5 formas de revolucionar la productividad en las reuniones

¿Se imagina a 10 personas manteniendo una reunión virtual, con algunas de ellas en un emplazamiento distinto, utilizando para dicha reunión únicamente su smartphone o su tableta? Con el fin de aprovechar al máximo los últimos avances tecnológicos, Alfresco propone cinco formas de revolucionar las reuniones, a partir de herramientas que ya existen en la actualidad.

1 – Los tablets son la herramienta perfecta. Ya que son equipos más “sociales” por su formato, y pueden ser utilizados para compartir ideas y fomentar la interacción.

2 – Las nuevas apps permiten compartir las reuniones. La clásica gran pantalla única implica que la gente asiste de modo pasivo, y probablemente habrá un moderador que finalmente realizará las conclusiones para todos. Sustituyendo este tipo de pantallas por una app (por ejemplo, IdeaFlight), los participantes pueden ver la presentación en su tablet, y quien expone puede avanzar las slides, e incluso dar el control a los participantes para que tengan una participación activa. Además, tienen la libertad de volver a pantallas anteriores o siguientes. De esta forma los participantes se sienten como colaboradores, y no como meros invitados.

3 – Si necesitas una pantalla gigante, utiliza un Apple TV. Se puede ahorrar mucho si, en vez de una sola pantalla gigante, se apuesta por un dispositivo AppleTV o similar para cada proyector LCD que ya tenga la empresa. Con la función AirPlay de Apple y su iOS 5, es posible duplicar cualquier iPad sobre cualquier pantalla conectada a un Apple TV. También se puede conectar desde otros dispositivos Android. Para que un asistente participe activamente en la reunión, solo es necesario dejarle que se conecte de modo inalámbrico desde su iPad o Tablet . Sin preocuparse por los cables, cambios de sitio para ponerse cerca del cable o esperar 5 minutos a que venga el soporte técnico a la sala a fijar la resolución de la pantalla. No permita que la reunión se paralize por causa de la tecnología.

4 – Las pizarras y el flipchart son historia. El papel ya no es bienvenido en las reuniones, la mejor forma para tomar notas es directamente en los tablets. Con herramientas de anotación manuscrita, los participantes en la reunión tendrán siempre a mano sus notas, y podrán compartirlas fácilmente con los demás, enviándolas por e-mail o incluso mostrándolas en la pantalla para todo el equipo. Incluso, pueden guardarse presentaciones enteras hechas a mano, de forma rápida.

5 – Comparte tu presentación, incluso con otros países. Actualmente cada vez son más las reuniones internacionales a través de videoconferencia. Para compartir una presentación en estas reuniones, la mejor forma es a través de un sistema de gestión de contenidos en la nube . De esta forma, cada miembro del equipo puede acceder a la presentación con sólo un navegador webo incluso desde su dispositivo móvil. Y es posible no sólo compartir el contenido de la reunión, sino también comentarios durante la misma, hacer preguntas en tiempo real y poder almacenarlo todo para su posterior análisis.