UCM automatiza su tesorería

La Universidad Complutense de Madrid necesitaba disponer de una herramienta de comunicación bancaria que permitiera una eliminación de los errores por duplicidad de movimientos y una posición de tesorería al día. Para ello confió en la integración con SAP de Sage XRT Treasury con los módulos de Comunicación y Bankconnect for SAP. Con ello, entre otros beneficios, se logró la automatización de los procesos de comunicación con las entidades financieras. 

La Universidad Complutense de Madrid (UCM) es la universidad de referencia en España. En sus aulas se pueden cursar 77 titulaciones oficiales, en torno a 230 títulos propios y cerca de 200 programas de doctorado.  La formación académica se complementa con una gran oferta deportiva y de actividades culturales.

Esta entidad se planteó el objetivo de actualizar su proceso de banca electrónica, que hasta ahora era manual. Para gestionar las 74 y 62 cuentas de los dos bancos con los que se operaba con unos 180.000 y 119.000 movimientos, se realizaban las conexiones y las descargas de los extractos de la banca electrónica uno a uno para volver a cargarlos en SAP para su posterior contabilización y proceso de conciliación.

Estos procesos manuales provocaban una duplicidad de extractos, una inconsistencia por omisión de movimientos, solicitudes al banco de movimientos no cargados en su fecha y no siempre disponibles y, finalmente, la no utilización de la posición de tesorería por falta de información.

Módulo Comunicación de Sage XRT Treasury: un proceso automatizado y  desatendido

Con la selección del módulo de comunicación bancaria de la plataforma Sage XRT Treasury, se buscaba una automatización del sistema de banca electrónica sin necesidad de intervención por parte del personal. El módulo de Comunicación de esta solución se conecta a primera hora de la mañana a las entidades
financieras, descarga y controla la integridad de los extractos. Por su parte, el módulo Sage XRT Bankconnect for SAP, carga los extractos en SAP donde se contabilizan para su posterior conciliación en SAP.

Con Sage XRT Treasury se pueden intercambiar datos con todos los interlocutores financieros. Su biblioteca de protocolos de comunicación y su amplia gama de
formatos, locales e internacionales, permiten responder a las necesidades de transmisión sea cual sea el formato o el banco. Las comunicaciones y las tareas recurrentes están automatizadas. Mediante los calendarios parametrizables se programan las horas y fechas de sus conexiones.

Así se evitan los riesgos de duplicidades y errores, y se libera de las restricciones asociadas a las traducciones de datos. Además proporciona controles de consistencia, sincronización e integridad de datos, para prevenir la interrupción de la secuencia de los procesos BankConnect for SAP traduce los archivos de los
extractos bancarios y los integra automáticamente en SAP, vía IDOC.

Diariamente, la aplicación de comunicación bancaria realiza las conexiones a las distintas entidades bancarias. En caso de fallo, realiza hasta un total de 6 reintentos cada minuto. Una vez recuperados los ficheros bancarios, el módulo Sage XRT Bankconnect for SAP realiza los controles de integridad, coherencia y otras verificaciones antes de cargarlos en SAP, creando los IDOC´s. Finalmente se pasa a contabilizar los movimientos y a actualizar la posición de tesorería.

Conclusiones
 

Tras la implantación de las soluciones de Sage XRT, se consiguió la automatización de las comunicaciones bancarias de forma desatendida, eliminando los errores por duplicidad de movimiento y por inconsistencia por falta de información. Se pasó de tener unas 200 incidencias al año por duplicidad a no tener ninguna y además de tener una posición de tesorería actualizada al día.