La clave para llegar a ser líder

El mundo de los negocios es cada vez más dinámico, lo que genera mucha información y datos. Para ser líderes hay que llevar un orden, una agenda, y aquí es donde hacen su aparición las soluciones de colaboración. A esta conclusión ha llegado Rafael Gallegos, director de Lotus en IBM España, Portugal, Grecia e Israel, quien también aporta una serie de pautas para saber si una empresa necesita o no este tipo de ayuda.

El mundo se está volviendo cada vez más inteligente, pero también más dinámico y difícil de predecir, especialmente en el ámbito de los negocios. Todo está cambiando a un ritmo frenético como demuestra la inestabilidad de los mercados, el aumento de la competencia global o las nuevas expectativas de los consumidores. Ante esta situación, ¿cómo evolucionan las empresas para adaptarse y responder dinámicamente?

Paralelamente, vivimos en una época en que las personas quieren comunicarse en tiempo real, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Hay mucha información y conocimientos de los que cada vez resulta más difícil extraer conclusiones. Los profesionales necesitan usar nuevas herramientas y dispositivos para conseguir sus objetivos. Teniendo en cuenta esto, ¿cómo colaboran las personas para conseguir la máxima eficacia?

En el mundo empresarial actual estamos limitados por barreras geográficas y organizativas y por la sobrecarga de información. Si a eso se añaden los cuellos de botella que se generan en las organizaciones compartimentadas y las rígidas infraestructuras de TI, tenemos que preguntarnos cómo puede la tecnología proporcionarnos rápidamente la flexibilidad que necesitan los negocios. Hasta ahora, para estar a la altura trabajamos más, pero no es suficiente. Para ser líderes hay que establecer una agenda.

Para afrontar los cambios provocados por este clima dinámico en los negocios, las empresas deben crear un entorno de trabajo más ágil, colaborativo y conectado. Disponer de un plan para la colaboración y comunicación dentro y fuera de la empresa puede hacer que un negocio sea más rentable y productivo y conseguir que sus empleados tengan una mayor calidad de vida y de trabajo. Una hoja de ruta de la colaboración concede un valor diferencial a la empresa al redefinir la forma de trabajar de sus profesionales. Se trata de crear e intensificar de forma rentable las comunicaciones entre personas, sistemas y procesos más allá de los límites de la organización.

Los beneficios de la colaboración

La colaboración aporta a la empresa la capacidad de identificar y combinar conocimientos e información con tiempo suficiente y en el contexto adecuado, además de acceder a los mejores expertos desde cualquier lugar. Además, se puede estructurar sin dilaciones, distracciones o altos costes. Asimismo, la colaboración puede mejorar el proceso de desarrollo de productos, conectando a las personas para obtener conclusiones y nuevos enfoques.

Las personas son el último eslabón en los procesos de negocio, donde aún hoy sigue habiendo retrasos y los datos se usan para tomar decisiones. Por lo tanto, es vital, capacitarlas para que puedan trabajar de forma más natural y eficiente y, sobre todo, sin obstáculos.

Estableciendo un plan de colaboración y comunicación los líderes empresariales podrán resolver retos y aprovechar oportunidades dotando de mayor autonomía a las personas que son importantes para el negocio – tanto de dentro como de fuera de la organización – en función de los procesos de negocio ya establecidos y de los puestos y modelos específicos de cada sector industrial.

En primer lugar, es fundamental definir los retos, problemas y riesgos de cada puesto y modelo de una determinada área de negocio. Y a partir de ahí, se puede determinar cómo la colaboración contribuirá a resolver esos retos y a mejorar los resultados reales del negocio, ya sea aumentando las ventas, reduciendo los costes y los riesgos, elevando la satisfacción del cliente o con otros beneficios.

Para ello hay que comenzar por examinar áreas de negocio y prioridades estratégicas que se pueden solucionar invirtiendo en colaboración. Es decir, definir dónde se podría conseguir el mayor impacto si se pudiese dar más autonomía a los empleados, liberándolos de las rígidas barreras organizativas que los retrasan.

Colgate-Palmolive es un buen ejemplo de gran empresa que utilizó un mapa de ruta de colaboración para llevar nuevos productos al mercado en la mitad de tiempo. Para conseguir ese objetivo, Colgate conectó a sus empleados y a más de 6.000 partners de negocio, celebrando reuniones on-line para discutir sobre nuevos productos y desarrollos y aportar ideas.

Muchas otras organizaciones están de acuerdo en que la clave es adaptarse y responder dinámicamente. Según el último Global CEO Study de IBM, el 98% de los CEOs declaran que van a reestructurar el funcionamiento de sus organizaciones. La diferencia entre el número de CEOs que esperan que se produzcan cambios y los que tienen capacidad para gestionarlos se ha ampliado notablemente.

Una agenda de colaboración es un método sistemático de conseguir un valor de negocio cuantificable, mejorando la forma de interaccionar de las personas específica de cada puesto, área funcional y sector económico. Esto permite a la organización basarse en los conocimientos y experiencia de sus empleados y que todos sus componentes, tanto internos como externos – empleados, partners, proveedores, clientes e incluso inversores – colaboren y mejoren su forma de trabajar.

Según muestran los estudios de IBM, hay dos características que comparten las empresas líderes más capaces a adaptarse a los cambios: eficacia en la colaboración y conectar con expertos. Los datos que desvela un estudio de McKinsey & Company de enero de 2009 corroboran que aquellas empresas que colaboran y conectan con expertos obtienen beneficios cuantificables tales como: reducción en costes de operación de procesos clave para el negocio del 15 por ciento; mejora del 25 por ciento en conversiones de marketing de clientes; aumento del 17 por ciento en fidelidad de los clientes; y un 20 por ciento de reducción del tiempo de puesta en mercado de nuevos productos y servicios.

¿Necesita mi organización una agenda de colaboración? ¿Qué pasos hay que seguir?

Para lograr esos resultados, lo primero que debe hacer una organización es plantearse las siguientes preguntas: ¿Cambia realmente esa organización cuando necesita hacerlo?, ¿tienen sus empleados autonomía suficiente para trabajar en el momento y lugar que necesiten hacerlo?, ¿pueden encontrar de manera rápida y fácil la información y conocimientos adecuados?, ¿dedican tiempo a buscar información que no logran encontrar?, ¿hacen un uso óptimo de las personas y recursos, tanto de dentro como de fuera de la organización?, ¿tardan sus sistemas tanto tiempo en cambiar que retrasan la respuesta del negocio?, ¿están sus principales procesos de negocio compartimentados en silos?

A partir de ahí, las empresas que quieran establecer una agenda de colaboración deberán:

– Establecer una estrategia clara que consiga conexiones e interacciones fluidas entre clientes, socios comerciales, empleados, etc.
– Diseñar un plan que equilibre el impacto en el negocio, la adopción y la inversión.
– Optimizar los modelos de interacción específicos de la organización, mostrando cómo realmente los empleados trabajan juntos.
– Definir parámetros que midan de forma tangible el retorno de la inversión.
 

Sólo aquellas empresas que analicen con transparencia y honestidad su organización actual podrán planificar una hoja de ruta de colaboración y comunicación que les ofrezca la organización óptima para el futuro.

Rafael Gallegos, Director de Lotus en IBM España, Portugal, Grecia e Israel.