El valor del negocio en los contenidos gestionados

Un nuevo informe co-patrocinado por AIIM, la organización de gestión de contenidos empresariales (ECM), y OpenText proporciona una visión cuantificable y real sobre cómo unas mejores estrategias relacionadas con la gestión de información y contenido pueden ayudar a las compañías a operar de forma más rentable y capitalizar los beneficios que supone compartir el conocimiento, colaborar y mejorar los procesos de negocio.

Una de las conclusiones más notables de la encuesta, realizada a más de 450 profesionales de IT y directores de negocio, es que la productividad de los profesionales mejoraría un 30% si éstos pudieran encontrar los documentos e información interna de forma tan sencilla y rápida a como lo hacen en la Web.

En la misma dirección, las respuestas indican que los niveles de servicio al cliente y los tiempos de respuesta podrían mejorarse en un 33% si todo el personal que trabaja directamente con el cliente pudiera acceder y compartir inmediatamente toda la información relacionada con cada caso.

«El contenido está creciendo rápidamente en todos los negocios. Sabemos que la productividad, cumplimiento y capacidad de respuesta de las compañías descenderán de forma continuada si no se hace nada para gestionar esta avalancha de contenidos», señaló Doug Miles, director de la división de Inteligencia de Mercados de AIIM. «En este estudio, medimos los factores de ROI detalladamente, cuantificando las mejoras que puede proporcionar un sistema ECM bien implantado, indicando los costes potenciales que pueden provocar los fallos en seguridad y cumplimiento. Las oportunidades para mejorar los negocios son extraordinariamente significativas», añadió.

Otras oportunidades de mejora son:

– La productividad del personal administrativo podría incrementarse un 33% mediante el uso de workflows, formularios escaneados y captura de datos automatizada.

– El cambio a una cultura de archivado exclusivamente electrónico reduciría el espacio físico de oficina dedicado a almacenamiento de archivos de un 14,5% a un 5,9%, una reducción del 60%.

– El tamaño de las granjas de servidores dedicados a contenidos no estructurados y correos electrónicos podría reducirse entre una tercera parte y la mitad si cada documento o adjunto de correo fuera almacenado una sola vez.

– Un entorno de trabajo ampliamente accesible y colaborativo podría mejorar la entrega de proyectos en una media del 23% en términos de tiempo y costes del proyecto.

– Los encuestados indicaron que pensaban que las aplicaciones Enterprise 2.0 podrían mejorar la productividad y compromiso de la plantilla en torno a un 18%.

– La mejora en eficiencia que se conseguiría al dotar al personal de oficina de acceso móvil global a la información de la compañía estaría, probablemente, entre el 20 y el 25%.

Entornos mal gestionados

La encuesta pone de manifiesto los retos para las compañías que están sobresaturadas por el volumen de documentos y contenidos acumulados en unidades compartidas, correos, dispositivos móviles y laptops y ficheros en papel.

Para un 61% de los encuestados, el conocimiento organizacional es lo primero que sufre en un entorno mal gestionado, provocando que la compañía pierda su posición competitiva debido a inadecuadas decisiones y una falta de experiencia acumulada. La innovación se considera que es otra víctima destacable de la escasa colaboración y una limitada capacidad para compartir el conocimiento, seguida por el impacto en la productividad que conlleva el cansancio en la búsqueda de información.

Las brechas de cumplimiento y las fugas de datos e información tienen también un gran peso en las opiniones de los encuestados. Por ejemplo, el 40% de las organizaciones podrían sufrir financieramente por un fallo de cumplimiento, mientras que al menos un 66% podría verse afectado por una mala, y costosa, publicidad.

Más de un tercio de las organizaciones indicó que no tendría forma de descubrir al responsable si se filtraran datos sensibles a un competidor o a la prensa por parte de un empleado confiado. Sólo una cuarta parte podría identificar fácilmente a un empleado específico en función de sus logs de actividad. Para el 60% de las grandes organizaciones, el impacto potencial de tal fuga podría ser alto y para un 13% sería «desastroso».