Integrar DocuWare Cloud con plataformas iPaaS sin esfuerzo

La adopción de servicios cloud ha resuelto muchos problemas de infraestructura, pero ha creado otro. Ahora la información queda repartida entre aplicaciones SaaS que no se comunican entre sí. El CRM, el ERP, la herramienta de firma o la plataforma de colaboración funcionan cada uno con sus propios datos, y mantenerlos alineados acaba dependiendo de exportaciones, importaciones y tareas manuales.

Para el departamento de TI, la alternativa clásica era desarrollar integraciones punto a punto contra las APIs de cada sistema. Funciona, pero tiene un coste elevado de desarrollo y, sobre todo, de mantenimiento: cada cambio de versión en una de las aplicaciones puede romper la integración.

DocuWare Cloud ofrece otra vía, conectores para plataformas iPaaS (Integration Platform as a Service) como Make o Microsoft Power Automate, que permiten conectar el gestor documental con más de 1.000 aplicaciones y servicios cloud y orquestar flujos entre ellos.

El coste real de los silos de datos

Cuando los sistemas no están integrados, los mismos datos se introducen varias veces en aplicaciones distintas. Un caso típico se da cuando un cliente, por ejemplo, registra las ventas en el CRM y Administración vuelve a darlo de alta en el ERP para facturarle. Además del tiempo perdido, esto genera inconsistencias en los datos maestros, errores difíciles de rastrear y una visión fragmentada del negocio.

A eso se suma que buena parte de la automatización posible queda bloqueada. No se puede disparar un proceso en un sistema a partir de un evento en otro si no existe un canal entre ambos.

¿Quieres saber más?

¿Qué aporta un conector iPaaS?

Una plataforma iPaaS actúa como capa intermedia de integración. Cada aplicación se conecta una sola vez a la plataforma mediante su conector, y a partir de ahí puede intercambiar datos con cualquier otra aplicación conectada. En el caso de DocuWare Cloud, esto se traduce en:

• Automatización entre sistemas: sincronización de datos, enrutamiento de documentos y disparo de acciones a partir de eventos, sin intervención manual.
• Coherencia de datos: la información se actualiza en todos los sistemas implicados a partir de una única entrada.
• Diseño visual de flujos: las plataformas iPaaS permiten modelar integraciones con editores gráficos, sin escribir código.
  Menos mantenimiento propio: la compatibilidad con las APIs de cada aplicación la mantienen los conectores, no el equipo de TI.

Los casos de uso más habituales

Estos son algunos ejemplos de las situaciones más habituales en las que tiene una utilidad muy directa la integración entre DocuWare y sistemas iPaaS:

• La transferencia de datos de facturas al ERP. Las facturas de proveedor que ya han superado el flujo de verificación en DocuWare pueden enviar automáticamente sus datos indexados al ERP o al software contable, evitando su introducción manual.
• La sincronización de datos maestros entre CRM y DocuWare. Los datos de clientes del CRM pueden contrastarse con los metadatos de DocuWare para mantener ambos alineados. Así, la indexación y las búsquedas de documentos se apoyan siempre en datos maestros correctos.
• Las solicitudes de compra. Si las solicitudes se capturan mediante formularios de DocuWare, sus datos pueden trasladarse al ERP para continuar el proceso de aprobación y compra sin reintroducirlos.
• El archivado de facturas emitidas. Muchas empresas generan sus facturas en PDF desde el ERP y las envían por correo. Un flujo iPaaS puede archivarlas automáticamente en DocuWare conforme a los requisitos legales de conservación y vincularlas al proceso correspondiente del ERP, de modo que sean localizables desde ambos sistemas.

Plataformas compatibles

DocuWare dispone de conectores optimizados para Make y Power Automate, y también hay conectores disponibles en otras plataformas como webMethods.io y elastic.io. Esto permite encajar la integración en la plataforma que la organización ya utilice o que mejor se adapte a su arquitectura.

Algunas plataformas iPaaS permiten además conectar con aplicaciones instaladas en local mediante agentes o gateways, una opción útil en entornos híbridos con sistemas heredados que todavía no se han migrado a la nube.

Lo que TI debe tener en cuenta

Que una integración no requiera programación no significa que no requiera gobierno. Antes de extender el uso de iPaaS conviene definir algunos aspectos:

• Quién puede crear flujos: las herramientas low-code facilitan que los usuarios de negocio construyan sus propias automatizaciones. Es una ventaja, pero sin control puede derivar en shadow IT. Lo recomendable es establecer entornos, permisos y un proceso de revisión para los flujos que tocan datos sensibles o sistemas críticos.
• Gestión de credenciales: utilizar cuentas de servicio con los permisos mínimos necesarios en DocuWare y en el resto de aplicaciones, en lugar de credenciales personales que dejan de funcionar cuando el empleado cambia de puesto o se marcha.
• Monitorización y errores: definir cómo se detectan y tratan los fallos de ejecución, los reintentos y los límites de uso de las APIs, y quién es responsable de cada flujo.
• Documentación: mantener un inventario de integraciones activas, qué datos mueven y entre qué sistemas.

Seguridad y protección de datos

Al introducir una plataforma intermedia, los datos pasan por un tercero, por lo que su elección debe incluir un análisis de seguridad y cumplimiento. Make, por ejemplo, opera sobre centros de datos de AWS en Europa y en Estados Unidos, lo que permite elegir la región según los requisitos normativos de cada empresa.

En cualquier caso, es imprescindible revisar las políticas de seguridad y privacidad de la plataforma elegida: ubicación de los datos, cifrado, retención de los registros de ejecución, certificaciones y encaje con el RGPD y con la normativa sectorial que aplique.

Los conectores iPaaS permiten a TI integrar DocuWare Cloud con el resto de aplicaciones corporativas sin asumir el coste de desarrollar y mantener integraciones a medida. Bien gobernados, eliminan la doble introducción de datos, mejoran la coherencia entre sistemas y abren la puerta a automatizar procesos que hoy dependen de tareas manuales. La clave está en combinar la agilidad del enfoque low-code con un marco claro de permisos, credenciales y supervisión.

Descubre todo lo que la gestión documental de DocuWare puede hacer por tu empresa