Ahorro en San Martín

Las fotocopiadoras de la compañía han reducido considerablemente los gastos de impresión en el Ayuntamiento de San Martín de Valdeiglesias, un pequeño pueblo situado en la Comunidad de Madrid. En concreto, el gasto en consumibles de sus oficinas se ha reducido un 50%, mientras que el coste por copia en trabajos en folios A3 ha descendido en un 75%.

San Martín de Valdeiglesias, localidad de 7.900 habitantes situada a 70 kilómetros de Madrid, ha llevado a cabo en sus instalaciones una renovación de sus sistemas de impresión, diseñada por Kyocera, que ha permitido al Ayuntamiento reducir sus costes, aumentar la productividad y posicionarse como un referente entre los ayuntamientos madrileños en lo que a gestión documental se refiere.

El Consistorio se propuso modernizar ciertos sistemas tecnológicos en sus oficinas y áreas externas, dejando la gestión documental en manos de uno de los puntos de venta de Kyocera en Madrid, quien ha conseguido abaratar el gasto en consumibles en un 50%, a la vez que ha reducido el coste de las impresiones de trabajo A3 en un 75%.

Inicialmente, se detectó que gran parte de las impresoras eran de marcas y modelos distintos, lo que encarecía el recambio de consumibles, ya que era imposible hacer grandes pedidos y obligaba al Ayuntamiento a realizar diferentes peticiones a diversos proveedores. En segundo lugar también se detectó un excesivo número de equipos, lo que genero un análisis por parte de los especialistas de Kyocera, de la mano de Redisur, punto de venta de su mayorista CM en Madrid, para determinar qué dispositivos eran los que realmente se necesitaban y dónde deberían ser ubicados.
 

Solución y resultados
 

Una vez tenidos en cuenta estos factores se procedió al cambio del parque de impresión, cuyas consecuencias fueron percibidas por los responsables del Ayuntamiento desde el primer momento. Actualmente la fase de implantación ya ha finalizado con unos primeros resultados muy positivos: disminución en un 50% de los gastos en consumibles y descenso del coste de trabajos en A3 en un 75%. Todo ello con una notable mejora en la eficacia de los procesos de gestión documental, que se han acelerado considerablemente.

El principal beneficio para los usuarios del ayuntamiento, principalmente empleados, es la mejora de la organización interna. Los 20 equipos de chorro de tinta que había instalados inicialmente se han sustituido por siete centros de impresión diferenciados por el tipo de trabajos a realizar, con lo que las funciones de los empleados se llevan a cabo de forma más ágil y eficiente.

Por otro lado, las mejoras implantadas permiten el registro digital de los documentos y el acceso a los mismos desde cualquier ordenador con los permisos requeridos. El servicio guarda automáticamente una copia en los servidores informáticos y adjunta directamente el expediente, evitando que la pérdida física del papel suponga una pérdida de la información. Con esto, el Ayuntamiento está ahorrando espacios que anteriormente destinaba al almacenamiento de archivos físicos.