El coste de la externalización

OKI asegura que las empresas que no aplican la última tecnología de impresión profesional, y todavía no gestionan sus recursos de impresión de una forma adecuada, gastan al año hasta 4.103 millones de euros, además de los 8.896 millones que les cuesta la impresión de materiales internamente. La compañía ha sacado estos datos de un estudio de la consultora independiente CEBR.

El mismo estudio revela que las empresas españolas pueden llegar a ahorrar hasta 1.177 millones de euros al año internalizando más tareas de impresión. Los datos que maneja OKI, provenientes del informe elaborado por el Centre for Economics and Business Research (CEBR por sus siglas en inglés), ha sido elaborado analizando los gastos y métodos de impresión de las empresas y utilizando datos oficiales del INE.

Según las conclusiones del estudio, que tiene por título "Gestión más inteligente de la impresión: control de costes e impacto medioambiental", el total del gasto anual en impresión y consumibles en España asciende a casi 13.000 millones de euros, de los cuales un 31,6% corresponde a impresión externalizada.

Así, en España, y según la segmentación del estudio por tipo de empresa, resulta que los sectores con mayor potencial de ahorro por medio de una impresión más eficiente son: la Administración Pública y Defensa (153 millones de euros), Educación (123 millones de euros) y las Empresas de arquitectura y consultoría técnica (99 millones de euros).

Según las mismas fuentes, la externalización de la impresión profesional es algo muy arraigado en las empresas, que todavía perciben la impresión interna como algo esencialmente útil para pequeños procesos y para documentos cotidianos. En cambio, la impresión de grandes volúmenes y de material de calidad, como catálogos o papel membrete, a pesar de poder realizarse internamente, se continúa externalizando.

Contratar materiales a imprentas o empresas externas especializadas cuesta a las empresas 4.103 millones al año. Las cifras oficiales captan esto, y revelan que se podrían reducir los gastos de las compañías en muchos millones al año con una mejor gestión de la impresión. Por otro lado, los costes de las actividades de impresión interna de las empresas cuestan un total de 8.896 millones de euros al año.

Cómo ahorrar

El estudio de CEBR señala que adoptando la última tecnología y mejorando los hábitos de impresión internos, las compañías españolas se podrían ahorrar anualmente hasta 857 millones de euros. Si a esto le sumamos el ahorro potencial de 320 millones de euros por la internalización de parte de las labores de impresión que actualmente son subcontratadas, la cifra total ascendería a 1.177 millones de euros.

Cambiando las políticas de impresión no sólo se ahorra dinero. Según el estudio encargado por OKI, controlando e imprimiendo sólo lo necesario, se podrían reducir 83.000 toneladas de emisiones de dióxido de carbono al año y 36.000 toneladas de combustible de carbono al año, el equivalente a eliminar 20.000 coches de las calles.

Aplicando las últimas novedades en tecnologías de impresión y copiado, muchas tareas tradicionalmente externalizadas ahora pueden ser asumidas internamente por las compañías a un bajo precio y sin comprometer la calidad de impresión. Además, reducir la externalización de la impresión contribuye a establecer normas y controles en cuanto a los equipos de impresión, los consumibles y las aplicaciones de gestión. Imprimir documentos sólo dónde resulta necesario y cuando es necesario, no sólo ahorra tiempo, también aumenta la eficiencia del trabajo.

"Los últimos avances en tecnología de impresión interna permiten a las empresas imprimir bajo demanda, en el momento más apropiado y sólo el volumen requerido", destacó Juan Pedro Pérez, director de Marketing de OKI. "Esto proporciona un acercamiento a la impresión más rápido, con un coste más efectivo y respetando el medioambiente".

"Como concluye el estudio, la impresión es una función esencial para todas las empresas y ha cambiado rápidamente", confirmó Pérez. "Estos cambios tecnológicos han creado una oportunidad real para una impresión más inteligente, lo que permite mejorar de forma siginifictiva la productividad y la competitividad de las empresas".