Estrategias avanzadas para reducir los costes de impresión

Ayer vimos una serie de recomendaciones básicas para reducir los costes de impresión. En general hablamos de las vías más rápidas, sencillas y directas, aquellas que todos podemos poner en práctica de forma instantánea y que a pesar de su simpleza son también de las más efectivas.

En esta segunda parte hablaremos de una serie de medidas más avanzadas, que implican una mayor intervención y pueden requerir un poco más de paciencia, pero que son igualmente interesantes y pueden ayudarnos a reducir los costes de impresión y a optimizar nuestro entorno de trabajo.

1. Fiscaliza el uso del color: imprimir en color es una inversión, y como tal debemos asegurarnos de que se realiza de forma correcta. Hacer impresiones en color de forma injustificada, excesiva o errónea puede acabar incrementando en gran medida el gasto de consumibles y por tanto elevar los costes de impresión de forma considerable. Si controlamos el uso del color en nuestra empresa podremos optimizar su uso y evitar derroches y gastos innecesarios.
2. Conoce cómo imprime tu empresa: saber cómo trabajamos y como imprimimos es vital, ya que nos da las pautas que deberemos tener en cuenta a la hora de elegir nuestras impresoras y nos permitirá también establecer políticas de impresión que contribuyan a ahorrar dinero. Un ejemplo claro y sencillo es el de la empresa que imprime sobre todo texto y en grandes cantidades de forma continua. Con esa tendencia su mejor opción son las soluciones láser monocromo, complementadas por alguna solución a color para las impresiones residuales.
3. Cuida la seguridad: un entorno de impresión no protegido es un riesgo potencial que puede acabar costándonos mucho dinero. Si protegemos adecuadamente nuestras impresoras no sólo evitaremos posibles robos y pérdidas de información, sino que además contribuiremos al óptimo funcionamiento de las mismas, lo que implica menos gastos en mantenimientos y menos pérdidas de tiempo.
4. Apuesta por servicios de impresión gestionada: el uso de este tipo de servicios puede ayudarnos a ahorrar una gran cantidad de dinero, ya que dispondremos de un grupo de expertos que en el caso de HP se ocuparán de todo lo relacionado con nuestro entorno de impresión, incluyendo desde los mantenimientos hasta las renovaciones y el suministro de consumibles. Con ello liberaremos al departamento IT de una gran carga de trabajo, y tendremos un entorno de impresión siempre optimizado.