El fin de los viajes de negocios

El precio de la gasolina sube y las carreteras se paralizan. Nigel Stevens, director de gestión de producto en Cable & Wireless Worldwide, predice el declive de los viajes de negocios en coche y el aumento de las suites de telepresencia al estilo de las antiguas cabinas. El abaratamiento de los costes y la alta calidad de esta tecnología la están haciendo muy popular en las empresas.

Últimamente hemos visto varias noticias haciendo hincapié en la creciente necesidad de las empresas a replantearse seriamente su enfoque sobre los viajes de negocios. Primero se nos insta a utilizar más las autopistas de peaje para evitar que las carreteras se colapsen durante las horas punta de los desplazamientos de trabajo. Después a esto le siguió el constante encarecimiento del precio de la gasolina.

Con los gastos de desplazamiento más caros que nunca los viajes de negocio se están haciendo insostenibles. Con el aumento del coste de los viajes en coche, por encima de los niveles que pueden solicitar a la empresa la devolución del importe, los empleados están cada vez menos dispuestos a utilizar sus vehículos para viajes relacionados con el trabajo, especialmente si estos viajes son por autopistas que se bloquean. Algunas áreas empresariales ya están buscando nuevos modos de mantener reuniones, y la videoconferencia es una solución emergente y cada vez más convincente.

Las conferencias de voz ya son una práctica habitual de las empresas, impulsadas por la virtualización y la globalización pero, durante la reciente recesión, las teleconferencias se han integrado aún más en nuestra vida cotidiana a medida que las empresas restringen los viajes, prohibiendo prácticamente todos salvo los más esenciales como una medida de reducción de costes.

Si bien las teleconferencias satisfacen las necesidades de la mayoría de los que organizan las reuniones, y sin duda reduce la preocupación por el coste, la mayoría de los usuarios están de acuerdo en que una llamada nunca puede sustituir por completo a las comunicaciones cara a cara. La comunicación no verbal es una parte importante en la interacción humana – algunos estudios sostienen que el 93% de todas las comunicaciones se basa en algo más que el habla. Las sutilezas de la emoción sólo pueden ser apreciadas cuando se ve a la persona que está hablando y los matices del habla se aclaran mediante las expresiones faciales y el lenguaje corporal.

Una solución muy satisfactoria es la videoconferencia. Aquí las empresas pueden obtener los beneficios de la comunicación cara a cara pero sin tener que salir de la oficina. Los beneficios que ofrece, en términos de ahorro de tiempo y ahorro de costes para la empresa son enormes. En Cable & Wireless Worldwide practicamos lo que predicamos y hemos trasladado todas las reuniones posibles al entorno virtual. Esto ha dado lugar a importantes ventajas de eficiencia y, con este tipo de ahorro, es fácil lograr un retorno de la inversión en un periodo de tiempo muy corto.

Tecnología ‘antigua’

La videoconferencia no es una tecnología nueva; comenzó a probarse en la década de los años 30 con circuitos cerrados vinculados a la televisión, y se probó en redes de telecomunicaciones en la década de los 60. Sin embargo, a pesar de la grandeza que apuntaba desde el principio, la videoconferencia nunca dio el salto a ser utilizada de forma masiva.

Existían razones de peso para esto, pero principalmente, los desarrolladores se vieron obstaculizados por la incapacidad de crear una solución que reuniera calidad y bajo coste, necesarios para la adopción masiva. Durante décadas, la videoconferencia era sinónimo de baja velocidad, mala calidad de imagen y bajos niveles de utilidad.

Sin embargo, un cambio radical en la capacidad de mover grandes volúmenes de datos a través de redes ha tenido un efecto en el mundo de la videoconferencia. Hoy día no sólo estamos capacitados para tener una videoconferencia, sino que podemos tener telepresencia – una experiencia de videoconferencia tan clara que realmente se siente como si la persona a la que se está hablando estuviera en la misma habitación.

El hardware utilizado en la telepresencia es un mundo aparte de la webcam que se pueda tener en la parte superior del monitor. Las suites que ofrecen los proveedores como TANDBERG y Polycom ahora vienen con pantallas HD que pueden instalarse de modo que envuelvan por completo la sala de conferencia dando un efecto de total inmersión. Esto hace que uno se sienta como si se estuviera hablando con alguien que está sentado en la misma mesa – es fácil olvidar que en realidad que se está conectado a través de una red en vez de estar sentados cara a cara.

Nada de esto sería posible, sin embargo, sin la mejora de la red subyacente que soporta la solución de telepresencia. En el pasado uno de los principales obstáculos a esta cualidad de hacer conferencias fue que las redes de telecomunicaciones no se habían construido para soportar los requerimientos de ancho de banda de la videoconferencia.

Esto desembocó en una estresante experiencia para el usuario debido a los retrasos y la pérdida de paquetes por las dificultades del sistema para adaptarse a las necesidades de la aplicación. La única alternativa era una conexión especializada muy costosa y que tenía que estar dedicada exclusivamente a la llamada de video, algo imposible de afrontar para la mayoría de empresas.

Hoy, sin embargo, las telecomunicaciones de redes de próxima generación tienen el ancho de banda y la inteligencia no sólo para la videoconferencia, sino también para apoyar las demandas de la telepresencia avanzada. Las Redes de próxima generación (NGNs) se basan en el Protocolo Internet (IP) una tecnología ideal para el transporte de vídeo comprimido y, hoy, se están entregando como una red gestionada de hasta 1Gbps de rendimiento– más que suficiente para las teleconferencias.

Las NGNs están creadas para poder proporcionar múltiples servicios sobre la misma red, por lo que los elementos de voz y video de la telepresencia pueden apoyarse y entregarse de manera efectiva y simultánea en tiempo real. Esto ha significado que, por primera vez, se pueda proporcionar un servicio transparente y fluido. Por otra parte, la red no solo está dedicada a la sesión de video; la disponibilidad de un ancho de banda enorme amplía las posibilidades de que una empresa pueda ejecutar todas sus funciones de red, incluyendo voz, datos e Internet simultáneamente, mientras la video conferencia está en marcha.

Si bien la tecnología está ahora sin duda capacitada, una suite completa de telepresencia sigue siendo una inversión importante para una empresa, ya que necesitaría que la solución le fuera útil durante largo tiempo, que sea la adecuada y que genere ROI. Una solución que estamos viendo cada vez más es que terceras empresas ofrecen suites de Videoconferencia Gestionada en áreas urbanas para alquilar por horas. Es una solución que se adapta particularmente a los parques empresariales y a edificios de centros de negocios, ya que el coste de instalación así como la productividad y el rendimiento se pueden compartir entre todos los usuarios.

Esta tendencia va a hacer que los servicios de telepresencia sean asequibles incluso para las empresas más pequeñas, mientras que las grandes tendrán sus propias suites en sus oficinas. Así como durante los primeros tiempos de la telefonía los elevados alquileres de línea animaron a la gente a usar las cabinas telefónicas como alternativa a tener su propio teléfono, las empresas de telefonía modernas están dándose cuenta cada vez más de los beneficios de las suites de telepresencia bajo demanda.

El incremento de las suites de telepresencia podría dar lugar a que esta función la desempeñen proveedores terceros. No es difícil imaginar que, en solo unos años más, la videoconferencia será tan popular como hoy lo es la teleconferencia y los viajes de empresa serán prácticamente suprimidos. En vez de viajar desde Valencia hasta Madrid para una reunión de negocios, los trabajadores simplemente tendrán que desplazarse mucho más cerca, al sitio donde tengan la suite de videoconferencia e iniciar la reunión.

Esto no sólo reducirá los costes innecesarios de los viajes, sino que también aumentará la productividad al emplear menos tiempo de camino a las reuniones. Por primera vez, estas soluciones no son cuestión de «si se llevaran a cabo», sino de «cuándo».

Nigel Stevens, director de gestión de producto de C&W WorldWide.