Cómo mejorar la colaboración en las reuniones por videollamadas

Las reuniones por videollamada son un recurso valioso y necesario en la era del trabajo híbrido, pero su resultado dependerá de cómo se realicen. En demasiadas ocasiones se hacen cansinas, te hacen perder un tiempo valioso y aportan poco a la productividad de tu empresa.

El problema no radica en el medio utilizado sino de cómo se utiliza. La falta de agenda, objetivos claros o un propósito definido no solo resta valor al encuentro, sino que también afecta la productividad del equipo. No es raro que, al terminar, nadie tenga claro qué decisiones se han tomado ni quién debe hacer qué, cuando los temas tratados podrían haberse resuelto con un correo electrónico o mensaje rápido por otros medios.

Cómo mejorar las reuniones por videollamadas

Zoom ha publicado una infografía donde aporta una serie de consejos para lograr aprovechar ese tiempo compartido y en línea, entendiendo que una reunión no empieza cuando se enciende la cámara ni termina al cerrar la sesión. La firma especializada toma las reuniones como parte de un ciclo más amplio, donde la preparación previa y el seguimiento posterior son esenciales para lograr resultados efectivos y propone seguir una serie de pasos específicos si usas sus aplicaciones de colaboración, pero que son extensivos si usas otras soluciones:

Programa tu reunión: para que una reunión sea efectiva, es clave programar con antelación y asegurarse de que figure en los calendarios de todos los asistentes. Zoom Workplace facilita este proceso con múltiples opciones: agendar desde Zoom Docs al crear un briefing, directamente desde un canal de Team Chat o mediante Zoom Scheduler, que permite a contactos externos elegir el horario más conveniente. Si falta tiempo para coordinar agendas, AI Companion puede hacerlo automáticamente. Al programar, se activa el chat continuo para centralizar la comunicación y los archivos antes, durante y después de la reunión. También es recomendable habilitar AI Companion, que permite generar resúmenes, tareas y documentos a partir de la transcripción, optimizando así la preparación y el seguimiento.

Prepara tu agenda: tener una agenda clara es clave para que una reunión sea productiva. Permite a los asistentes prepararse, saber qué esperar y contribuir con foco en los objetivos. Lo ideal es compartirla antes del encuentro y dar espacio a que otros propongan temas si lo consideran necesario. Con Zoom Workplace, AI Companion se puede generar una agenda inicial extrayendo información relevante de chats, documentos o reuniones anteriores. Además, se pueden tomar los aportes del equipo mediante encuestas previas, útiles para detectar dudas o temas que merecen atención, y por ello, facilitar su edición y acceso colaborativo, se recomienda crear la agenda en Zoom Docs.

Revisa todo antes de la reunión: antes de la reunión, es fundamental que todos los participantes cuenten con la información necesaria para una conversación fluida. Además de la agenda, se recomienda compartir recursos como archivos, pizarras o documentos relevantes, ya sea en la invitación o en el chat continuo. Plantear preguntas previas o incluir un rompehielos en el chat también puede ayudar a dinamizar la participación. En caso de que alguien no pueda asistir, este espacio permite dejar actualizaciones o comentarios, asegurando que todo el equipo se mantenga informado.

Mantente informado con AI Companion: si AI Companion está activado al iniciar la reunión, genera una transcripción en tiempo real y toma notas automáticamente. Esto permite a los asistentes consultar información específica desde su panel personal mientras se discuten los temas de la agenda, se toman decisiones o se asignan tareas. Al finalizar, la herramienta entrega un resumen con las principales conclusiones y acciones a seguir, lo que facilita el seguimiento y la ejecución posterior.

Colabora y gestiona proyectos: durante la reunión, la colaboración en tiempo real es clave. Los asistentes pueden compartir y coeditar documentos de Zoom o pizarras digitales directamente en la conversación. Se recomienda utilizar Zoom Docs para registrar actualizaciones, etiquetar colaboradores y añadir comentarios, así como insertar pizarras como apoyo visual. También es posible compartir en pantalla documentos de Google Docs o Microsoft Word para facilitar la edición conjunta mientras la reunión está en curso.

Encuentra los archivos que necesitas para empezar a trabajar: compartir enlaces y archivos en el chat durante la reunión permite distribuir información clave de forma ágil. Una vez finalizada la sesión, estos recursos permanecen disponibles en el chat continuo junto con los mensajes intercambiados. En reuniones recurrentes, todos los materiales compartidos (incluidos archivos, imágenes y documentos) pueden consultarse fácilmente desde la pestaña “Recursos”, lo que facilita el acceso y evita perder tiempo buscando información importante.

Toma acción para mantener el avance: para asegurar el seguimiento tras la reunión, se recomienda revisar el chat continuo y la pestaña de Tareas, donde AI Companion añade automáticamente los puntos de acción. Si es necesario, se puede consultar la grabación inteligente por temas. Además, la función “Crear desde reunión” permite generar documentos directamente desde la transcripción y el resumen, lo que facilita la preparación de entregables. Este proceso puede automatizarse con Flujos de Trabajo, incorporando el resumen en un documento de Zoom de forma automática.

Ayuda a tus compañeros a ponerse al día: si algún participante no asistió, puede ponerse al día fácilmente con el resumen generado por AI Companion, disponible en el chat continuo o enviado automáticamente por correo. Además, todos los archivos, resúmenes y grabaciones están accesibles desde la tarjeta de la reunión en el calendario.