9 de diciembre de 2016

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¿Cómo obtener el máximo rendimiento de su ERP?

¿Cómo obtener el máximo rendimiento de su ERP?

¿Cómo obtener el máximo rendimiento de su ERP?
marzo 23
12:10 2013

Miguel Capelão, SRC (Strategy, Risk & Control Officer) de PHC

Miguel Capelão, SRC (Strategy, Risk & Control Officer) de PHC

La relación entre su empresa y su ERP es una simbiosis.

Lo que significa que existe una conexión estrecha entre ambos, en la que cada uno de ellos se beneficia de las mejoras del otro. Puede pensar en un matrimonio, o en una gran amistad, si lo prefiere. En cualquier caso, se trata de una relación muy próxima, cuyo objetivo es ser tan beneficiosa y duradera como sea posible.

Pero también significa que cualquier problema que se detecte en una de las partes, se refleja en ambas y en la propia conexión establecida entre ellas. Además de que, puesto que se trata de relaciones complejas, tienen muchos detalles y muchas particularidades, que con el tiempo pueden demostrar ser fuentes de desgaste.

Contrarrestar o eliminar ese desgaste –o desalineación, o disonancia, o alejamiento– es la respuesta a la pregunta de este artículo. Por lo tanto, para maximizar el rendimiento de su ERP solo necesita una frase:
El ERP tiene que estar en perfecta sintonía con la empresa. Claro que esta frase tiene muchas implicaciones y es más fácil de decir que de hacer.

Entonces, para empezar, ¿de dónde viene este desgaste y cómo podemos identificarlo?

Puede guiarse por esta lista de 7 sencillos puntos:

  1. La empresa no usa ERP en todo su potencial y capacidades, por lo menos según lo que fue negociado con el implementador.
  2. Los colaboradores no tienen un entendimiento pleno de la aplicación y de cómo deben usarla en su beneficio.
  3. La versión de software que tiene instalada no es la más reciente, o ya tiene algunos años.
  4. Los procesos de negocio para los que se recurre al ERP no están bien definidos o levantan dudas.
  5. Los colaboradores son reticentes a la aplicación o la culpan cuando se produce un error o una insuficiencia de rendimiento.
  6. El ERP no parece estar totalmente ajustado o configurado, incluso aunque se haya tenido ese cuidado en la implementación.
  7. La empresa pasa o ya ha pasado por alteraciones de objetivos, entradas en nuevos mercados, fusiones o adquisiciones, u otro tipo de cambios estructurales.

Si después del análisis, verifica que ninguno de estos puntos se aplica a la relación de su empresa con su ERP, ¡enhorabuena!: ha logrado una simbiosis perfecta, un matrimonio ideal. Con toda probabilidad, sus colaboradores y su ERP trabajan al unísono para que el rendimiento de su empresa sea brillante.

Pero si se aplican la mayoría de estos puntos, su simbiosis está muy desgastada, su matrimonio necesita un tratamiento urgente. Incluso si su empresa solo reconoce algunos de estos puntos, aun así tendrá mucho interés en tomar medidas. Y si solo se da uno de los puntos, es una señal de que puede ser útil hacer un análisis a su relación.

La relación entre su empresa y su ERP es una simbiosis.

Ahora que ya ha identificado fuentes reales o potenciales para el desgaste de su simbiosis, ¿qué puede hacer? O dicho de otra forma, ¿cómo puede obtener el máximo rendimiento de su ERP?

  1. Identifique límites. Los ERP son sistemas muy complejos, a veces desarrollados a lo largo de varios años y continuamente perfeccionados con decenas de funcionalidades. Es probable que su empresa no saque partido de todo lo que su ERP tiene para ofrecerle, o incluso que aquella funcionalidad específica que le hace falta, al final ya esté instalada. Aproveche esta oportunidad para descubrir esas limitaciones.
  2. Identifique procesos. No hay un momento exacto para realizar una documentación detallada de sus procesos de negocio, porque todos los momentos son apropiados. Céntrese en la forma en que esos procesos son realizados en el ERP. Con esta información en sus manos, o incluso en manos de los implementadores y consultores, será bastante más fácil realizar cualquiera de los otros puntos de esta lista.
  3. Identifique problemas. Es decir, aprenda a reconocer en qué procesos hay (o piensa que habrá) más dificultades, falta de eficacia en el rendimiento o resistencia por parte de los colaboradores. No quiera encontrar «culpables» para los problemas, ni en la empresa ni en el software. Normalmente los culpables no son ninguno de ellos, sino en el distanciamiento entre los dos.
  4. Identifique oportunidades. A través de la documentación de la empresa, consultas a los colaboradores y análisis de beneficios, descubra dónde hay espacio para mejorar su ERP y sus procesos. Este paso puede variar mucho según la empresa en cuestión, por lo tanto, sea activo.
  5. Identifique usabilidad. Descubra si su ERP es sencillo y fácil de usar. Esto no significa ser amigo del usuario y permitir realizar la operación con pocos clics. O mejor, no significa solo eso. La «usabilidad» de su ERP se mide principalmente por la adaptación del software a sus colaboradores, a sus respectivas tareas y procesos.
  6. Identifique cambios. Estos pueden ser cambios en el pasado de la empresa, cambios previstos para el futuro, o incluso, y quizás más que nada, cambios en las versiones de su ERP. Los proveedores de software invierten mucho tiempo y dinero en lanzar nuevas versiones con cierta frecuencia. No deje de analizarlas, ya que en ellas puede encontrar novedades útiles para su empresa.
  7. Identifique soluciones. A partir de todos los puntos anteriores, podrá llegar a un conjunto de soluciones para maximizar el rendimiento de su ERP, así como desarrollar un plan para ejecutarlas.

Fíjese en que todos los puntos de esta lista, así como los de la anterior, tienen un aspecto en común: Hacen referencia no directamente al ERP, ni a su empresa, sino a la simbiosis, a la conexión entre ellos. Tal y como hemos dicho anteriormente, contrarrestar o eliminar el desgaste de esta relación es la respuesta que busca.

Y es que, a pesar de que la empresa y el ERP parecen a primera vista entidades inanimadas, la simbiosis entre ellas se comporta de forma orgánica. Si no, vea: Inmediatamente después de la implementación (por lo menos si esta se realiza correctamente) el distanciamiento entre los dos es el menor posible, o prácticamente nulo. Después, con el tiempo, aumenta el “espacio” entre la empresa y el ERP. O porque evoluciona la empresa, o porque lo hace el ERP, o ambos.

Además, como cualquier relación, está sometida a altos y bajos. Solo tiene que pensar, por ejemplo, en los avances de la tecnología. A la velocidad a la que los equipos, los materiales y las tendencias cambian y progresan, es normal que su simbiosis pase por periodos menos positivos mientras se adapta a las nuevas realidades.

Cualquiera de estos factores puede contribuir a añadir un nuevo distanciamiento. Y cualquier distanciamiento resulta normalmente en una pérdida de eficacia y en una nueva dificultad para el rendimiento.

Ahora que ya sabe que la sintonía entre empresa y ERP es la forma de maximizar el rendimiento de ambos, esfuércese en fortalecerla. Mantenga viva la llama de esa relación. Esa es la clave de un buen matrimonio.

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María Guilarte

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