Smart Connect: integra tus sistemas empresariales con DocuWare

En entornos corporativos modernos, la gestión documental es un punto crítico dentro de los flujos de información. Smart Connect, la funcionalidad de integración inteligente de DocuWare, permite vincular cualquier aplicación corporativa —ERP, CRM, software de contabilidad o correo electrónico— con el archivo digital de la organización. Su objetivo: eliminar tareas repetitivas y acelerar el acceso seguro a la documentación relevante sin necesidad de desarrollo personalizado.

Conectividad sin programación

Smart Connect actúa como un puente entre tus aplicaciones y DocuWare Cloud o DocuWare on-premises. Se implementa rápidamente, sin requerir conocimientos de scripting o API. A través de una interfaz de configuración visual, los usuarios pueden definir zonas de captura en sus aplicaciones, mapear campos y automatizar la búsqueda e indexación documental con solo un clic o una combinación de teclas.

Compatible con más de 500 aplicaciones, Smart Connect detecta datos mostrados en pantalla y los utiliza para localizar, vincular o guardar documentos dentro de DocuWare. Esto reduce la intervención manual y garantiza la coherencia de la información entre sistemas.

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Funcionalidades clave

1. Búsqueda resaltada (Highlight Search): Permite recuperar documentos de DocuWare directamente desde cualquier aplicación. Basta con seleccionar un valor en pantalla (por ejemplo, un número de factura) y ejecutar la combinación de teclas predefinida. El documento se muestra de inmediato en el visor de DocuWare, sin alternar de ventana ni ingresar datos manualmente.
2. Búsqueda inteligente (Smart Search): Añade botones de búsqueda contextual en las aplicaciones de negocio. Al hacer clic, los parámetros definidos (cliente, tipo de documento, fecha, etc.) se transfieren automáticamente y DocuWare devuelve los resultados pertinentes. Facilita búsquedas avanzadas y reduce significativamente los tiempos de respuesta.
3. Indexación inteligente (Smart Index): Automatiza la clasificación de documentos. El sistema extrae la información directamente de la aplicación activa (ERP, contabilidad, RR.HH., etc.) y la aplica como metadatos en DocuWare. De esta manera, los documentos quedan correctamente indexados para futuras búsquedas y auditorías, evitando duplicidades y errores humanos.

Beneficios operativos

Smart Connect proporcionar una serie de ventajas muy interesantes para las empresas que adoptan la solución de gestión documental DocuWare:

• Eficiencia: Centraliza el acceso a la información, eliminando pasos redundantes entre sistemas desconectados.
• Reducción de errores: Los datos se transfieren automáticamente desde la fuente original, garantizando integridad y consistencia.
• Productividad: El personal puede concentrarse en tareas de mayor valor, mientras las búsquedas y registros se realizan de forma automatizada.
• Seguridad y control: La gestión de permisos en DocuWare asegura que solo los usuarios autorizados accedan o modifiquen documentos. Cada acción queda registrada, cumpliendo con políticas de auditoría y cumplimiento normativo.
• Escalabilidad: La implementación modular de Smart Connect permite ampliar integraciones según crezcan las necesidades del negocio.

Implementación simplificada

La instalación de Smart Connect, disponible tanto para entornos cloud como locales, se completa en minutos. Desde la consola de administración de DocuWare se configuran las reglas de integración, las zonas de lectura y las combinaciones de teclas personalizadas. A partir de ese momento, DocuWare automatiza la interacción documental desde cualquier sistema conectado.

Smart Connect convierte la gestión documental en un proceso ágil e integrado dentro del ecosistema digital de la empresa. Para los equipos TI, representa una herramienta estratégica para optimizar flujos, mantener la trazabilidad de la información y mejorar el ROI de las plataformas existentes sin depender de desarrollos complejos.

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