Descubriendo el papel de la impresora en un entorno de impresión profesional

Durante las últimas décadas la impresión ha vivido un proceso evolutivo muy importante. Mucho lejos queda ya aquella época en la que las impresoras eran grandes, caras, poco eficientes, complicadas de manejar, de mantener y de amortizar.

En los últimos años el acceso a las impresoras se ha democratizado. Hoy podemos encontrar soluciones profesionales con precios muy asequibles, capaces de ofrecer un completo conjunto de características y totalmente funcionales.

Esa realidad ha tenido una consecuencia muy importante. El acceso a impresoras más económicas y con un mayor nivel de prestaciones ha elevado sustancialmente su peso en la empresa, su relevancia, y las ha convertido en una pieza clave para poder sacar adelante de forma óptima sus ciclos de trabajo diarios.

Impresión y éxito profesional, una mirada a fondo

La impresión es una actividad habitual que se realiza en casi todas las empresas a nivel global. De ella dependen en gran medida el ritmo de trabajo, las capacidades productivas, la calidad de los trabajos y los costes asociados.

Para entender mejor esta realidad basta con un sencillo ejemplo. Imagina una multinacional dedicada al diseño gráfico que imprime miles de proyectos al mes y los distribuye entre sus clientes. Si sus impresoras no son capaces de alcanzar una calidad de impresión adecuada, sus costes son demasiado elevados, trabajan con demasiada lentitud o no están debidamente protegidas dicha empresa estará sufriendo ineficiencias muy graves que  pueden acabar costándole muy caras.

Si las impresoras de esa empresa no pueden lograr una calidad de impresión adecuada los proyectos perderán alcance y tendrán menos impacto en el cliente, que podría acabar rechazándolos sólo por ese detalle aunque en realidad sea una propuesta excelente. Por otro lado los altos costes de impresión pueden acabar afectando negativamente al sostenimiento de la empresa, mientras que la lentitud de trabajo acabará limitando la capacidad productiva de los empleados de la misma.

Por último, aunque no por ello menos importante, tenemos el tema de la seguridad. Una impresora insegura puede ser el objetivo de ataques externos que podrían derivar en accesos a información confidencial. También se podrían producir pérdidas de datos y documentos a nivel interno, y acabar exponiendo a la empresa a sanciones millonarias.

Impresión y toma de decisiones: la importancia de saber elegir

Partiendo de todas las claves que hemos explicado en el punto anterior podemos entender el peso que tiene una impresora como herramienta de trabajo a la hora de determinar el éxito o el fracaso de una empresa, y esto nos lleva a otra cuestión fundamental, la toma de decisiones.

A la hora de elegir la impresora o las impresoras más adecuadas para nuestra empresa debemos realizar un análisis previo que nos permita conocer a fondo las necesidades reales de la misma. Este paso es clave para comenzar con buen pie ese camino hacia el éxito, ya que de él dependerá que tengamos las herramientas que realmente necesitamos.

Lo ideal es hacer un examen exhaustivo del tipo de trabajo que realiza cada departamento, sección o grupo de nuestra empresa. A partir de ahí deberemos sacar una estimación del ciclo mensual de impresiones para determinar el nivel óptimo de capacidad mensual que deben cumplir las impresoras y su velocidad de impresión.

También hay que valorar otros aspectos clave como la necesidad de disponer de capacidades multifunción y de otras características avanzadas y las medidas de seguridad imprescindibles a implementar.

En este caso podemos hablar por ejemplo de las impresoras compartidas, que deberán estar equipadas con un sistema de seguridad «Pull Print» que evite las impresiones cruzadas y la pérdida de documentos. Esta tecnología retiene el trabajo de impresión hasta que el usuario se identifica en la impresora, de manera que previene también los accesos no autorizados.

No hay duda, la impresión conserva toda su importancia en plena era digital y se mantiene como un pilar básico para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Es una realidad que han confirmado numerosos estudios y debemos ser plenamente conscientes de ella.

Elegir correctamente las impresoras que necesitamos y adaptar nuestro entorno de impresión a los cambios y nuevos desafíos que se presenten marcará la diferencia entre el éxito y el fracaso, un reto que HP puede ayudarnos a superar fácilmente a través de sus servicios de impresión gestionada.