentaje se reduce al 30 % si consideramos el conjunto de empresas a nivel mundial.

Frente a los costes indirectos de los viajes de negocios, estas soluciones automatizan y optimizan la gestión de estos gastos. Permiten simplificar y controlar mejor los procesos de reserva (avión, tren, hoteles, coches…). Los procesos automatizados para el tratamiento de los gastos son la clave para el ahorro de tiempo y reducción de costes.

¿Porqué poner en marcha una solución de gestión automatizada para los viajes y las notas de gastos?

Los costes vinculados a los gastos de desplazamientos y de representación no dejan de aumentar y representan una carga importante para las empresas. Según el último barómetro europeo de noviembre del 2010 del viaje de negocios realizado por el Grupo Concomitance,el aumento de los presupuestos es debido mayoritariamente a imperativos económicos entre los cuales están el desarrollo de nuevos clientes y mercados, la conservación de los negocios y la presión competitiva. Para 2011, el 34 % de estas empresas prevén un aumento de sus presupuestos y el 55 % una estabilidad en estos”.

Ahorro de dinero

Algunos indicadores sobre el peso de los gastos de viajes en la empresa:

– Representan el segundo puesto de los gastos generales.

– Tienen un índice muy bajo de automatización.

– Suman del 3 al 7 % de las cargas de las sociedades.

– Ocupa una o varias personas a tiempo completo.

Algunos indicadores sobre los gastos vinculados a la gestión de los viajes y las notas de gastos

– Costes indirectos (preparación de los viajes y el tratamiento de los gastos): representan el 4,6 % de los costes directos en Europa.

– Un 54 % de ahorro posible sobre los gastos indirectos gracias a: la adopción de mejores prácticas (puesta en marcha de tarjetas corporativas, la gestión automatizada y controlada de los gastos, la reserva de viajes on-line, la automatización de la gestión de las facturas de proveedores)

Además, comprobamos muy a menudo que existe una no homogeneización, e incluso una ausencia de política de viajes y de reembolso de gastos, lo que tiene como consecuencia una pérdida del control de estos gastos.

Apoyándose en la modernización y las mutaciones del mundo de los viajes y los desplazamientos profesionales que tienden cada vez más hacia las nuevas tecnologías y la automatización, el objetivo de las compañías es integrar una herramienta de gestión automatizada para las reservas de viajes, las notas de gastos y las facturas de los proveedores, con el fin de controlar el conjunto de estos gastos y ganar en productividad.

¿Qué funcionalidades ofrecen las soluciones de gestión de gastos profesionales?

Encontramos en el mercado soluciones que proponen la gestión de los viajes (integrada o no con las agencias de viajes y la posibilidad de reserva on-line), otras que proponen la gestión de las notas de gastos (integrando o no las tarjetas corporativas), y por último, soluciones de integración de las facturas de proveedores. Pero ciertos editores especializados en T&E (Travel and Expense Management) proponen soluciones completas que administran la integridad del proceso, respondiendo al conjunto de estas necesidades:

1 – Gestión de las solicitudes de viajes y de las reservas

Estas herramientas permiten registrar los perfiles de viajeros y la política de viaje de la empresa, concebir las solicitudes de viajes y las reservas on-line, hacerlos validar a través de un workflow y de disponer de informes que integran los diferentes ejes analíticos deseados por las empresas. Estas herramientas integran funcionalidades que su predecesor, la solicitud de viaje en papel, evidentemente no propone.

 Gestión de las notas de gastos

2 – Gestión de las notas de gastos

Las soluciones informatizadas aceleran, optimizan y automatizan la gestión de las notas de gastos. Las tareas manuales y fastidiosas asociadas con la nota de gastos son eliminadas. El colaborador introduce fácilmente sus gastos, sigue en tiempo real el estado de sus notas y es reembolsado más rápidamente.

El superior jerárquico es informado por e-mail, aprobando en poco tiempo la nota de gastos que ha sido controlada antes por el sistema, disponiendo de más informaciones (estadísticas, alertas, centros de costes…).

Los departamentos administrativos (contabilidad o recursos humanos) validan los gastos gracias a una herramienta de control fiable y los registran en su sistema de información (sistema contable o de RRHH) con un simple click (integración automática vía interface).

3 – Gestión de las facturas de los proveedores

Las aplicaciones permiten integrar los ficheros electrónicos de facturas de los proveedores (agencias de viajes, compañías aéreas, empresas de alquiler de coches, hoteles, gasolina…). Facilitan y automatizan el tratamiento de las facturas de proveedores y garantizan el pago apropiado y rápido.

Gracias a un workflow automatizado, el tratamiento de estas facturas es acelerado y simplificado.

4 – Reporting

Consolidando y transformando datos brutos en datos pertinentes gracias a la integración de herramientas potentes de BI (Business Intelligence), este tipo de herramienta permite pasar de una lógica de actas a posteriori a una lógica dinámica y reactiva. Los informes no son solamente herramientas de control sino verdaderas herramientas de ayuda a la decisión.

Estas soluciones de tipo ‘web’ que se integran fácilmente en los sistemas existentes de información son ofrecidas en modo Intranet o ASP.

Los ahorros

Los ahorros de productividad obtenidos en todos los niveles del proceso garantizan una tasa importante en la adopción de la solución. La simplicidad de utilización y de implementación de estas soluciones permiten a las empresas de cualquier tamaño y sector de actividad poner rápidamente en marcha un medio para optimizar el carácter global del proceso de gestión de los gastos profesionales y contribuyen a la rentabilidad general de la empresa. Estos son los ahorros:

– Optimización de los procesos internos y externos.

– Ahorros financieros considerables.

– Visión 360° del conjunto de los datos inherentes al viaje de negocios.

– La satisfacción de los empleados.

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Elisabeth Rojas

Elisabeth Rojas

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  • Maria Mestres Vallés

    Buenos días,

    Interesante artículo sobre la gestión de los gastos de viaje. La verdad es que hoy en día ya hay en el mercado buenas soluciones que facilitan este proceso además de que ayudan a controlar el presupuesto de los gastos de viaje y cualquier imprevisto que pueda surgir.

    Os dejo un artículo que encontré interesante sobre cómo solucionar los imprevistos que surgen muchas veces con los gastos de viaje y cómo gestionarlos. Espero que os sirva de ayuda:

    http://www.captio.net/blog/como-gestionar-los-gastos-de-viaje-imprevistos

    Saludos.

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