Controla la calidad de los datos con DocuWare Validation

En entornos empresariales donde el manejo de grandes volúmenes de documentos es constante, garantizar la integridad y validez de los datos indexados es fundamental para evitar errores costosos, mejorar la eficiencia operativa y mantener altos estándares de calidad en la gestión documental. DocuWare proporciona una potente funcionalidad llamada DocuWare Validation, concebida para que los datos asociados a los documentos almacenados cumplan rigurosamente con las reglas de negocio definidas, antes de su archivo definitivo.

¿Qué es DocuWare Validation?

DocuWare Validation es un mecanismo de validación de datos de índice que actúa como filtro antes de que un documento sea almacenado en el sistema. Su propósito principal es garantizar que los valores capturados en los formularios de indización cumplan con un conjunto de reglas configurables en el servidor, impidiendo que datos erróneos, incompletos o inconsistentes ingresen al repositorio documental.

La validación se ejecuta en tiempo real durante el proceso de almacenamiento o actualización de documentos, revisando cada campo índice de acuerdo con criterios personalizados, y proporcionando feedback inmediato al usuario sobre errores o desviaciones para corregirlos antes de completar la operación.

Reglas y validaciones configurables

La flexibilidad de DocuWare Validation reside en la completa libertad con la que el equipo técnico puede definir reglas de validación según la lógica y contexto particular de la organización. Entre las validaciones más comunes encontramos:

• Validaciones de fecha: Por ejemplo, se puede programar que ninguna fecha ingresada sea anterior al día actual o que ciertas fechas respeten periodos específicos estipulados por normativas o políticas internas.
• Validación de rangos y límites numéricos: Para asegurar que un importe, cantidad o porcentaje no supere valores máximos o caiga debajo de mínimos permitidos, evitando así errores financieros o de inventario.
• Comparación y contraste entre campos: Para garantizar que datos relacionados mantengan relación lógica, como verificar que el número de cliente ingresado concuerde con el nombre asociado en sistemas externos.
• Integración con sistemas externos: La validación puede realizarse con consultas en vivo a bases de datos empresariales como CRM, ERP u otros, asegurando un cruce de datos preciso y actualizado.

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Esta configuración puede materializarse en reglas simples o complejas, usando lógica booleana, patrones de expresión regular o validaciones condicionales adaptadas a las necesidades dinámicas de la organización.

Arquitectura moderna basada en Web Services y REST API

Una de las características más relevantes y renovadoras de DocuWare Validation es la adopción de un modelo de validación basado en un servicio Web específico para cada cliente, al cual se conecta el sistema vía una API REST estándar. Este enfoque implica:

1. Externalización de la lógica de validación: El control y las reglas de validación se ejecutan en un servicio web desarrollado y mantenido por el cliente o partners técnicos, permitiendo total flexibilidad tecnológica y completa integración con infraestructuras propias.
2. Modularidad y escalabilidad: Cada petición de almacenamiento o actualización de un documento dispara una llamada HTTP al servicio web, enviando los valores de índice para validación y recibiendo una respuesta con el estado, que autoriza o bloquea la operación.
3. Independencia tecnológica: La validación puede implementarse en cualquier lenguaje de programación que soporte servicios web REST (C#, Java, Python, Node.js, etc.) lo que facilita la incorporación en ecosistemas tecnológicos heterogéneos.
4. Compatibilidad en entornos Cloud y On-Premises: Esta arquitectura es compatible con instalaciones locales y nubes públicas, incluyendo la plataforma Cloud de DocuWare. Por lo tanto, usuarios en la nube también pueden disponer de validaciones profundas antes del archivo, manteniendo coherencia con políticas corporativas.

Configuración y despliegue

Para activarse, este mecanismo se configura a través del área DocuWare Configuration > File Cabinets > Store Dialogs, donde los administradores habilitan el llamado al webservice de validación, fijan los parámetros de conexión y definen qué índices requieren control previo.

Es importante destacar que este diseño obliga a un desarrollo personalizado y controlada integración, habitualmente hecha por TI o integradores autorizados, quienes crean y mantienen el servicio web de validación, asegurando que los procesos de negocio se representen correctamente en las reglas.

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Beneficios para los equipos TI y para la organización

• Aumento de la calidad de datos: Garantiza que solo documentos con datos válidos y coherentes se almacenen, lo que fortalece la fiabilidad de reportes, auditorías y automatizaciones posteriores.
• Reducción significativa de errores humanos: Al proporcionar retroalimentación inmediata en la interfaz de usuario, los empleados pueden corregir valores antes de guardar, evitando reprocesos y reprocesos tediosos.
• Flexibilidad tecnológica: La posibilidad de crear servicios web en el lenguaje y plataforma que prefiera el equipo de TI facilita la integración con sistemas existentes y reduce costes de desarrollo.
• Escalabilidad y mantenimiento sencillo: Centralizar las reglas en un servicio web desacoplado facilita futuras actualizaciones, adiciones o ajustes sin necesidad de modificar la plataforma DocuWare.
• Apoyo a políticas de cumplimiento y normativas: Al validar datos clave como fechas, cantidades, clientes, puede garantizarse la adhesión a reglas regulatorias, contables o de gestión de calidad.
• Integración continua con otros sistemas: Las validaciones pueden extenderse para consultar múltiples fuentes de datos externas, ofreciendo un control transversal y robusto.

Un ejemplo de uso de DocuWare Validation

Supongamos una empresa que archiva facturas, y tiene una regla importante y es que la fecha de factura no puede ser futura ni anterior a la fecha actual más de 30 días. Además, el número de cliente debe coincidir con la base de datos del CRM.

Cuando un usuario intenta almacenar un documento, DocuWare envía los datos de la fecha y número de cliente al servicio web configurado. Este servicio verifica las reglas, comprueba el número en CRM y responde si los datos son válidos. Si no lo son, el usuario recibe un mensaje claro explicando el error para corregirlo inmediatamente, evitando la entrada de un dato incorrecto en el sistema.

Integración con DevOps y actualización continua

Gracias al modelo API REST, el equipo de TI puede integrar el servicio de validación en procesos DevOps, con despliegues controlados usando herramientas como Jenkins, Azure DevOps o Docker. Esto permite actualizar las reglas sin afectar la operatividad del sistema documental, garantizando continuidad en ambientes productivos.

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DocuWare Validation es una herramienta esencial para organizaciones que buscan llevar la calidad y seguridad de sus datos documentales a un nuevo nivel. Su enfoque basado en servicios web orientados a clientes, con soporte para cualquier lenguaje y completamente integrable en ecosistemas TI modernos, ofrece un marco poderoso para controlar con precisión la entrada de datos en la gestión documental.

Para equipos de TI, esto representa una oportunidad para estandarizar y automatizar reglas complejas, reducir errores y mejorar la gobernanza documental, garantizando que los repositorios digitales sean confiables, auditables y alineados con políticas internas y normativas externas.