7 de diciembre de 2016

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Las empresas españolas dedican hasta un 5% de su presupuesto TI a tareas de impresión

Las empresas españolas dedican hasta un 5% de su presupuesto TI a tareas de impresión

Las empresas españolas dedican hasta un 5% de su presupuesto TI a tareas de impresión
febrero 27
13:59 2014

Las empresas españolas dedican hasta un 5% de su presupuesto TI a tareas de impresión

IDC ha realizado un amplio análisis sobre el uso de la gestión documental y la impresión en las empresas españolas, que abarca temas tan diversos como los costes ocultos, la mejora de la eficiencia y los retos para el nuevo año en materia de tecnología.  Así, el informe contempla los principales objetivos de los CIO de cara a este nuevo año en materia de gestión documental.

En esta línea, el principal reto de las compañías para este año pasa por acelerar los procesos documentales de forma que vayan al mismo ritmo que los del negocio. No en vano, la crisis y los actuales ciclos de consumo están obligando a las empresas a ser más ágiles, lo que en términos de gestión documental se traduce en una mayor fluidez dentro de la propia organización.

El estudio, encargado por KYOCERA Document Solutions, pone de manifiesto, que las compañías de nuestro país dedican hasta el 5% de su presupuesto total de TI a la partida correspondiente a impresión, aunque casi la mitad de las empresas consultadas afirma desconocer los costes reales en dicha materia. Y es que, por su propia naturaleza, valorar el gasto real en impresión es un proceso muy complicado. En ese sentido, dentro del coste total de la impresión no se debe contabilizar únicamente la amortización de la maquinaria y los tóner, sino también la electricidad empleada y el soporte técnico que se encarga de que ese equipamiento funcione correctamente día tras día.

Con el objetivo de ayudar a las empresas a que, en estos tiempos de dificultades económicas puedan reducir su gasto en impresión y mejorar de paso su eficiencia, el informe establece una serie de recomendaciones que pueden poner en marcha todo tipo de empresas, sea cual sea su tamaño.

Entre ellas, destaca la necesidad de que las organizaciones definan políticas de uso para concienciar y educar a los empleados. De este modo, puede reducirse el volumen total de documentos impresos. Por otro lado, y en combinación con lo anterior, las empresas tienen aún un largo camino por recorrer a la hora de bajar los costes por impresión, especialmente los ocultos (energía, gestión, medio ambiente, productividad, etc.), todos los cuales deben ser monitorizados y analizados. Además, IDC recomienda emprender políticas de racionalización de impresiones a color y que los responsables de TI conozcan mejor el impacto de la calidad de impresión sobre el gasto unitario.

Otra de las reglas básicas que puede generar un importante ahorro a las compañías es enviar a imprimir los emails por la bandeja de papel reciclado, así como no permitir imprimir a color a departamentos que no lo necesitan o recoger las impresiones tras introducir un código en el dispositivo de impresión. Se trata de normas que, con su cumplimiento, permiten reducir el gasto de esta área hasta en un 25%.

 

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Arantxa Asián

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