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Opinión

¿Pueden monitorizar mi actividad mientras teletrabajo?

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El estado de alarma ha generalizado el teletrabajo, suponiendo un punto de inflexión en la forma de trabajar de las empresas y cambiando su percepción futura. En muchos casos, se ha podido implementar gracias a los propios medios de los empleados, como su ordenador particular. El teletrabajo ha mitigado el impacto de la crisis para empresas y trabajadores, pero también nos deja interrogantes, relacionados con la posibilidad de controlar la actividad y productividad de los teletrabajadores.

Esta capacidad de control del empresario existe, aunque bajo unos rígidos requisitos y criterios de aplicación para evitar poner en juego derechos como la intimidad de los empleados. Esta capacidad también se puede extender al equipo personal del trabajador, siempre y cuando se hayan instalado en el mismo aplicaciones o herramientas de la empresa como el propio correo, como hemos visto en los últimos años a través de políticas de BYOD (Bring Your Own Device).

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Para poder efectuar este control es imprescindible una comunicación previa a los trabajadores y sus representantes (en aquellas empresas que tengan). Es decir, que los trabajadores tienen que haber sido informados de esta posibilidad con anterioridad, siendo común que esta información se contenga en políticas internas o códigos de conducta. Si una empresa no ha llevado a cabo esta labor previa, no podría, por ejemplo, acceder legalmente al correo electrónico de un empleado sin su consentimiento previo.

Por otro lado, esta facultad no puede aplicarse de manera aleatoria, caprichosa o arbitraria, sino que exige justificación (por ejemplo, una sospecha fundada de que el empleado esté compartiendo información confidencial). Además, el control debe ser la medida necesaria e idónea, sin que pueda aplicarse si existen medidas que eviten la monitorización. Finalmente, debe ponderarse si la medida de control se hace en beneficio del interés general, al entrar en juego derechos sensibles de los empleados.

Además, nuestros tribunales han elaborado una serie de pautas, como no acceder a mensajes o archivos personales (muy importante cuando se trate de equipos personales), la recomendación (que no obligación) de contar con un representante de los trabajadores durante el control o que la revisión y extracción de información se haga por técnicos expertos y el depósito de la información ante notario.

Estas exigencias descartan su utilidad para controlar la productividad, existiendo para ello medios «no invasivos», como los basados en los resultados o número de acciones (por ejemplo llamadas telefónicas) y que permiten a la compañía ejercer ese control sin conflictos. Desde el punto de vista de protección de datos, la monitorización que puede realizarse a un empleado durante estos tiempos de crisis sanitaria no dista de la monitorización que podrá hacerse durante la época de actividad normal de la compañía.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) elaboró una serie de recomendaciones en relación con el teletrabajo en las cuales están incluidas aspectos orientados principalmente a proteger la información de la compañía. Entre otros se incluyen la monitorización de accesos a la red corporativa, establecer medidas que restrinjan el acceso a la información o una configuración y actualización periódica de los equipos y dispositivos utilizados.

En cualquier caso, ya que así está recogido en la norma, los empleados tienen derecho a la protección de su intimidad cuando utilicen dispositivos digitales corporativos, sin perjuicio de que el empleador puede acceder a los contenidos derivados del uso de dispositivos facilitados a los trabajadores cuando el objetivo sea, por un lado, controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales o estatutarias y, por otro lado, garantizar la integridad de dichos dispositivos.

En este sentido, la normativa laboral y la normativa en materia de protección de datos van de la mano en cuanto a los requisitos a tener en cuenta por parte de los empleadores cuando su intención sea establecer este tipo de medidas de monitorización.

En materia de protección de datos se requiere a los empleadores a establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales, es decir, llevado a la práctica significa elaborar una guía o documento similar en el cual se informe a los trabajadores respecto de los dispositivos corporativos sobre los que se haya admitido su uso con fines privados y en el cual queden especificados, de modo conciso, los usos autorizados y los no autorizados.

Adicionalmente, en el documento tienen que venir establecidas las garantías o medidas que la compañía ha implementado para preservar la intimidad de los trabajadores, por ejemplo la norma dice que se podrán determinar de los períodos en que los dispositivos podrán utilizarse para fines privados. Al igual que ocurre en el ámbito laboral, durante la elaboración de los criterios deberán participar los representantes de los trabajadores siempre y cuando la entidad cuente con ellos.

En conclusión, el confinamiento ha reforzado una alternativa que podría ahorrar muchos costes a empresas y trabajadores, sin que implique un control absoluto de la plantilla y debiendo respetar sus derechos y privacidad.

Firmado: Natalia González Asociada Departamento Commercial y IT Bird & Bird. Patricio Ramírez Asociado Senior Departamento Laboral Bird & Bird

El equipo de profesionales de MCPRO se encarga de publicar diariamente la información que interesa al sector profesional TI.

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