Gestión de Travel & Expenses para reducir en un 25% los gastos de viaje de la empresa

Fernando García Varela, Country Manager de Unit4 Ibérica.

Las empresas han de aprovechar 2016 para prepararse ante los nuevos requerimientos de la Agencia Tributaria derivados de su modelo SII (Suministro Inmediato de Información). Estas nuevas exigencias no deben ser sólo una complicación, sino una oportunidad para la mejora de las herramientas de Travel & Expenses, pues la gestión inteligente de estos procesos puede ahorrar a las empresas un 25% de sus costes asociados a los viajes.

El reciente anuncio por parte de la Agencia Tributaria de la puesta en marcha del modelo SII (Suministro Inmediato de Información), que obligará a remitir vía telemática todas las facturas recibidas en un periodo de cuatro días hábiles, va a representar un reto administrativo muy importante para las compañías que no automaticen estos procesos.

Sin duda, los más complejos de procesar van a ser los relacionados con los gastos de viaje, ya que se generan muchas veces de forma aleatoria e imprevisible, con proveedores que a menudo no están certificados, y su origen está distribuido por toda la organización. Aquellas compañías que no se preparen adecuadamente para el cambio, que entrará en vigor de aquí a un año, el 1 de enero de 2017, incurrirán en un aumento de gastos administrativos, perdidas en las compensaciones de IVA y falta de control sobre todo el proceso.

¿Cómo podemos entonces prepararnos para solucionar esta nueva vuelta de tuerca en las exigencias de la Agencia Tributaria? Pues la respuesta dependerá del volumen global de gastos, la complejidad de estos, el número de empleados que viajen, etc. Aunque algunas compañías se resignarán y verán cómo aumentan sus gastos administrativos, para la mayoría de las empresas la solución pasará por implantar una herramienta de gestión de Travel &Expenses.

Estas aplicaciones ofrecen automatizar la cumplimentación de las liquidaciones, el control de las políticas de gasto, la auditoría y la contabilización. Además facilitan considerablemente la recuperación del IVA, reducen en gran medida la gestión de papel y mejoran el conocimiento global de este tipo de costes que en la mayoría de las compañías apenas se controlan. Recientes estudios de mercado estiman que, gracias al control de los gastos y a sus análisis, estas herramientas pueden reducir de forma directa los gastos de viaje de la empresa entre un 20% y un 25%.

Pero estas aplicaciones no se han de limitar a automatizar procesos y mejorar costes, su reto debe ser también lograr que un proceso habitualmente tedioso y farragoso se convierta, para sus usuarios, en fácil, rápido y agradable de gestionar. De este modo, no se acumula el trabajo en los cierres contables, con los consiguientes riesgos de pérdida de documentación, cargas de trabajo, nervios y molestias. La simplificación de los procesos libera, además, a los empleados para que se dediquen a tareas que ofrezcan a la empresa un mayor valor añadido. De este modo, mediante las herramientas de gestión, convertimos una obligación que es una carga en una oportunidad de mejora en la eficiencia de la organización.

Para conseguirlo, es importante que, a la hora de seleccionar e implantar una solución de este tipo, la compañía tenga en cuenta algunas recomendaciones:

1. Es imprescindible que la solución esté certificada por la Agencia Tributaria, ya que esto permitirá eliminar el uso del papel en su totalidad. Los usuarios sólo necesitarán fotografiar los tickets desde un dispositivo móvil y adjuntarlo posteriormente al formulario de liquidación. Esto evitará pérdidas y costes relacionados con el transporte y almacenamiento de los comprobantes.
2. También es muy importante que la aplicación pueda ser accesible desde cualquier dispositivo móvil en cualquier sitio, de manera que los procesos de aprobación y liquidación al usuario sean rápidos.
3. Otro aspecto a tener en cuenta es que permita la integración de la información de las tarjetas de crédito corporativas. Esto, al margen de facilitar la liquidación, evita duplicidades.
4. Por último, en aquellas compañías donde también se quiera realizar un control previo del viaje, es preciso que la solución adoptada incorpore el flujo de aprobación del viaje. De esta forma se podrá consolidar toda la información del viaje e incluso integrarla con la agencia.

En resumen, tenemos por delante un año de adaptación si queremos llegar a principios del siguiente en condiciones de cumplir con la nueva exigencia. No es mucho tiempo, si tenemos en cuenta que los procesos de despliegue de estas herramientas no son rápidos, ya que son muchos los usuarios que hacen uso de ellas. La parte positiva es que es la oportunidad para poner orden y control en una partida de nuestras cuentas de resultados que, de otra forma, es muy difícil fiscalizar.