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La gestión de documentos en una empresa puede ser un proceso complejo, especialmente cuando se trata de mantener el flujo de trabajo eficiente y libre de errores. Aquí es donde entra en juego Workflow Manager, un componente central en la solución de gestión documental de DocuWare. Workflow Manager es una herramienta diseñada para establecer reglas claras y precisas para la gestión de documentos dentro de una compañía. A continuación se muestra cómo Workflow Manager puede mejorar los procesos empresariales y aliviar la carga de trabajo de los empleados mediante la automatización y organización eficaz de tareas.
Componentes de Workflow Manager
Workflow Manager se compone de dos partes esenciales: el Workflow Designer y las Tareas de Workflow.
Workflow Designer
El Workflow Designer es una herramienta poderosa que permite a los usuarios o administradores diseñar los flujos de trabajo de la organización. Este componente es fundamental para establecer los parámetros y las reglas que guiarán los procesos documentales dentro de la empresa. Al crear configuraciones de flujo de trabajo, los diseñadores pueden especificar una variedad de elementos clave, tales como:
- Activadores: Estos son los eventos que inician una nueva instancia de flujo de trabajo. Un activador puede ser un documento nuevo que se archiva en el sistema DocuWare, o una modificación en las palabras clave de un documento ya existente. También es posible activar flujos de trabajo mediante un calendario, lo cual es útil para procesar hasta 100 documentos de manera simultánea.
- Tareas: Las tareas son los componentes básicos del flujo de trabajo. Cada tarea puede asignarse a un usuario específico, una función dentro de la organización, o una regla de sustitución que asegura que la tarea se asigne automáticamente al primer empleado disponible.
- Decisiones: Estas son las opciones de decisión asociadas a una tarea, que permiten al usuario responsable tomar acciones específicas, como aceptar o rechazar una factura.
- Recordatorios: Esta función permite establecer alertas para recordar al usuario encargado sobre una tarea pendiente o reasignarla si no se ha completado en el tiempo previsto.
- Conexiones: Permiten acceder a datos de recursos externos cuando un documento avanza en el flujo de trabajo. Por ejemplo, puede acceder al importe de una factura en una base de datos de software financiero.
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Tareas de Workflow
Las Tareas de Workflow se presentan en forma de una lista de tareas en el Web Client de DocuWare. Esta lista facilita a los usuarios ver y gestionar las tareas que se les han asignado de manera centralizada.
Al utilizar Workflow Manager, cada vez que se ejecuta una configuración de flujo de trabajo predefinida, se crea una nueva instancia del flujo de trabajo. Las configuraciones especifican las tareas que deben completarse, las decisiones que deben tomarse y las personas responsables de cada acción. Además, incluyen niveles de remisión a una instancia superior, plazos para completar tareas, y directrices sobre lo que debe suceder si una tarea permanece sin ser procesada durante un tiempo determinado.
Administración y control
La administración de Workflow Manager incluye roles específicos, como el diseñador y el controlador:
- Diseñador: Tiene la capacidad de diseñar, editar y eliminar flujos de trabajo. Esta persona es responsable de crear las configuraciones iniciales y asegurarse de que se adapten a las necesidades de la empresa.
- Controlador: Tiene una visión general de todas las tareas abiertas y puede intervenir en cualquier momento para gestionar y supervisar el progreso de los flujos de trabajo. Este rol es crucial para mantener el control y garantizar que las tareas se completen de manera eficiente.
Configuración de flujos de trabajo
Para usar Workflow Manager en una organización, es necesario crear configuraciones de flujo de trabajo utilizando el Workflow Designer. Esta tarea puede ser realizada por cualquier usuario de DocuWare con el derecho «Connect to Outlook». Las configuraciones se crean de manera centralizada y luego se asignan a usuarios específicos, funciones o reglas de sustitución.
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Las reglas y listas de sustitución son configurables en DocuWare Administration, lo que permite asignar responsabilidades de manera flexible y eficiente. Estas configuraciones garantizan que las tareas se asignen automáticamente al personal adecuado, facilitando la gestión y asegurando que los procesos no se detengan por la ausencia de un empleado.
Beneficios de Workflow Manager
- Automatización y Eficiencia: Al automatizar las tareas repetitivas y gestionar el flujo de trabajo de manera estructurada, se reduce significativamente la carga de trabajo manual, permitiendo a los empleados centrarse en tareas más estratégicas.
- Control y Supervisión: Los roles de diseñador y controlador aseguran que los flujos de trabajo se diseñen y supervisen adecuadamente, proporcionando una visión clara del estado de cada tarea y permitiendo intervenciones rápidas en caso de problemas.
- Flexibilidad y Adaptabilidad: La capacidad de configurar activadores, tareas, decisiones, recordatorios y conexiones permite a las organizaciones adaptar los flujos de trabajo a sus necesidades específicas, mejorando la flexibilidad operativa.
- Reducción de Errores: Al establecer reglas claras y automatizar la asignación de tareas, se minimizan los errores humanos, lo que se traduce en procesos más precisos y confiables.
- Mejora de la Productividad: Al liberar a los empleados de tareas administrativas y repetitivas, Workflow Manager permite a la fuerza laboral concentrarse en actividades que aportan mayor valor a la empresa.
Workflow Manager es una herramienta esencial para cualquier organización que desee optimizar la gestión de documentos y mejorar la eficiencia de sus procesos internos. Al proporcionar un marco claro y estructurado para la automatización de tareas, esta herramienta no solo alivia la carga de trabajo de los empleados, sino que también asegura que las operaciones diarias se realicen con mayor rapidez y precisión. Con la capacidad de diseñar y supervisar flujos de trabajo personalizados, Workflow Manager se convierte en un aliado estratégico en la búsqueda de la eficiencia operativa y la excelencia en la gestión documental.
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