RICOH @Copy: hacia la digitalización de la administración pública

La compañía ha presentado su solución RICOH @Copy, un software para sus equipos multifuncionales que permite generar copias electrónicas auténticas con la misma validez legal que el documento en papel original. De esta forma, se elimina el papel de los procesos de tramitación y gestión documental desde el primer momento, lo que se traduce en un ahorro de entre 20.000 y 30.000 euros para las administraciones.

Consciente del largo camino que las Administraciones Públicas deben recorrer hacia la administración electrónica y las necesidades que tienen para adecuarse al Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI) y al Esquema Nacional de Seguridad (ENS) antes de enero de 2014, RICOH ha desarrollado @Copy para facilitar de forma significativa esta transición. Se trata de una solución completamente automática e integrada en los dispositivos multifuncionales, que se diferencia de otras soluciones por realizar la firma electrónica, la estampación del sellado de tiempo y la vinculación de metadatos de la copia electrónica auténtica dentro del mismo equipo multifuncional. El documento digital resultante cumple con todas las leyes definidas por el ENI y el ENS, por lo que el ejemplar en papel ya no es imprescindible.

Según el informe CAE 2011, realizado por el Ministerio de Hacienda y Relaciones Públicas, en 2011 solo el 25% de las Comunidades Autónomas habían implementado un sistema de copias electrónicas de documentos, por lo que esta sigue siendo una de las principales asignaturas pendientes de la administración dentro de la adaptación a la Ley de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. El mismo estudio constata que el 87,5% de los españoles siguen utilizando las Oficinas de Atención al Ciudadano o las diferentes ventanas de registro presencial para proporcionar documentación a la administración en papel.