Impresora para grupos y departamentos: claves para elegir bien

Elegir una impresora no es fácil, y si con ella queremos cubrir las necesidades de grupos de trabajo o departamentos con varios empleados la cosa puede complicarse en gran medida.

Cuando una impresora va a ser utilizada por un grupo pequeño de personas podemos establecer una base más sencilla y simple, pero cuando son muchos los trabajadores que van a utilizarla debemos estar seguros de que la impresora podrá cubrir todas sus necesidades, y no sólo a corto plazo, sino también a medio y a largo plazo, ya que de lo contrario tendremos que renovarla antes de haber podido amortizarla.

Esto es lo que hace que sea más complicado elegir una impresora para grupos y departamentos grandes, aunque por suerte no es imposible acertar si sabemos los pasos que debemos dar. En este artículo vamos a compartir con vosotros una serie de recomendaciones que os guiarán y os ayudarán a acertar.

Volumen de impresión

Es el primer paso y resulta fundamental. Debemos determinar el volumen de impresión que va a mantener el grupo o departamento al que irá dirigido la impresora, ya que de ello dependerá la gama a la que deberemos dirigirnos.

Por ejemplo, si el departamento va a imprimir 4.000 páginas al mes es buena idea optar por la serie HP LaserJet Pro.

Cómo vas a imprimir

Si se va a imprimir en blanco y negro y formato estándar una impresora láser monocromo puede ser la opción ideal. Por contra, si el grupo o departamento va a trabajar en color debemos optar por un modelo que cuente con dicha posibilidad.

También debemos tener presente si los empleados van a necesitar capacidades multifunción o si solo van a tener que imprimir.

Funciones avanzadas

Seguimos añadiendo pautas sobre la base que hemos ido construyendo. El siguiente punto a considerar es si el grupo o departamento va a necesitar una impresora con funciones avanzadas concretas, como por ejemplo la conexión WiFi y NFC.

La impresión móvil también es otro punto a tener en cuenta, ya que aporta un valor importante que se deja notar especialmente en las impresoras compartidas.

Gestión y seguridad

En ocasiones es un elemento que se pasa por alto, pero su importancia es evidente. Una impresora que va a ser utilizada por un grupo de trabajadores o por todo un departamento debe contar con herramientas de gestión y de seguridad.

Es imprescindible que la impresora venga con una pantalla táctil que facilite su gestión y su configuración, y que integre funciones de seguridad como impresión pull (autenticación en la impresora para liberar trabajos de impresión).

Coste por página

Es un punto básico. Debemos optar por una impresora que permita utilizar cartuchos de tinta o tóner de alta capacidad, ya que nos ayudará a reducir las interrupciones y los costes de impresión de forma considerable.

También debemos elegir impresoras que puedan trabajar y escanear a doble y cara, y que cuenten con modos de bajo consumo automático cuando lleven un tiempo sin ser utilizadas.