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La videoconferencia en las empresas: tecnología al servicio de la colaboración

No hay duda que la pandemia ha acelerado la adopción de muchas herramientas digitales y la videoconferencia ha sido sin duda una de las más potentes e interesantes. Ha dejado de ser un lujo tecnológico para convertirse en imprescindible en el entorno empresarial actual en el que las reuniones virtuales y mixtas son fundamentales tanto para un entorno laboral en el que el trabajo remoto ha llegado para quedarse como para encuentros con clientes y proveedores. De esta forma la videoconferencia se ha ido consolidando como un recurso clave para garantizar la conectividad, la productividad y la colaboración rompiendo barreras y convirtiéndola en algo cotidiano. Hoy en día, las empresas buscan mejorar la experiencia, la seguridad y la eficacia de las videoconferencias adoptando soluciones más avanzadas, como salas autónomas con barras de videoconferencia, pantallas táctiles interactivas y software optimizado.
Impacto y tendencias de la videoconferencia según estudios recientes
Diversos estudios realizados una vez amortizado el efecto de la pandemia analizan el uso de estas herramientas y las opiniones de los responsables y trabajadores de diversas empresas donde se subraya la importancia fundamental de la videoconferencia en el entorno laboral:
- Según McKinsey & Company, el modelo híbrido de trabajo será predominante en los modelos de trabajo del futuro, combinando entornos presenciales y remotos. Este cambio se apoya en el uso intensivo de herramientas de colaboración como la videoconferencia, que permiten esa sinergia entre esas dos modalidades de trabajo.
- El European Communication Monitor 2021 señala que el 89,2% de los profesionales de la comunicación en Europa utilizan videoconferencias para interactuar con stakeholders. Es un dato que subraya la importancia de estas tecnologías para las comunicaciones internas y externas.
- Según se indica en un estudio de la consultora Forrester, el uso de tecnologías de colaboración, incluyendo la videoconferencia, ha permitido a los empleados ahorrar entre un 5% y un 10% de su tiempo semanal de trabajo, lo que se traduce en unas 2-4 horas semanales. Si se enfoca el dato en términos empresariales, este ahorro de tiempo puede llegar a traducirse en beneficios económicos muy significativos, especialmente en empresas con fuerzas de trabajo medianas y grandes.
- En su informe sobre el Hype Cycle para el Espacio de Trabajo Digital, otra consultora como Gartner ha destacado que la necesidad de las empresas de mantener una resiliencia digital tras la pandemia ha impulsado la adopción de tecnologías como la videoconferencia, consolidándolas como un factor totalmente esencial para la continuidad de las operaciones. Según Gartner, las tecnologías de videocolaboración no solo aumentan la productividad, sino que también mejoran la experiencia del empleado dentro de su entorno laboral y la conexión e interacción entre equipos.
- Finalmente según un informe del desarrollador de software de colaboración Zoom, el 84% de las empresas encuestadas está de acuerdo en que las soluciones de videoconferencia seguirán siendo fundamentales para las operaciones empresariales más allá de la pandemia. Este dato deja claro que la pandemia ha impulsado estas herramientas pero que van a seguir siendo importantes en el futuro del trabajo.
En general estos estudios reflejan cómo la videoconferencia ha evolucionado de una solución alternativa o incluso exótica para algunas empresas a ser todo un pilar esencial en la comunicación empresarial. Las empresas están utilizando esta tecnología no solo para mejorar la productividad, sino también para fortalecer la experiencia del empleado, optimizar la toma de decisiones y consolidar la conexión con clientes y socios estratégicos así como proveedores o inversores.
Avances tecnológicos en las salas de videoconferencia
Uno de los mayores avances en esta área que ha recibido el impulso mencionado ha sido sin duda la integración de salas de videoconferencia autónomas, que combinan hardware y software en soluciones compactas y fáciles de usar con una integración de soluciones llave en mano de funcionamiento eficaz y sencillo. Estas soluciones convierten cualquier estancia en una potente sala de videoconferencias de forma inmediata Estas salas pueden ser equipadas con barras de videoconferencia como las que ofrecen fabricantes como de Logitech, Poly o Yealink, que ofrecen entre otros avances:
- Cámaras con IA que son capaces de ajustar de forma totalmente automática el encuadre para capturar a todos los participantes de manera óptima para que todos sean visibles de la mejor forma.
- Micrófonos direccionales que con un diseño y tecnología avanzadas garantizan una calidad de audio nítida, incluso en entornos ruidosos asegurando el mejor audio para el entendimiento de todos los participantes.
- Integración con las plataformas de videoconferencia para su compatibilidad con soluciones como Zoom, Microsoft Teams o Google Meet ya que estas soluciones están preconfiguradas para un uso inmediato.
Estas salas autónomas aseguran un funcionamiento eficaz sin necesidad de configuraciones complejas para que así cualquier usuario las pueda poner en marcha sin necesidad de la presencia de un técnico, ideal para reuniones improvisadas o simplemente para poder prescindir del personal de IT para poder iniciar reuniones en segundos.
Pantallas táctiles: una colaboración más vistosa y eficaz
Otra tendencia que se ha venido imponiendo es el uso de pantallas táctiles interactivas avanzadas en las reuniones. Equipos como los Microsoft Surface Hub o las soluciones de Samsung Flip no solo permiten compartir presentaciones estáticas, sino que también facilitan la colaboración en tiempo real modificando los contenidos en vivo con funciones como:
Escritura colaborativa que permite a los participantes en las reuniones añadir notas y comentarios directamente en documentos o pizarras digitales, ya sea de forma presencial o remota mediante el software colaborativo.
Análisis de datos dinámicos, una función que permite interactuar en vivo con gráficos, mapas y datos directamente en la pantalla para mejorar la toma de decisiones y poder discutir sobre datos reales de forma interactiva.
Integración multiplataforma que facilita el que se puedan unir a las reuniones virtuales colaborativas con otros dispositivos, permitiendo a los equipos trabajar desde sus ordenadores, tablets o smartphones para mostrar datos en las pantallas de la sala de reuniones.
Gracias a todas estas funciones las reuniones son más inmersivas y sobre todo colaborativas con una interacción más directa e inmediata. Esto permite una mayor productividad y eficacia de las reuniones.
Resumen de beneficios clave de estas tecnologías
La implementación de salas de videoconferencia autónomas y pantallas táctiles ofrece numerosos beneficios que podemos resumir en los siguientes puntos:
Ahorro de tiempo: La tecnología simplifica la preparación de las reuniones, reduciendo el tiempo perdido en configuraciones realizadas por personal técnico especializado. Además permiten interaccionar con distintos soportes y software para asegurar la compatibilidad.
Mayor participación: Los equipos distribuidos pueden favorecer una colaboración mucho más efectiva, fomentando la participación de todos para aumentar la creatividad y la innovación. Una mayor interactividad potencia esta capacidad de participación.
Mejor toma de decisiones: La combinación de herramientas de videoconferencia con recursos interactivos de alta tecnología como las pantallas táctiles y otros facilita discusiones más dinámicas y basadas en datos representados de forma potente y visual.
Escalabilidad: Estas soluciones están pensadas para crecer con las empresas, son adecuadas para empresas de cualquier tamaño pero también permiten aumentar el número de salas y participantes sin grandes esfuerzos técnicos o económicos.
Seguridad: La adopción de soluciones de reconocidas empresas fabricantes de tecnología, tanto en el ámbito del software como del hardware, permite garantizar la seguridad y la privacidad de las sesiones.
El futuro de la videoconferencia empresarial
El objetivo presente y futuro de las tecnologías de videoconferencia va a seguir siendo garantizar una comunicación fluida e interactiva así como aumentar la eficacia y productividad de las reuniones virtuales y mixtas. Con avances en inteligencia artificial, realidad aumentada y tecnologías 5G, el futuro de la videoconferencia promete ser aún más decisivo en áreas como la productividad o la mejor toma de decisiones. Ya están en marcha sistemas capaces de traducir en tiempo real, sacar resúmenes de las reuniones con posibilidad de interactuar con una inteligencia artificial generativa para plantear cuestiones como tareas asignadas o incluso sacar conclusiones del tono general de la reunión. También nos encontraremos pronto con salas capaces de proporcionar nuevas experiencias inmersivas y aplicaciones de realidad aumentada.
Por todo lo visto las soluciones avanzadas de videoconferencia no solamente suponen una necesidad para que una empresa se mantenga competitiva y productiva, sino que pueden abrir en el futuro nuevas posibilidades que solamente empezamos a atisbar. Estos sistemas mejoran no solamente la eficiencia operativa, sino que también fortalece la cultura empresarial al facilitar la conexión entre equipos, sin importar su ubicación y facilitar la interacción y colaboración. Empresas como Office-Easy están liderando este cambio, ayudando a las organizaciones a aprovechar al máximo estas tecnologías innovadoras para impulsar su éxito en un mundo cada vez más digitalizado.
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