La IA en la gestión documental reduce costes y tiempo, y mejora eficiencia

Tal como está sucediendo en todo tipo de sectores y áreas, la IA está transformando la gestión documental, ya que permite automatizar tareas, rebajar costes y mejorar la accesibilidad a la información

La automatización de procesos permite que la IA organice y analice documentos sin necesidad de intervención manual, optimizando tiempos y reduciendo errores. Según la compañía española OpenKM, desarrolladora del sistema de gestión documental open source del mismo nombre, señala que «las empresas que adoptan soluciones de gestión documental con IA logran reducir hasta un 60% el tiempo dedicado a la clasificaicón y procesamiento de documentos«.

La extracción de datos inteligente, a través de técnicas de proceso de lenguaje natural, facilita la consecución de información clave de gran cantidad de datos (incluso de texto escrito a mano). Además, lo consigue con más precisión que las soluciones comerciales tradicionales, lo que puede llevar reducir a la mitad los errores de introducción manual de datos.

Otro de los beneficios principales del uso de este tipo de sistemas de gestión documental es la reducción de costes operativos hasta en un 40%, ya que la automatización la necesidad de que el personal realice tareas repetitivas, y permite dedicar tiempo y recursos  a funciones de mayor valor añadido.

En el sector sanitario, la IA optimiza la revisión y clasificación de documentos clínicos, mejorando la gestión de historiales médicos y rebajando hasta un 30% el tiempo de acceso a la información. En el ámbito legal, la tecnología agiliza la organización de expedientes y la localización de documentos judiciales, rebajando hasta la mitad el tiempo que se tarda en recuperar información clave.

En finanzas, la automatización documental mejora la gestión de facturas, contratos y documentos regulatorios, lo que rebaja tanto tiempo como fallos. Según estimaciones de OpenKM, las empresas pueden reducir hasta en un 45% el tiempo que dedican a la gestión de documentos financieros.

Pero la adopción de la IA en la gestión documental, a pesar de sus ventajas, debe tener en cuenta aspectos como la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo. Según Gaspar Palmer, CEO de OpenKM, «las empresas deben garantizar que sus sistemas de IA protejan la confidencialidad de la información y cumplan con las regulaciones vigentes«.

Palmer ha señalado también que «las organizaciones generan y manejan volúmenes de información cada vez más grandes, y sin una gestión eficiente, este flujo de datos se convierte en una carga en lugar de en un activo. Con la integración de IA no solo agilizamos los procesos documentales, sino que también ofrecemos a las empresas la oportunidad de rebajar hasta un 60% el tiempo dedicado a la gestión de documentos y un 40% los costes operativos«.