5 de diciembre de 2016

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Trócaire dedica más tiempo y dinero para ayudar a los necesitados gracias a UNIT4

Trócaire dedica más tiempo y dinero para ayudar a los necesitados gracias a UNIT4

Trócaire dedica más tiempo y dinero para  ayudar a los necesitados gracias a UNIT4
marzo 08
14:21 2014

trocairelogo

Trócaire es la agencia oficial de desarrollo internacional de la iglesia católica en Irlanda, y cuenta con una amplia red de oficinas en Asia, África (Central, Oriental, Sur y Occidental) y Latinoamérica. Los proyectos que lleva a cabo cambian la vida de la gente en algunas de las comunidades más pobres del mundo, y ha dado grandes pasos para erradicar la pobreza, el hambre y la injusticia, así como para asistir en caso de necesidad.

 

Gus McNamara, director financiero y de proyectos de Trócaire, comenta:Teníamos 24 sistemas diferentes, lo que significaba que éramos incoherentes y que dedicábamos mucho tiempo importando y exportando datos, más que analizando lo que nuestro rendimiento significaba para nuestra organización y los proyectos en los que nos centrábamos. Nuestros procedimientos de reporting no eran los adecua- dos, y confiábamos demasiado en las hojas de cálculo. En ese momento supimos que necesitábamos una única solución, potente pero fácil de usar, que pudiésemos centralizar en nuestra sede irlandesa, y a continuación desplegarla en toda nuestra organización, para que nos proporcionase una única versión de nuestros datos, rápida y fácilmente desde cualquier ubicación”.

Un proceso de selección crucial

Con una creciente demanda de transparencia y responsabilidad por parte de los socios mayoritarios, Trócaire empezó a considerar las principales soluciones del mercado, y su lista de 60 opciones se vio pronto reducida a ocho que iba a analizar en mayor profundidad. A continuación se redujo a las tres que mejor se adecuaban a las necesidades de la organización.

El equipo dedicado a la revisión estaba integrado por profesionales financieros y no financieros que representaban a todos los sectores de la organización, un hecho fundamental para Trócaire, ya que ambos colectivos utilizarían el software en mayor o menor grado. De hecho, usan Agresso con frecuencia 35 usuarios financieros y 270 no financieros.

Por ello, la solución debía ser potente e intuitiva, permitiendo generar toda la complejidad de la información financiera que necesitaba la organización de manera rápida y simple, con datos presentables en un formato que fuese fácilmente interpretable.

El despliegue

Gus McNamara y su equipo contaban con muy poco tiempo para desplegar la solución. Conseguirlo se trataba de una auténtica proeza, ya que no sólo implicaba a la sede central de Trócaire en Irlanda, sino también a otras 27 oficinas desde Timor Leste hasta Guatemala.

La fase de diseño se inició en octubre de 2009, estando el equipo de UNIT4 siempre disponible para ayudar con la formación. A continuación vino la aceptación de las pruebas, pudiendo ponerse en marcha la oficina irlandesa y a tiempo para empezar el año financiero en mazo de 2010.La siguiente fase fue desplegar Agresso en las filiales, proceso que llevó a cabo en subfases: primero en Asia y después África Occidental, Latinoamérica, Africa Central, del sur y Oriental.

El director financiero y de proyectos de esta ONG irlandesa prosigue: “En sí misma, la implementación transcurrió de manera tranquila y la respuesta de los usuarios fue muy positiva. Alguna de nuestras oficinas regionales necesitaron un poco más de ayuda, pero con la ayuda de nuestro equipo y del de UNIT4 pudimos tener todas estas ubicaciones en marcha a finales de junio de 2010. De hecho, todo el proyecto se puso en marcha a tiempo e incluso por debajo del presupuesto, lo que nos permitió reinvertir dinero que inicialmente teníamos asignado a este proyecto a obras de caridad. Finalizamos nuestras primeras cuentas en septiembre de 2010, y la primera auditoría se desarrolló con toda tranquilidad, con grandes elogios al sistema tanto de los auditores externos como del mismo comité auditor”.

En todo el mundo, nuestros equipos se quedan impresionados por el rápido acceso a los datos: tan fácil como un clic de ratón. Por primera vez tenemos una versión única de nuestros datos financieros y de negocio, y confiamos mucho más tanto en la integridad de los datos como en nuestra capacidad de realizar informes sobre los números con precisión y coherencia. Como profesionales financieros, mi equipo y yo podemos dedicar más tiempo a nuestro rendimiento organizativo y a la mejor manera de asignar los fondos disponibles allá donde sea más necesario. Se trata de algo que no podríamos haber hecho con nuestro anterior sistema; estamos impresionados con la cantidad de perspectivas que tenemos en nuestras operaciones”.

Con Agresso podemos ofrecer el detalle de reporting que nos solicitan nuestros socios mayoritarios, mostrándoles cómo y dónde se utiliza cada céntimo que nos donan. Desde que implantamos Agresso, el tiempo que dedicamos a este reporting detallado se ha reducido sin tener que aumentar el personal. Además, la calidad de los datos y la facilidad de uso de Agresso hacen que podamos responder más rápidamente al entorno en constante cambio en el cual operamos, tomando decisiones más informadas y trabajando con mayor productividad al utilizar datos precisos y que abarcan toda la organización. Estos beneficios nos permiten dedicar menos tiempo a los números, y más a nuestros proyectos y a las vidas de la gente que deseamos ayudar”.

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María Guilarte

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