5 de diciembre de 2016

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Guía para lograr unas presentaciones convincentes

Guía para lograr unas presentaciones convincentes

Guía para lograr unas presentaciones convincentes
marzo 06
13:45 2013

Marcos Fernández

Marcos Fernández, Director de Ventas de Christie para España y Portugal.

¿Por qué usar medios visuales? ¿No sería infinitamente más sencillo prescindir totalmente de ellos y dejar que los asistentes centraran su atención exclusivamente en usted? La respuesta es que puede que eso resultara más sencillo, pero en absoluto tan efectivo. Según una investigación realizada en los últimos años en el campo de la presentación.

Qué presentar

No hay discusión posible: los visuales refuerzan su impacto como orador aunque, eso sí, siempre que estén bien realizados y se presenten con eficacia. Pero, ¿cómo crear unos visuales eficaces? ¿Qué colores funcionan mejor? ¿Cuáles son los estilos y tamaños tipográficos más efectivos? ¿Qué problemas y obstáculos nos aguardan?

La buena noticia es que los actuales programas de software para presentaciones simplifican considerablemente la creación de visuales profesionales. Decisiones que en otro tiempo obligaban a recurrir a los servicios de un diseñador gráfico o un productor de diapositivas son posibles hoy con sencillos menús desplegables. Presentaciones que antaño había que preparar con semanas de antelación para dar tiempo a enviar diapositivas a una oficina de servicios, pueden editarse hoy minutos después de su entrega, dado que las habilidades de diseñadores, oficinas de servicios y técnicos audiovisuales caben hoy, sin mayores problemas, en la combinación de un ordenador portátil y un sistema de proyección tecnológicamente avanzado.

Prácticamente todo el trabajo pesado está ya hecho. Aprovechando las capacidades diseñadas en sus sistemas de hardware y software, hasta un novato con una experiencia mínima sería capaz de producir y presentar visuales novedosos.

El trabajo empieza antes de la primera diapositiva. Al sentarse a crear una presentación, no aborde inmediatamente la composición de un visual: desarrolle o personalice primero la plantilla «máster» de diapositivas que desea que sigan los visuales de todo el programa. Así, al iniciar cada nuevo visual a partir de ese máster, su formato aparecerá automáticamente.

El consejo del experto

Muchos programas de software de presentación, incluyendo los diseñados para el aprendizaje online e incluso para la creación de páginas, incorporan ya una variedad de plantillas estándar. Pero con frecuencia, incluso personas que llevan años utilizando esos programas desconocen su existencia. Cree un visual de pruebas y vaya comprobando su aspecto con los diferentes estilos a su alcance. Después, elija el estilo que considere apropiado, o personalice algo que se le aproxime, hasta conseguir que se adapte a sus necesidades y al enfoque de la presentación. ¿Qué debe contener su plantilla máster? Los elementos básicos del formato deberían incluir:

  • El título de la presentación.
  • El nombre (y la fecha) del evento en el que tiene lugar la presentación.
  • El nombre y/o logo de su organización.
  • El color y los estilos tipográficos que desea utilizar en el texto, gráficos y fondo.
  • La configuración de tabuladores y demás opciones de posición.

Presentaciones

Composición visual

Los años de experiencia han permitido a los conferenciantes profesionales desarrollar toda una serie de reglas y estándares que pueden ayudarle a decidir qué incorporar a un visual, qué aspecto darle y cómo integrarlo al resto de su programa o presentación.

Para empezar, no llene más de tres cuartos de su visual con «materia viva». Conseguirá libertad de encuadre en torno al visual y podrá, al mismo tiempo, adaptarse a diferentes proyectores y pantallas que podrían, de otro modo, mutilar parte del material sin que usted se dé cuenta. La regla de oro para colocar un texto en un visual es la del ‘Seis x Seis’: ni más de seis palabras por línea, ni más de seis líneas de información en ningún visual. No es necesario que el texto aparezca en frases completas o que sea gramaticalmente correcto. Nada malo en usar los puntos de desglose. Tampoco en emplear destacados: términos o frases sobre los que desee que el público centre la atención.

Sus visuales son una vía para ir resaltando puntos clave mientras conduce sin interrupción a su audiencia por el flujo de su presentación. Cuantas menos palabras incorpore, mayor impacto tendrán.

Colores

Los proyectores poseen amplias gamas cromáticas; literalmente, millones de tonos, del más potente al más sutil. En una presentación es imposible recurrir a todos ellos. Por tanto, será mejor que no lo intente. El color afecta al humor y a la emoción. El color de tipos, imágenes y fondos influye en su percepción. Reproducimos aquí una sencilla guía para el uso del color en sus presentaciones.

  • Rojo: emoción
  • Blanco: profesionalidad, inocencia
  • Azul: verdad, justicia
  • Negro: fuerza, autoridad
  • Marrón: calidez, cercanía
  • Verde: crecimiento
  • Morado: sofisticación
  • Naranja: optimismo
  • Amarillo: confianza, calidez, sabiduría
  • Gris: integridad, madurez

Palabras, palabras, palabras

El estilo de la tipografía proyectada en una pantalla utilizando un proyector multimedia debe ser de tipo sans serif. Durante el proceso de proyección, los caracteres pierden algo de nitidez y el tipo serif puede verse borroso al proyectarse.

Presentaciones

Colocación de imágenes

Si es verdad eso de que una imagen vale más que mil palabras, añadir unas cuantas a sus visuales ayudará a incrementar el impacto de los mismos. Cuanto más creíble consiga hacer el tema expuesto, mejor lo entenderá su audiencia y más se identificará con él.

Dirija su mensaje

Los oradores deben tener plenamente en cuenta los tres aspectos e integrar de manera consciente sus propios mensajes en ellos.

  1. La parte verbal del mensaje consiste en las palabras que pronunciamos —simplemente las palabras—, y es ahí donde, bajo la poderosa influencia de una educación tradicional basada en la palabra escrita, la mayor parte de los oradores tienden a centrarse.
  2. No obstante, la parte vocal del mensaje puede desempeñar también un importante papel. Lo que la gente le escucha decir a usted queda modificado por cómo le escuchan decirlo; su manera personal de hablar será medida junto con las palabras que le escuchan pronunciar.
  3. Luego está el elemento visual. Por lo general, cuando nos dirigimos a una audiencia, los ojos de sus componentes no se encuentran cerrados (si lo estuvieran, no tardaríamos mucho en oír el sonido de los ronquidos por toda la sala). Observan lo que hacemos, nuestra postura, nuestros gestos, nuestros movimientos y todo cuanto les vamos mostrando para subrayar y reforzar.

Antes de comenzar la presentación

  • Sí. Revise antes la sala
  • No acepte una instalación defectuosa
  • Sí. Siéntese en las últimas filas
  • No asuma que todo el mundo ve
  • Sí. Detecte posibles problemas en sus audiovisuales
  • No deje que el equipo le deje descolocado
  • Sí. Cambie la bombilla

Use sus herramientas

Coloque un monitor. Uno de los errores capitales de los oradores (y una de las molestias más comunes para la audiencia) es dar la espalda a los oyentes para contemplar los visuales. La ruptura del contacto visual estropea la relación y transmite sensación de inseguridad por su parte. En escenarios reducidos, utilice la pantalla de su ordenador para comprobar que la audiencia tiene una visión correcta. En espacios más grandes, coloque un monitor de pantalla grande discretamente dentro de su campo de visión.

No lea sus visuales. Una consecuencia de colocar un exceso de materiales en una diapositiva es la tendencia a leerlos, palabra por palabra, a un público que se encontrará cada vez más incómodo. La velocidad de lectura de las personas es cuatro o cinco veces superior a la de las palabras. Por tanto, son capaces de echar un vistazo rápido a sus visuales en busca de claves sobre lo que es relevante sin apartarse de la línea de lo que usted les está contando. La aparente duda que usted muestra sobre su capacidad de lectura puede hacerles sentir como colegiales y hasta que se les trata con condescendencia.

Sí, esté pendiente del tiempo. No importa que su presentación dure 20 minutos o se alargue tres horas, el reloj desempeña un importante papel en su programa. Sepa con cuánto material cuenta y el tiempo aproximado que le llevará exponerlo para alcanzar ciertos puntos en su presentación. Si hay un reloj en la sala, úselo para mantener el ritmo. Si no, lleve con usted un pequeño reloj de esfera grande o de lectura digital y colóquelo de manera que pueda verlo.

No olvide administrar el tiempo. Las presentaciones que se alargan mucho más allá del tiempo de finalización planeado no solo resultan duros a la audiencia: también alteran considerablemente el horario del día. Por el contrario, una presentación que concluya 20 minutos antes de lo previsto deja a los asistentes con sensación de estafa (o preguntándose qué hacer con el inesperado tiempo muerto). Una regla general es asignar unos dos minutos a cada visual: en una presentación de 60 minutos cabe esperar un manejo eficaz de entre 25 y 30 visuales; menos si se planea un inicio y/o cierre para el que no hagan falta visuales.

Sí, juegue con todos los controles. ¿Encuentra los botones del control remoto al tacto en lugar de tener que buscarlos de prisa y corriendo cuando el momento llegue? ¿Es capaz de ajustar la iluminación de la luz, el enfoque del proyector, los niveles de audio y otros arreglos para facilitar a su congregación, y a usted mismo, un buen entorno? Concédase tiempo para toquetear las cosas, probarlas y despreocuparse de su falta de familiaridad con ellas.

No asuma que las cosas funcionan. Hasta los empleados más eficientes puede tener pequeños descuidos que le llevarán a meter la pata en cuanto desaparezcan de escena. Compruebe que tanto sus visuales como sus elementos de apoyo —como la entrada de vídeo o de segmentos pregrabados a un CD— han sido montados de manera adecuada. Pruebe el micrófono, el mando a distancia, el puntero láser o el ratón.

Sí, apoye los visuales con material impreso. No es necesario que proyecte todos y cada uno de los puntos que desea destacar. Además de lo visual, dé a su audiencia algo táctil. Un folleto es un elemento dotado de un valor tangible que las personas pueden llevarse y consultar tras la presentación. El folleto deberá ser conciso. Utilícelo para llevar a sus oyentes por el flujo de la presentación, para explicar términos técnicos y para ofrecer ilustraciones bien focalizadas.

No sobrecargue sus visuales. Use sus visuales para apoyar sus puntos principales, no para que lleven el peso de los mismos. Recuerde que usted es el «visual» más importante en la sala. Su audiovisual está ahí para ayudarle a subrayar sus puntos clave, a mantener el ritmo de su programa y a proporcionar diversas formas de estimulación visual que eviten que la atención y el interés decaigan con el paso del tiempo.

Sí, incorpore multimedia. La imagen en movimiento aviva el interés. Incorpórela siempre que se adecue a su programa. Los actuales proyectores multimedia poseen plena capacidad para reproducir vídeo en movimiento y entradas de streaming en vivo. Tenga, no obstante, cuidado de no incluir demasiadas animaciones en sus visuales estáticos. Lo que dicen las palabras es más importante que cómo llegan a la pantalla, y se podría acabar distrayendo a los asistentes en lugar de ayudarles a refocalizar su atención.

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Elisabeth Rojas

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