Cómo sacar a tu empresa de la nube

De un tiempo a esta parte, prácticamente todas las empresas se han pasado a la nube, o están en proceso de migrar a ella, con resultados más o menos satisfactorios. Pero la nube no es para todos, y en algunas empresas no están completamente satisfechas con la experiencia. De hecho, es posible que se hayan planteado en serio salir de ella y volver a tener su información y cargas de trabajo en local. Al menos, una parte. Generalmente, la que no es imprescindible poder consultar en remoto, o a la que no hace falta acceder desde fuera de la red de la compañía. A pesar de que parece sencillo, no es algo que pueda hacerse de la noche a la mañana.

No basta con hacer una inversión en hardware y contratar personal especializado para gestionar la información y hacer la migración. Hay que planificar el proceso cuidadosamente, y tener en cuenta muchas variables. No solo calcular el dinero que puedes ahorrar a corto, medio y largo plazo al hacerlo (en muchos casos es así).

También hay que tener presentes normativas, controlar que los proveedores cloud que se usan en la actualidad no tienen costes ocultos por dejar de utilizarlos o trasladar datos. Además, si hay terceros que acceden a la información que está en la nube, hay que informarles de la operación, y comunicarles dónde podrán consultarla una vez finalizados los trabajos.

Esto es solo el principio de una operación que debe prepararse a fondo para que sea lo más suave posible, y los usuarios de los servicios no tengan, a ser posible, ningún inconveniente ni experimenten interrupciones cuando están utilizándolo.

Salid de la nube: consulta los contratos con los proveedores cloud

Lo primero que hay que hacer antes de comenzar la salida de la nube es examinar a fondo los términos del contrato firmado con el proveedor o proveedores cloud de la empresa. En concreto, lo que está estipulado en caso de que se quiera finalizar el contrato con ellos. En muchos casos, las empresas no saben que cancelar el contrato de servicios en la nube puede acarrear ciertas complicaciones, e incluso costes ocultos.

Es normal que los proveedores cloud tengan estipulado por contrato que se debe avisar entre 30 y 90 días antes que se quiere cerrar la cuenta que contratada con ellos. En algunos casos, el plazo puede ampliarse bastante, hasta llegar a ser de un año.

También es aconsejable asegurarse de hasta qué punto el equipo de soporte del proveedor prestará soporte durante la migración. Porque los proveedores no suelen decir nada al respecto, a no ser que durante la firma del contrato los clientes añadan sus propios acuerdos de servicio al contrato, abordando específicamente el soporte que se prestará al rescindir el contrato.

Si el proveedor no dice nada al respecto, el responsable de hacer el cambio en la empresa debe adelantarse al proceso y tener en cuenta que no va a tener soporte a la hora de mover los datos y aplicaciones a otro lugar. Para abordar el problema es necesario contar con ayuda de empleados de la empresa o con recursos y personal externo.

Evaluar servicios y datos en la nube y concretar el impacto de la migración

Tras aclarar lo que costará salir de la nube rescindiendo el contrato con los proveedores, cómo realizar el proceso y planificar las tareas de soporte, toca valorar el estado de los servicios y datos que están en la nube. Para empezar, es necesario tener conocimiento de si la empresa es propietaria al 100% de los datos o aplicaciones creadas en la nube. Muchas no lo saben, y puede que al revisar el contrato con el proveedor o proveedores que utilizan se lleven una sorpresa desagradable.

Si la empresa ha estado utilizando las herramientas de desarrollo de aplicaciones del proveedor cloud puede que no tenga la propiedad exclusiva de estas apps, y que el proveedor pueda llegar a ofrecérselas a otros clientes. Incluso a la competencia directa.

Por otro lado, es necesario concretar el impacto que tendrá la migración de datos y aplicaciones fuera de la nube. Una vez fijado, trazar un plan para abordarlo y reducirlo, valorando los riesgos de la operación. Es importante tener en cuenta que esto hay que hacerlo antes de comunicar al proveedor la rescisión del contrato.

Para ello hay que concretar qué activos IT, como apps, puedes abandonar, el nivel de exclusividad y seguridad de los datos, y lo que sucedería si se pierde el control exclusivo de estos activos. En este último caso hay que determinar cómo afectaría a la empresa, y cómo podría compensarse.

Contactar con los proveedores e implicarlos en el proceso

Ya con todos los términos de salida concretados, y conociendo los riesgos y beneficios de salir de la nube, toca comunicar el cambio a los proveedores y partners de la empresa, y a ser posible, implicarles en la operación. La primera llamada debería ser al proveedor del hardware y/o sistemas que va a utilizar e instalar la empresa en las nuevas instalaciones en local.

Dado que la inversión que se haga en ellos será en muchos cuantiosa (o si no lo es todavía, en el futuro puede llegar a serlo), es probable que estén motivados para ayudar con el proceso y la transición de la nube a local. Es también un buen sistema para conseguir soporte en caso de que el proveedor cloud no lo haga.

Si expresa interés en hacerlo, es bueno concretar qué tipo de soporte puede aportar, y qué experiencia tienen en ello. También es importante saberlo para asegurarse de que la ayuda que ofrezcan cubrirá o no todas las necesidades de la migración desde la nube. Si es así y está todo claro, es hora de ponerse manos a la obra.

Para ello lo primero es notificar al proveedor o proveedores cloud que vayas a abandonar, con la antelación debida, que lo vas a hacer. Importante: no hay que hacerlo solo de viva voz o con un chat. Es importante comunicarlo por escrito, mediante una carta formal en la que se expresa el deseo de rescindir el contrato.

Inicia la migración de la nube

En este punto, cuando se cumpla el plazo desde la comunicación de la salida de la nube al proveedor, puedes empezar la migración. Pero antes hay que hacer una prueba para comprobar que todo saldrá bien, y preparar un plan de contingencia por si hay errores en el proceso.

En primer lugar hacer una prueba de la migración. Si algo sale mal, habrá oportunidad para solucionar los problemas que hayan surgido, y poder después hacer la migración de manera satisfactoria. En segundo, hay que tener disponible al personal técnico de la empresa más experto en TI, y hacerlo además en un periodo de tiempo que no vaya a causar excesivos problemas. Por ejemplo, en fin de semana.

Si la migración falla, es necesario ejecutar el plan de contingencia, que a poder ser debe estar acordado con el proveedor cloud, para recuperar y restaurar los servicios hasta que se pueda realizar otra migración sin problemas. Eso sí, hay que tener en cuenta que esto puede conllevar costes adicionales, pero merece la pena abonarlos para no tener problemas de pérdida de datos y aplicaciones.

Cuando ya esté todo en su nueva ubicación, conviene revisar de nuevo el contrato con el proveedor cloud. Aunque lo hayas revisado antes de empezar, puede que se haya pasado por alto algún detalle. En ese caso, antes de rescindirlo es conveniente consultar con un abogado por si hubiese problemas al hacerlo en caso de que el proveedor no haya quedado muy contento por la salida de la empresa y quiera agarrarse a algo para poner trabas e impedimentos al cierre de la cuenta. Ahorra tiempo y evita problemas, desembolsos económicos y bastantes más quebraderos de cabeza de lo que parece.