La creciente digitalización de las organizaciones está conllevando importantes optimizaciones en el ámbito empresarial. Uno de los próximos procedimientos que experimentará un importante impulso será la facturación electrónica, que en España será obligatoria a partir de este verano en todas las transacciones con la Administración Pública.
En España, la factura electrónica es obligatoria desde enero de 2015 para todos los proveedores de la Administración Pública cuyas facturas superen los 5.000 euros siguiendo el formato Facturae. Si bien por ahora solo es obligatoria para estas transacciones con la Administración Pública, las previsiones apuntan a que, poco a poco, irá ganando terreno y se establecerá en el mercado B2B.
Antes estos avances, el gobierno trabaja en lo que se ha denominado el Anteproyecto de Ley Crea y Crece, que planea implementar la facturación electrónica en todas las empresas y autónomos. Con ello, se busca, además de la agilidad en las transacciones, luchar contra la morosidad y garantizar la trazabilidad y el control de pagos.
Pero también se apunta que podría utilizarse para que los autónomos coticen por lo que realmente cobran, algo aún por determinar. Un texto legal que se prevé aprobar este año, de ahí la importancia de comenzar a adaptarse a esta modalidad de facturación.
La facturación electrónica crecerá un 17,40% anual hasta 2030
Según un estudio realizado por Fatpos Global, el mercado de facturación electrónica superará los 16.680 millones de dólares a nivel mundial en 2030. Se trata de un importante crecimiento teniendo en cuenta los 5.870 millones que supuso en 2020, y con una previsión de un crecimiento anual compuesto del 17,40 % durante esta década. Esto evidencia la necesidad de estar preparados.
Consideraciones previas sobre la facturación electrónica
Pese a su inminente obligatoriedad, la facturación electrónica aún sigue siendo una asignatura pendiente en muchas organizaciones, por lo que conviene arrojar luz sobre las implicaciones que conlleva para empresas y trabajadores autónomos.
Una de las primeras consideraciones a tener en cuenta es que la factura electrónica es un documento digital que empresas y autónomos remiten para cobrar los productos o servicios prestados. A efectos legales tiene los mismos que los de las facturas en papel, si bien su expedición está sujeta al consentimiento de su destinatario.
En ellas se debe incluir toda la información acerca de la transacción y los datos de acuerdo con el Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre con los requisitos que garantizan la legibilidad, autenticidad e integridad de las facturas.
En el caso de la factura electrónica, el cumplimiento de estos requerimientos está ligado con los programas disponibles para la generación y recepción de facturas. Es por ello que el software seleccionado para la creación de estas facturas será fundamental.
Para remitir facturas electrónicas, las empresas privadas pueden hacerlo mediante un programa de facturación o a través de un proveedor de servicios. Además, los documentos deben firmarse con el certificado electrónico correspondiente.
Con la creciente digitalización de los negocios, la transformación digital va a tener un papel decisivo en la factura electrónica. Y es que las empresas van a necesitar contar con un software de facturación electrónica para sus operaciones administrativas y de facturación.
¿Por qué es fundamental contar con un software de facturación electrónica? No solo la obligatoriedad de emitir este tipo de facturas debe ser un incentivo. Hay que tener en cuenta que estas soluciones están diseñadas para emitir comprobantes de manera automática, fácil e inmediata. Aunque el volumen de las operaciones sea relativamente pequeño, es mucho más sencillo contar con la asistencia de una solución tecnológica diseñada para ayudar con esta tarea y destinar el tiempo ahorrado a cuestiones de valor para el negocio.
Además, el programa de facturación permite generar un formato descargable de fácil lectura para enviar a los clientes, que reciben de manera instantánea un PDF en el momento en el que se realiza la transacción.
Aprovechar la tecnología incrementa el potencial competitivo, por lo que será una buena inversión
El software de facturación electrónica permite cruzar la información de tus registros contables de manera automática. Esta función permite visualizar datos como gastos, pagos, ingresos y, de forma clara, relacionar la información y reconocer áreas de oportunidades, o márgenes de ganancia, entre otros.
Además, toda la información se presenta en gráficas fáciles de interpretar, por lo que es mucho más sencillo tomar decisiones acertadas. Este beneficio es una gran ventaja en términos del potencial competitivo que ofrece poder visualizar de manera clara un diagnóstico preciso de tu empresa a la hora de decidir el rumbo hacia el futuro.
Aprovechar la tecnología para incrementar el potencial competitivo de la empresa siempre será una excelente inversión. Contar con instrumentos de contabilidad que permitan agilizar los registros financieros y poner en orden las cuentas será un gran alivio para poder concentrarse en el negocio.
Oportunidades emergentes
En el escenario actual, muchas empresas ya cuentan con un software de contabilidad o un ERP. Sin embargo, es importante que sepan que eso no es suficiente y deben considerar la posibilidad de integrar la factura electrónica en ese sistema siguiendo las especificaciones tecnológicas requeridas.
Las implicaciones y la integración de estas soluciones en el ecosistema TI no siempre es sencillo por lo que cada vez más empresas y profesionales acuden a los servicios de un proveedor tecnológico especializado.
Los costes asociados variarán en función de diversas variables y del tipo de servicio requerido como, por ejemplo, la cantidad de facturas generadas y recibidas, o la inclusión de otros servicios de valor. Existen proveedores que cuentan en su oferta con paquetes básicos muy económicos que van subiendo de precio en función de si se incluyen más servicios, o más usuarios, u otras variables.
Sin duda, esto abre un nuevo abanico de oportunidades para las figuras del canal TI, y muy especialmente para los proveedores de servicios. Éstos deberán estar actualizados sobre todo lo que comporta la facturación electrónica y el soporte que deben prestar a los clientes que están adoptándola. Hay que tener en cuenta que muchos buscarán contar con un proveedor integral que les ofrezca todo el soporte que necesitan para seguir escalando las soluciones.
Unido a esto, también es recomendable que la propuesta de facturación electrónica incluya firma de certificado digital y aporte un valor añadido como la automatización de procesos, experiencia probada, y que pueda cumplir con las nuevas regulaciones.
Proveedores como Microsoft están destinando importantes esfuerzos a la implementación de la facturación electrónica. Con el uso de soluciones en la nube de Azure, la compañía ayuda a implementar la factura electrónica optimizando procesos y reduciendo gastos de los clientes. En algunos casos de éxito, la firma ha conseguido que los clientes reduzcan sus costes hasta en un 80% frente a la factura en papel.
TicketBAI es un ejemplo de cómo la facturación electrónica sirve para luchar contra el fraude fiscal
En el País Vasco, las administraciones públicas están en un estado avanzado en lo que a la facturación electrónica se refiere. Desde octubre de 2020 cuentan con un proyecto para luchar contra el fraude fiscal que obliga a utilizar un software de facturación a todas las personas y empresas que lleven a cabo una actividad económica. Este sistema, llamado TicketBAI, permite a las Haciendas Forales vascas hacer un seguimiento de todas las facturas emitidas y tener constancia de todas las transacciones realizadas para cobrar los impuestos correspondientes.
¿Puede replicarse este sistema en el resto de comunidades autónomas? Si bien podría ser una buena solución, también dependerá de qué resultados se obtengan en el País Vasco. En cualquier caso, teniendo en cuenta el anteproyecto de ley ya en trámite, todo apunta a que en los próximos años la facturación electrónica despegará definitivamente.
Ventajas de la facturación digital
Las posibilidades que brinda la factura electrónica frente a la facturación tradicional es uno de los principales motivos que está llevando a administraciones públicas y empresas a apostar por ella. Su avance ya parece imparable y sus beneficios cada vez son más patentes.
Entre ellos destaca el ahorro económico. Solo evitar los costes de impresión y envío postal de las facturas tradicionales ya conlleva un importante ahorro para las empresas. Además, el tiempo de gestión y envío de la factura es mejor, lo que permite realizar los trámites de manera más rápida y, en consecuencia, cobrar antes.
La reducción de papel y de energía de impresión y transporte contribuye a un menor impacto medi0ambiental
Más allá del ahorro económico, la factura digital también comporta un ahorro evidente de espacio físico al eliminar grandes cantidades de papel, lo que resulta beneficioso a la hora de tener un acceso más fácil a los documentos almacenados en los ordenadores.
El hecho de que se trate de un documento digital implica que no puede haber manipulación y, por tanto, se reducen las posibilidades de incurrir en fraudes. Al mismo tiempo, el software de emisión de las facturas electrónicas suele ser un sistema automatizado, por lo que hay menos posibilidades de que se produzcan errores al introducir datos y enviarlos.
Esto también implica dotar de mayor seguridad los envíos contando con certificados digitales y electrónicos que minimicen las posibilidades de pérdidas y se garantice la llegada al receptor.
Por último, la factura digital también está ganando adeptos gracias a su menor impacto medioambiental. La reducción del uso de papel y de la energía destinada a la impresión y transporte de documentos es otro punto a favor que está impulsando la adopción de la factura digital, ya no solo en las transacciones con las administraciones públicas, sino también entre empresas.
Imagen inicial | Thomas Lefebvre
