Si usas más de un ordenador es fácil que acabes con archivos duplicados o triplicados entre los almacenados en los propios equipos y los que tendrás en memorias o discos USB. Aunque cuesta pensar que eliminemos del todo la proliferación de ficheros en llaves USB, existe un sistema muy seguro y cómodo para mantener bajo control las copias duplicadas de los mismos archivos.
Estamos hablando de los servicios de almacenamiento de archivos en la nube. Si has renovado tu ordenador en los últimos años, seguramente ya conozcas algunos de ellos porque venía alguna promoción instalada en tu nuevo equipo. Hoy vamos a conocer cuáles son los más conocidos, qué características tienen y qué permiten hacer en sus versiones gratuitas.
Es cosa de cuatro
Los servicios más extendidos entre usuarios no corporativos son estos cuatro, de los que te mostramos las principales características de las versiones gratuitas. Existen muchos otros niveles de almacenamiento, dependiendo del presupuesto.
| Box | Dropbox | Google Drive | Microsoft OneDrive | |
|---|---|---|---|---|
| Capacidad gratuita | 10 Gb | 2 Gb | 15 Gb | 5 Gb |
| Compatibllidad Desktop | Windows / Mac OS X / Linux | Windows / Mac OS X / - | Sólo en servicio de pago (Windows / Mac OS X / -) | |
| Compatiibilidad Mobile | Android / iOS / Windows Mobile | Android / iOS / - | Sólo en servicio de pago (Android / iOS / Windows Mobile) | |
| Compatible con servicios Cloud | Office 365/ Google G Suite | Google G Suite | Office 365 | |
| Edición de documentos | Sí | No | Sí | Sí |
| Copias de seguridad | - | Sólo en servicio de pago | - | Sólo en servicio de pago |
| Otros | Límite de carga de archivos: 250 Mb |
¿Cómo se usa un servicio de almacenamiento en la nube?
En primer lugar, si tu equipo ya dispone de alguno de ellos, lo más fácil es aumentar el espacio disponible desde dentro del mismo. Si no ha sido el caso, elige el que más te convenza e instala en tu ordenador la app que lo acompaña.
Esta app se encargará de «vigilar» una carpeta del disco duro que mantendrá sincronizada con los archivos de la nube. Nada más instalarla, te pedirá que copies en ella todo lo que quieras tener sincronizado. Como verás por el icono de la app, cuando «cargues» esa carpeta con cientos o miles de ficheros nuevos (documentos de ofimática, fotos, archivos PDF, etc.) empezará a trabajar copiándolos en la nube. Este proceso puede llevar bastantes horas la primera vez y siempre que hagas cambios importantes.
En cualquier momento podrás acceder desde cualquier equipo conectado a las versiones «en la nube» de tus archivos, pero seguramente accedas mucho más a menudo a los archivos desde la carpeta sincronizada de tu equipo. Si, por ejemplo, accedes desde dos equipos distintos a tus archivos, verás que en el segundo equipo accedes a los archivos con las últimas modificaciones que hiciste en el primero.
Las primeras veces te parecerá «casi mágico» pero, con el tiempo, te acostumbrarás a disponer de un conjunto de archivos que, sin hacer nada especial pues todo el proceso funciona de forma autónoma, están siempre actualizados los uses donde los uses. Además, si borras un archivo o carpeta en un equipo, normalmente podrás acceder al servicio vía web para restaurar los últimos archivos borrados.
Otro punto muy interesante de estos servicios, como se puede ver en la tabla de más arriba, es que algunos son compatibles con MS Office o Google Docs cuando no, al ser del mismo fabricante, tienen soporte nativo para ello. Y, si te ha parecido casi mágico que se sincronicen los archivos en varios ordenadores, la experiencia de editar varias personas un mismo documento de texto u hoja de cálculo te parecerá increíble. De ello hablaremos en un próximo artículo.
