Smart Connect: Integración avanzada de aplicaciones con DocuWare

En la gestión documental digital, la interoperabilidad entre aplicaciones es clave para optimizar los flujos de trabajo. DocuWare ofrece una solución robusta para esta necesidad con su funcionalidad Smart Connect, una tecnología que integra cualquier software empresarial con DocuWare para automatizar búsquedas, indexaciones y archivado de documentos, todo sin necesidad de desarrollo o programación especializada.

¿Qué es Smart Connect?

Smart Connect es un módulo de integración universal compatible con más de 500 aplicaciones estándar y personalizadas (ERP, CRM, sistemas contables, software de recursos humanos, clientes de correo electrónico, etc.). Funciona capturando automáticamente términos clave desde la interfaz gráfica (UI) de cualquier aplicación, para realizar búsquedas contextuales o transferir esos datos como índices en DocuWare.

Este módulo elimina la necesidad de duplicar la entrada de datos manualmente, leyendo directamente desde los campos, textos o listas visibles en pantalla. Actúa como puente transparente y seguro entre las aplicaciones de negocio y el archivo documental digital, acelerando procesos y reduciendo errores humanos.

El acceso a documentos relacionados se realiza con un solo clic o combinación de teclas configurables, mostrando en segundos órdenes, facturas, contratos, correos electrónicos, recibos, y otros documentos vinculados a la entidad en uso.

Arquitectura y método de integración

Smart Connect se despliega típicamente como un componente de la suite DocuWare Cloud o como un módulo adicional para instalaciones on-premises. Se instala en clientes mediante DocuWare Desktop Apps, integrándose con las ventanas de las aplicaciones a través de:

• Captura de texto mediante tecnologías nativas Windows (API de accesibilidad, OCR cuando es necesario).
• Reconocimiento de ventanas y áreas específicas configurables (anclas) para extraer datos relevantes.
• Asociaciones configurables que mapean contenido extraído a campos de búsqueda o índices en DocuWare.

Esta integración no requiere interfaces de programación adicionales sobre las aplicaciones cliente, lo que evita personalizaciones costosas o dependencias de desarrollos externos.

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Funcionalidades clave para profesionales TI

Smart Connect se divide en tres funcionalidades principales, cada una configurable y adaptable en función del caso de uso:

1.Búsqueda resaltada (Highlight Search)

Permite seleccionar texto en cualquier aplicación, ejecutar una combinación de teclas predefinida, y recuperar instantáneamente el documento asociado desde DocuWare. Esta función utiliza la extracción dinámica de texto seleccionado en pantalla, minimizando la interrupción en el flujo de trabajo.

Es especialmente útil para conexiones rápidas y directas con documentos usando identificadores únicos (números de factura, códigos de proyecto, referencias). La configuración define las teclas de acceso y las reglas de reconocimiento de ventana.

2. Búsqueda inteligente (Smart Search)

Ampliando la anterior, Smart Search permite búsquedas multi-criterio dentro de la propia aplicación, mediante un botón integrado o combinación de teclas, sin necesidad de selección previa.

Los administradores IT pueden configurar cada búsqueda definiendo:

• La aplicación origen y ventana objetivo.
• Las áreas de lectura del UI para extraer múltiples términos (por ejemplo, tipo de documento, proveedor, fecha).
• El mapeado preciso a campos de búsqueda en DocuWare.
• Opciones para mostrar resultados en una lista o directamente en el visor.

Esta función potencia los sistemas de gestión al permitir búsquedas contextuales ricas, automatizadas y seguras desde el mismo entorno de trabajo, mejorando la productividad sin sacrificar usabilidad ni seguridad.

3. Indexación inteligente (Smart Index)

Automatiza y optimiza el archivado documental directamente desde el software empresarial. Smart Index captura automáticamente los datos visualizados en la aplicación cuando se archiva un documento (factura, contrato, nómina), y los pasa sin intervención manual a los formularios de indexación en DocuWare.

Esto elimina la necesidad de reingresar datos claves, garantizando consistencia, reduciendo errores tipográficos y facilitando la auditoría documental. Smart Index puede usarse tanto para documentos nuevos como para reindexar archivos existentes, todo configurable según requerimientos específicos.

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Seguridad, administración y configuración

Smart Connect opera con el modelo de permisos estándar de DocuWare, asegurando que solo usuarios autorizados accedan o modifiquen documentos mediante autenticación y perfiles de usuario. Esto incluye:

• Control granular a nivel de archivo, documento y acción.
• Registro audit trail para todas operaciones realizadas vía Smart Connect.
• Integración con protocolos de seguridad TI corporativos y cumplimiento normativo.

La configuración se realiza en la consola administrativa de DocuWare a través de un asistente guiado donde el quipo de TI puede definir toda una serie de aspectos: aplicaciones y ventanas destino, áreas dinámicas o estáticas para extracción de datos (anclas), mapas de campos extraídos hacia índices y búsquedas, teclas y botones de acceso personalizados y, también, parámetros de comportamiento y presentación de resultados.

La arquitectura modular y basada en Windows Desktop Apps garantizan despliegues escalables, soporte para entornos virtualizados y compatibilidad con distintos niveles de infraestructura tecnológica.

Beneficios clave para TI y la empresa

• Reducción de complejidad: Evita desarrollos o integraciones personalizadas, usando tecnologías estándar para conectar aplicaciones sin afectar sus actualizaciones.
• Eficiencia operativa: Minimiza errores humanos y tiempos de búsqueda o archivado, al automatizar la transferencia de datos.
• Mejora en la experiencia del usuario: Facilita la adopción gracias a accesos rápidos y funcionalidad integrada sin salirse del entorno habitual.
• Flexibilidad y escalabilidad: Soporta numerosos escenarios con configuraciones ajustables y adaptables a los cambios de negocio.
• Seguridad integral: Apalanca los sistemas de permisos de DocuWare y asegura cumplimiento con políticas corporativas.
• Alineación con la estrategia TI: Facilita la consolidación del ecosistema documental dentro de la arquitectura empresarial.

Para los profesionales de TI, DocuWare Smart Connect representa una solución preparada para abordar los retos de integración documental con un enfoque moderno, seguro y eficiente. Su capacidad para conectar prácticamente cualquier aplicación del ecosistema empresarial, sin necesidad de programación, permite acelerar procesos, mejorar la calidad de datos y fortalecer la gobernanza documental, impactando directamente en la productividad y control de las organizaciones.

Con Smart Connect, TI puedes ofrecer a tus usuarios una experiencia fluida, segura y altamente integrada, fortaleciendo el valor del archivo digital como un activo estratégico dentro de la empresa.

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