¿Qué supone un entorno de impresión desprotegido?

Un entorno de impresión desprotegido puede acabar convirtiéndose en una fuente de problemas para cualquier empresa, no solo por los peligros que representa a nivel de seguridad en general, sino también por todos los costes directos e indirectos que puede llegar a generar.

No es difícil de entender. Imagina un escenario típico: una empresa dividida en cuatro departamentos; comercial y asesoramiento, recursos humanos, contabilidad y dirección, donde todos comparten impresoras a pesar de estar claramente diferenciados. Si esas impresoras están desprotegidas no solo quedan expuestas a ciberataques, sino que además pueden verse afectadas por brechas de seguridad dentro de la propia empresa.

Por ejemplo, el departamento de recursos humanos tiene que imprimir un informe confidencial de un empleado para llevarlo a dirección. Envía la orden a la impresora, ésta lo imprime y queda expuesto en la bandeja de salida, pero cuando el profesional de recursos humanos llega a recogerlo ya no está, alguien se ha anticipado y se ha hecho con el documento. Esto no habría ocurrido si la impresora hubiera contado con un sistema de seguridad de impresión “pull”, que como vimos en este artículo retiene los trabajos de impresión hasta que el trabajador se identifica en la impresora, bien con un código PIN o con una tarjeta de usuario.

Este sencillo caso nos permite interiorizar la problemática de un entorno de impresión desprotegido, pero lo cierto es que es solo la punta del iceberg, como veremos a continuación.

1.-Pérdida y sustracción de documentos

Como hemos visto en un entorno de impresión desprotegido la pérdida y el robo de documentos que quedan expuestos en la bandeja de salida es algo que puede ocurrir con frecuencia, y es un tema muy serio, ya que dichos documentos pueden contener datos confidenciales no solo de nuestros empleados, también de nuestros clientes.

Si se produce la pérdida o la sustracción de documentos importantes y estos caen en malas manos las consecuencias para nuestra podrían ser muy graves, tanto a nivel económico como de imagen corporativa.

Las impresoras profesionales HP evitan que esto ocurra implementando sistemas de impresión “pull”, un sistema sencillo pero muy eficaz que a día de hoy es básico para cualquier empresa que aspire a consolidar un entorno de impresión seguro y protegido.

2.-Robo de datos y ciberataques

Las impresoras no solo trabajan con documentos en formato físico, también utilizan datos y están conectadas a la red corporativa de nuestra empresa. Si no cuentan con las medidas de seguridad apropiadas pueden acabar expuestas a ataques que se salden con el robo de datos confidenciales, infecciones de malware e incluso intrusiones que afecten a toda la red de equipos.

El coste de un ataque de este tipo puede ser tan grande que la empresa podría no llegar a recuperarse. No es un tema baladí, ya que hay que tener en cuenta los costes asociados a la normalización del entorno de impresión y de todos los equipos afectados, los gastos derivados de la recuperación de datos y otros activos, las multas que la empresa deba asumir y también la pérdida de clientes y el empobrecimiento de la imagen corporativa.

En este sentido las impresoras profesionales cuentan con sistemas de protección avanzados que incluyen la identificación de amenazas en tiempo real, el inicio seguro y el marcado en lista blanca.

3.-Gestión y administración de impresoras

La seguridad de las impresoras pasa también por controlar el uso que se hace de las mismas. Como hemos dicho anteriormente las impresoras trabajan con datos, y éstos pueden quedar almacenados de forma directa en ellas (unidades de almacenamiento internas) o en servicios a los que están vinculadas (almacenamiento en la nube).

Establecer diferentes niveles de acceso protegidos con códigos de acceso o tarjetas de identificación añade una capa de seguridad importante que puede evitar accesos no autorizados al dispositivo de impresión dentro de nuestra propia empresa, y también será de gran ayuda para evitar que se produzcan modificaciones importantes en la configuración de seguridad de la misma que puedan llegar a ponerla en un serio aprieto.

Por ejemplo, limitar el acceso a los ajustes de seguridad de la impresora a personal autorizado evitará que empleados de menor rango puedan cambiar dichos ajustes y eliminar capas de seguridad, lo que acabaría comprometiendo la seguridad de la impresora. La identificación de los usuarios también puede permitir un seguimiento del uso de la impresora y saber quién ha sido el responsable de determinadas acciones, a las que podremos asociar las medidas disciplinarias oportunas.

No podemos olvidarnos de las unidades de almacenamiento, que deben estar debidamente protegidas tras barreras físicas que impidan el acceso a ellas a personal no autorizado.

Entorno de impresión desprotegido: un caos impredecible

Trabajar con un entorno de impresión desprotegido es asumir un gran riesgo de consecuencias impredecibles que puede acabar sembrando el caos en nuestra empresa, pero además representan una ineficiencia muy grave que nos perjudica a todos los niveles: organizativo, de gestión y administración, de ejecución de proyectos y, como no, económico, ya que las consecuencias de una brecha de seguridad a nivel monetario pueden acabar arruinando nuestro proyecto empresarial.

La impresión segura debe ser la base de cualquier entorno de impresión profesional optimizado, y mantenerse desde el principio hasta el final de nuestra actividad. Esto quiere decir que no es un tema que podamos dejar a un lado cuando hayamos aplicado determinadas medidas de seguridad, sino que requiere un seguimiento para poder adaptar la seguridad a las necesidades cambiantes de nuestra empresa, y también a los nuevos desafíos que vayan surgiendo.

Los expertos de HP son conscientes de esa realidad, y por ello a través de los servicios de impresión gestionada de HP monitorizan de forma continuada la situación del entorno de impresión en busca de puntos ciegos de seguridad, y también de diferentes vías de optimización.