Guardar búsquedas frecuentes en DocuWare

En el uso diario de un sistema de gestión documental es muy común que las búsquedas de documentos sean de dos grandes tipos. El más numeroso, buscar los mismos tipos de archivos que contienen la información a la que se accede con más frecuencia porque está relacionada con la operativa diaria de la empresa. Y otro, archivos específicos que se necesita consultar rara vez. Obviamente, todo lo que facilite la rápida localización de los archivos más comunes, los del primer tipo, será una gran ayuda a la productividad, como las búsquedas más frecuentes.

DocuWare dispone de varios sistemas para agilizar las búsquedas más frecuentes. En este caso, vamos a ver qué hacer si descubres que realizas las mismas búsquedas a menudo.

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Estos son los pasos:

1. Busca los documentos del modo habitual.

2. El sistema mostrará una lista de resultados. Ahora tienes que hacer click en los tres puntos de la parte superior derecha de la lista de resultados para abrir el menú de opciones disponibles.

3. Selecciona la entrada «Guardar esta búsqueda como una lista».

4. Elige un nombre para esta búsqueda habitual. A partir de este momento esta búsqueda específica se mostrará en el área Listas y podrás acceder a ella con tan solo un click de ratón.

Dado que lo que se guarda es el tipo de búsqueda, los resultados siempre estarán actualizados ya que, en cada ocasión, DocuWare realiza una nueva búsqueda entre todos los documentos con los parámetros guardados.

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