La apuesta de cajacírculo

La relación entre el departamento de Obra Social de cajacírculo y UNIT4 se inicia en 2005. Con anterioridad, este departamento gestionaba sus proyectos de manera casi manual mediante hojas de cálculo Excel y desarrollos propios. Sus reponsables afirman que se decantaron por UNIT4 porque buscaban un software especializado en la gestión de proyectos y que fuera totalmente compatible con el sistema interno.

La entidad de ahorro decana en Burgos, cajacírculo, comenzó su actividad un 19 de marzo de 1909. El espíritu que guió su fundación sigue teniendo vigencia después de 101 años de vida, y no es otro que contribuir a la formación y reparto de la riqueza y bienestar social mediante la financiación de actividades económicas y prestación de servicios. Sin embargo, desde aquellas fechas hasta la actualidad, cajacírculo ha experimentado una continua evolución, adaptándose a diferentes escenarios, cumpliendo nuevos retos y con un sólido proyecto de futuro.

Antes de que la entidad conociera a UNIT 4, el departamento tenía problemas continuos con los programas informáticos que manejaba y cualquier tarea, tan exigua o sencilla como buscar una factura, presupuesto, albarán o documento en relación a un proyecto, se convertía en un trastorno, ya que era complicado disponer de ella de forma ágil y rápida al no tener la información centralizada.

En palabras de Julio Puente, responsable del programa Agresso (aplicado a la administración y gestión de Obra Social de Cajacírculo) «buscar un documento implicaba una pérdida de tiempo innecesaria. Además, como trabajábamos con hojas de cálculo Excel debíamos tener mucho cuidado en no cometer ninguna equivocación, ya que alterar un dato o cualquier otro error numérico podía ocasionar que el informe fuera incorrecto».

Necesidades

Las necesidades básicas que tenía que cubrir el software eran:

– Control exhaustivo de los proyectos.

– Automatización de procesos para evitar posibles errores manuales.

Como explicó Puente «nos decantamos por UNIT4 porque buscábamos un software que fuera totalmente especializado en la gestión de proyectos y compatible con el sistema interno. Como cajacírculo ya trabajaba con UNIT4 Agresso Business World en otras áreas, decidimos implantar el módulo de Obra Social ya que contábamos con todas las garantías y nos ofrecía exactamente aquello que necesitábamos y estábamos buscando«.

«Las perspectivas y posibilidades son la mejor forma de impulsar, plantear y justificar toda una serie de acciones con visión estratégica para nuestras Obras Sociales.
Un gran éxito y ventaja para las Obras Sociales de las Cajas de Ahorro españolas sería crear un programa entre UNIT4 y CECA con el objetivo de unificar criterios de cara a la elaboración de sus memorias anuales«, añadió.

Beneficios

Además, Julio Puente destacó las principales ventajas derivadas del uso de UNIT4 Agresso Business World:

1 – Agilidad en la información.

«Con UNIT4 Agresso Business World podemos consultar en tiempo real las facturas de un proveedor (tenemos 8.572 proveedores), el proyecto y concepto, la fecha y cuenta de pago. Tenemos la información al momento de forma sencilla y rápida«.

2 – Mayor control y transparencia de datos.

«Diariamente, realizamos un control total y exacto de los presupuestos de cada uno de los proyectos que estamos ejecutando. Personalmente, unos de los atributos que más valoro de UNIT4 Agresso Business World son los sistemas de alerta, que nos ofrecen un seguimiento presupuestario instantáneo, indicándonos las partidas excedidas y evitando así cualquier desviación«.

3 – Eficacia y eliminación de errores.

«Hemos ganado en rapidez y eficacia, ya que con el software de UNIT4 podemos obtener cualquier información de forma fácil. Por ejemplo antes hacíamos manualmente 13 informes bastante complejos, tardando 2 días en realizar cada uno de ellos y con una probabilidad de efectividad dudosa. Ahora los sacamos automáticamente y con total seguridad en aproximadamente 10 minutos, que es el tiempo en realizar la consulta«.