26 de junio de 2017

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Encuentros IT: Productividad y ergonomía en el puesto de trabajo

Encuentros IT: Productividad y ergonomía en el puesto de trabajo

Encuentros IT: Productividad y ergonomía en el puesto de trabajo
mayo 25
15:16 2017

La tecnología ha cambiado nuestra vida, desde lo profesional a lo personal. La tecnología se relaciona con palabras como, facilidad, inmediatez, comodidad y… ¿Problemas de salud? Es cierto que la tecnología está cargada de factores positivos, pero como cualquier otro aspecto de la vida, sin medida y sin control puede ser una fuente de problemas. Hay que tener en cuenta que la mayoría de trabajos se desarrollan enfrente de una, o varias, pantallas y esto puede acarrear problemas de espalda o de vista.

Como en otras ocasiones, desde MuyComputerPRO hemos querido analizar esta situación realizando un estudio que después hemos debatido con importantes empresas de este país. En este caso, hemos querido contrastarlo con representantes el sector de banca y seguros.

Según datos del Banco Central Europeo, en 2015, España ocupaba el tercer puesto en países con más oficinas bancarias, con 31.999 oficinas. Además el número de empleados de banca en España era de 261.389. En cuanto a las aseguradoras, cerraron 2014 con 45.876 trabajadores, aunque si se suman los profesionales que trabajan en entidades no sometidas al supervisor nacional, la cifra asciende hasta las 48.978 personas.

Los ordenadores se han convertido en una herramienta indispensable para el trabajo de estas personas. Es responsabilidad de la dirección de la empresa que el empleado cuente con un espacio de trabajo adaptado a sus necesidades. Esto implica, no solo que cuente con todas las herramientas necesarias, si no que además sea cómodo para poder desarrollar su trabajo sin ningún tipo de perjuicio en su salud y sin mermar su productividad.

En esta ocasión hemos contado con la participación de Verónica Villasevil, responsable del servicio de prevención en ING Direct; Alberto García de Leaniz Caprile, director de operaciones en Sham; Salvador Farrés, director de HRBP Red y conciliación de recursos humanos en Banco Sabadell; Juan Gregorio Rodrigo Gil, responsable área preventivas en Mutua MAZ; Roberto García Hernandez, director territorial centro oeste en Mutua MAZ; Ángel Prado, director de servicios generales de Bankia; Víctor Guill IT Solutions Sales Manager, de LG; Rosa Malmcrona, Marketing Manager B2B de LG y Gustavo de Porcellinis, director comercial de Total Publishing.

Según Rosa Malmcroma, desde LG han sido conscientes de este cambio de paradigma que se está produciendo en los puestos de trabajo, donde se buscan espacios abiertos y más colaborativos. Por eso LG quiere aportar a las empresas su experiencia en b2c y adaptarlas a las necesidades de b2b.

En nuestro estudio hemos visto que, aunque el ordenador de sobremesa sigue dominando los puestos de trabajo con un 61,2%, le siguen muy de cerca los ordenadores portátiles 51,8% y por detrás los smartphones 9,6% y las tablets 9,4%.

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Ángel Prado, de Bankia, nos comentaba que en las oficinas centrales de la empresa están acometiendo una remodelación integral buscando una nueva forma de trabajar que mejore a la anterior. Para ello cuentan con la ayuda de su departamento de prevención que evalúa cada cambio. “Estamos dotando a todos los empleados de una estación portátil. Queremos crear nuevas zonas orientadas a las reuniones informales. Pero para hacer todo esto es necesario contar con las herramientas adecuadas“.

En ING Direct llevan trabajando con este tipo de espacios abiertos colaborativos mucho tiempo, según Verónica Villasevil, de ING, “trabajamos mucho con comunidades virtuales y con deslocalización. Pero mucha gente no sabe utilizar nuevos medios de comunicación, que para nosotros es algo, muy útil”. Para ellos elementos tradicionales de los puestos de trabajo como, la CPU o las taquillas, son anclas que no agilizan su forma de trabajar. Son conscientes de cuando se realiza un cambio de este tipo en la oficina, tienen que llevarse a cabo de manera coordinada con los departamentos de servicios generales, IT y prevención.

Cómo acometer un cambio radical en el puesto de trabajo

Cambiar el espacio y la forma de trabajar conlleva multitud de aspectos, no solo se trata de nuevas herramientas tecnológicas, también las más tradicionales, en las que menos fijamos, como el mobiliario, son muy importantes y cuando se acomete una reforma de este tipo hay que hacerlo de la mano del proveedor y es muy importante instruir a los trabajadores de como utilizarlo. Sobre todo cuando hablamos de las sillas.

No a todos nos cuestan lo mismo los cambios y para llevarlos a cabo en el puesto de trabajo, el factor de la edad es importante. Por ejemplo, en Bankia los trabajadores no tienen menos de 35 años, por eso para llevar los cambios de la manera más cómoda posible para todos, han realizado diversas encuestas y pruebas con los trabajadores que aprueban o rechazan determinados cambios. También en Sham, una mutua de origen francés, que ha desembarcado en España hace dos años, son conscientes de las diferencias entre las generaciones de trabajadores.

Cuando contratábamos a gente con más experiencia y que venían de otra empresa nos exigían tener el mismo equipo que tenían en su antigua empresa.” Explicaba Alberto García de Leaniz “trabajamos con portátiles, pero tenemos que manejar mucha información, por lo que nuestras pantallas están en vertical. Durante los tres primeros meses, desde el departamento de IT teníamos que ir al puesto de algunos trabajadores a volver a poner la pantalla en vertical, porque la cambiaban. Nos dimos cuenta que a la gente con más edad le cuestan los cambios, pero cuando los entienden les gusta más que lo anterior“.

Las oficinas ya no son como antes

En nuestro estudio hemos visto que el 80% de los encuestados tiene que trabajar en alguna ocasión fuera de casa. Esta es una de las múltiples ventajas de la tecnología, la posibilidad de llevar a cabo un desempeño profesional óptimo sin que haga falta estar en lugar físico determinado. Según Verónica Villasevil “si trabajas con deslocalización, también tienes que trabajar con los responsables de cada departamento. Hay muchos managers a los que les tienes que enseñar que no hace falta que los empleados estén sentados para saber que están trabajando“.

Para Salvador Farrés, de Banco Sabadell, la deslocalización conlleva conciliación. “Se está produciendo un cambio cultural porque la tecnología te permite hacerlo” En el Banco Sabadell tienen el objetivo de atraer a más gente joven, para lo que analizaron lo que a los jóvenes resultaba más atractivo. Se dieron cuenta de que necesitaban adaptar sus espacios y crear nuevas oficinas, como las de Madrid, que fueran más abiertas para facilitar la comunicación.

La tecnología y el teletrabajo han cambiado el concepto de “mesa en propiedad”. Ahora las comunicaciones tienen que ser muy rápidas”, comentaba Salvador Farrés.

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Según Verónica Villasevil, “en ING ya no se habla de teletrabajo, no es novedoso, es otra de las oportunidades que te ofrece el sistema para poder conciliar tu vida“, pero dejaba claro, que no se puede acceder a cualquier aplicación del banco desde otro sitio que no sea la oficina, ya que ellos trabajan con información y operaciones muy sensibles.

Por supuesto, trabajar desde casa no consiste en que la empresa te proporcione un portátil, de hecho al 20% de los encuestado en nuestro estudio, el portátil que les facilitaba la empresa no se adaptaba a sus necesidades. Según Alberto García de Leaniz es importante que las aplicaciones que utilizan se adapten al portátil. Pero cuando necesitas varias pantallas o un monitor de gran tamaño, la experiencia no se adapta a tus necesidades y la productividad puede verse mermada.

Una nueva forma de trabajar, no solo en la oficina

Desde Mutua MAZ aportaron una visión enriquecida de como el cambio de paradigma y las nuevas herramientas tecnológicas están cambiado la forma de trabajar. La empresa tiene hospitales que trabajan con información confidencial, información que tiene que pasar entre distintos trabajadores hasta el paciente y familiares. En su caso, los médicos trabajan con tablets, por lo que han conseguido eliminar las radiografías. Un cambio que han notado y agradecido, los trabajadores y familiares de pacientes.

Mutua MAZ lleva 112 años operando, pero para ellos la tecnología está muy asumida por lo que con cada cambio han conseguido efectividad y productividad. Trabajan en una oficina con espacios abiertos, donde casi nadie tiene impresoras. Pero para llegar a este punto han acompañado al trabajador en cada cambio y le enseñan a utilizar de manera correcta su puesto de trabajo.

Además ellos como mutua también tienen que aconsejar a otras empresas que son sus clientes. Según Juan Gregorio Rodrigo, “hay que adaptarse a la tecnología, pero con sentido común. El puesto que generes tiene que responder ergonómicamente y tecnológicamente a lo que necesitas. Hay que adaptar el puesto a la persona, que tenga aquello que necesita. Un cambio a mejor de donde venía“, si se consigue esto, se gana a los más reticentes al cambio.

Pero ¿qué pasa si ya no hablamos de cambiar solo oficinas? Bankia tiene más de 1.800 sucursales en España y éstas también han sufrido un reajuste. “En la mayoría de las oficinas ya no hay mostrador“, explicaba Angel Prado. Pero hay elementos, como los recicladores de dinero, que tienen un diseño muy tosco, difícil de adaptar a los conceptos actuales y del que no se puede prescindir, por lo que hay que buscar la manera de adaptarse.

Todos deben estar implicados en esta nueva forma de trabajar

Verónica Villasevil quiso destacar que cuando se hace cualquier cambio que afecta a la forma de trabajar de los empleados debe hacerse también con la aprobación de la delegación sindical. Por ejemplo, en su kit de “smart worker” a los trabajadores se les proporciona un ordenador de 14 pulgadas que ha sido elegido por los trabajadores, de entre distintos modelos y que cuenta con la aprobación de los sindicatos. En Bankia, según comentó Angel Prado, la situación es la misma, en esta remodelación de sus oficinas centrales nada se ha realizado sin la aprobación de los delegados sindicales.

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Víctor Guill, de LG, destacó el cambio profundo que han experimentado los puestos de trabajo, aunque todavía queda mucho por hacer. Ellos, como fabricantes, quieren dar respuesta tanto a grandes como pequeños problemas que las empresas se encuentran en su día a día. Pero no solo se centran en el hardware, aportando un 32% más de campo de visión, el software también es importante para ellos. Sus productos cuentan con aplicaciones específicas que consiguen que sean todavía más prácticos. Por ejemplo, si un puesto de trabajo requiere trabajar con cuatro programas a la vez, el software de sus monitores ultrapanorámicos, Screen Slipt, permite trabajar de manera simultánea hasta con cuatro programas. Un gran avance para reducir la fatiga mental generada por trabajar con varios programas a la vez.

Además es una falsa creencia que para leer documentos no haga falta un monitor de buena calidad, de hecho es cuando más necesarios son. Según Víctor Guill, los monitores con paneles IPS  poseen un amplio ángulo de visión, es decir, nos dejan mirar el panel desde cualquier posición. Además al tener una alta tasa de refresco se reduce la fatiga visual, que normalmente se genera tras pasar una jornada de trabajo visualizando documentos.

En Sham es un requisito que los monitores tengan un mínimo de 22 pulgadas y que sean de alta de calidad. Pero a Alberto García de Leaniz al principio le costó convencer a la directiva de la necesidad de invertir en monitores de alta calidad.

El teletrabajo es ventajoso, pero nunca debe ser una imposición

Es muy importante tener en cuenta que, aunque en ocasiones trabajar desde casa es una necesidad o una ventaja, nunca debe ser una imposición. Además, como hemos dicho antes, para que trabajar en casa sea lo mismo que hacerlo en la oficina es necesario que la empresa proporcione algo más que un portátil y no todas las empresas están dispuestas a asumir este gasto. Adaptar la casa del empleado a las necesidades profesionales es en ocasiones un tema demasiado complicado y que en muchos casos no está claro si la productividad del trabajador y su eficacia mejorará. Hay que tener en cuenta aspectos tan importantes como la prevención de riesgos laborales.

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Según Juan Gregorio Rodrigo, “el teletrabajo no tiene que ser una imposición. El trabajador que acepte el teletrabajo, lo hará por lo que le interesa, no porque sea una imposición. Habrá a quien no le interese trabajar desde casa“.

Pero cuando se apuesta por el teletrabajo, según la experiencia propia de Salvador Farrés en Banco Sabadell, se experimenta un aumento de la productividad y la efectividad. “Cuando la persona no está días enteros en la oficina, hay menos reuniones y éstas duran menos“.

También se eliminan las interrupciones del puesto de trabajo, aunque éstas también se ven compensadas con las caseras. Pero la parte positiva, es que al trabajar desde casa, puede hacerse en horas en las que no se harían de tener que hacerlo en una oficina.

Juan Gregorio Rodrigo, de Mutua MAZ, quiso destacar el efecto de “complicidad” que se produce en los trabajadores que disfrutan de la posibilidad de trabajar desde casa. Los empleados se ven en la obligación de cumplir mejor cuando se les da este tipo de ventajas, además se reducen considerablemente las bajas laborales.

Por último, en ING comprobaron que en departamentos que no pueden disfrutar de estas facilidades, como el de atención al cliente, el absentismo laboral supera a los departamentos que si pueden optar a trabajar desde casa.

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María Guilarte

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