Solo el 24 % de los empleados europeos conoce las funcionalidades TIC de su oficina

Canon presentó recientemente las conclusiones de un estudio europeo independiente sobre tendencias tecnológicas en entornos de oficina europeos, Office Insights 2013, en el que la compañía identifica una clara desconexión entre quienes toman las decisiones de compra de TI y las necesidades reales de los usuarios finales, algo que amenaza con limitar el valor a largo plazo de las inversiones tecnológicas.

Entre otras conclusiones, el estudio resalta que, a pesar del esfuerzo realizado para reducir el uso del papel, los documentos impresos y electrónicos siguen siendo un elemento central en los procesos de trabajo. No obstante, la forma en la que los empleados desean crear y gestionar estos documentos está cambiando, debido a factores como la creciente flexibilidad en los entornos de trabajo, la conectividad móvil y la utilización de dispositivos móviles personales para usos profesionales (BYOD).

Otros resultados del estudio indican que uno de cada tres usuarios no podría trabajar sin impresora, escáner o fotocopiadora. Además, el 47 % de los usuarios finales reconoce que producir documentos de alta calidad y apariencia atractiva es un factor de éxito clave en su organización, ya que un tercio de los documentos impresos se comparte con los clientes.

Por otro lado, dos de cada cinco usuarios destacan el valor de la impresión móvil y desean utilizar sus propios dispositivos móviles para fines profesionales. Sin embargo, aún son una minoría las organizaciones que equipan a sus empleados con smartphones (20 %) o tablets (9 %), aunque resulten críticos para realizar su trabajo. A pesar de que dos tercios de las organizaciones trabajan con documentos sensibles o confidenciales, un 79 % utiliza impresoras accesibles a terceros no autorizados.

Por último, el estudio revela que menos de un 5 % de los responsables de la toma de decisiones tiene en cuenta la seguridad como factor clave al elegir un hardware de impresión, copia o escaneado. Mientras que solo el 24 % de los usuarios finales considera que conoce todas las funcionalidades que le ofrece la tecnología de su oficina. El 51 % está interesado en recibir formación para aprovechar mejor sus impresoras y equipos multifunción.

Falta de comunicación entre compradores y usuarios de tecnología

Los usuarios finales y los responsables de la toma de decisiones esperan lo mismo de la tecnología: mayor productividad, capacidad para trabajar de forma más inteligente y con mayor rapidez, y la tranquilidad de manejar flujos de trabajo seguros y fiables.

Sin embargo, la investigación revela que, en demasiadas ocasiones, los empleados son excluidos del proceso de selección de la tecnología, a pesar de que su opinión y experiencia resulta crítica para un óptimo aprovechamiento de las inversiones. Así, mientras que los empleados desean dispositivos con una rica funcionalidad –que les permita la conversión de documentos, la impresión y escaneado móvil y una mayor seguridad-, los responsables de la toma de decisiones suelen centrarse en la rentabilidad. Los costes de adquisición, por tanto, suelen jugar un papel decisivo frente a otros aspectos como la calidad o la idoneidad de los equipos para los flujos de trabajo de la organización.