Circo del Sol utiliza la IA de SAP para reducir de 30 a 2 minutos la gestión de consultas sobre facturas

Cuando pensamos en Circo del Sol, lo primero que viene a la mente son sus espectaculares acrobacias, sus elaborados vestuarios y sus producciones artísticas. Sin embargo, detrás de cada representación existe una organización empresarial de enorme complejidad, que necesita coordinar recursos humanos, compras, logística, finanzas y proveedores repartidos por todo el mundo.

Fundada en 1984 por un grupo de 20 artistas callejeros en Canadá, la compañía se ha convertido en una de las grandes referencias internacionales del entretenimiento en vivo. Actualmente cuenta con unos 4.000 empleados, entre ellos 1.300 artistas, y mantiene 38 espectáculos diferentes. Sus producciones han llegado a cerca de 1.450 ciudades de 90 países.

Gestionar esta actividad requiere una infraestructura tecnológica capaz de conectar múltiples departamentos y garantizar que las operaciones funcionen correctamente, independientemente de dónde se encuentre cada espectáculo.

Para ello, Circo del Sol mantiene desde 2001 una colaboración con SAP, cuyas soluciones empresariales se han convertido en una pieza fundamental de su transformación digital.

La inteligencia artificial entra en la gestión financiera

Uno de los proyectos más recientes de esta colaboración es el desarrollo de un asistente de inteligencia artificial para automatizar las consultas relacionadas con las facturas de los proveedores.

El reto no era menor. Circo del Sol gestiona más de 70.000 facturas al año, generadas por los numerosos proveedores que participan en sus espectáculos y operaciones internacionales. Además, aproximadamente el 40% de las consultas que recibe su departamento de cuentas a pagar está relacionado con solicitudes de información sobre el estado de las facturas.

Hasta ahora, responder a estas peticiones implicaba consultar diferentes sistemas, identificar los documentos correspondientes, comprobar el estado de los pagos y preparar una respuesta para cada proveedor.

Para simplificar este proceso, Circo del Sol y SAP comenzaron a trabajar conjuntamente en enero de 2025 en el desarrollo de una solución basada en SAP Business AI y SAP Business Technology Platform (SAP BTP).

El resultado es un asistente inteligente capaz de analizar automáticamente los correos electrónicos que llegan al departamento financiero, identificar el motivo de la consulta y localizar la información necesaria para responder.

La herramienta puede interpretar mensajes en inglés y francés, extraer números de factura de documentos adjuntos, identificar incidencias y clasificar las solicitudes según su urgencia. Posteriormente, genera una propuesta de respuesta con la información sobre el estado de las facturas.

El impacto operativo ha sido significativo: el tiempo medio necesario para gestionar estas consultas ha pasado de 30 minutos a solo dos minutos, lo que supone una reducción aproximada del 93%.

«El Asistente de Facturas basado en IA nos permite ser más eficientes y consistentes. Nos ayuda a centrarnos en nuestros clientes, permitiéndonos ofrecer respuestas más completas a los correos electrónicos sobre facturas y reducir los intercambios innecesarios», explica Jessica Ippersiel-Despatie, responsable del equipo de Cuentas a Pagar de Cirque du Soleil.

SAP BTP y la nube como pilares de la transformación

La automatización de las facturas forma parte de una estrategia de digitalización mucho más amplia. Cirque du Soleil está modernizando sus sistemas empresariales mediante la migración a SAP Cloud ERP, anteriormente conocido como SAP S/4HANA, dentro de su colaboración con SAP.

Esta transición permite integrar la información de diferentes áreas en un entorno centralizado y facilita el acceso a datos actualizados para mejorar la toma de decisiones.

SAP Business Technology Platform desempeña un papel importante en este proceso, al permitir conectar aplicaciones, desarrollar nuevas funcionalidades y automatizar operaciones sin depender de sistemas independientes.

En el caso del asistente de facturas, SAP HANA Cloud actúa como repositorio central de los correos electrónicos, los resultados de los análisis y las respuestas generadas, mientras que SAP AI Core proporciona capacidades de inteligencia artificial.

El objetivo es reducir la complejidad tecnológica y conseguir que los diferentes departamentos puedan trabajar con información compartida, evitando duplicidades y tareas manuales innecesarias.

Compras, viajes y recursos humanos también se digitalizan

La modernización tecnológica de Cirque du Soleil no se limita a la gestión financiera. La compañía utiliza diferentes soluciones de SAP para administrar prácticamente todas las áreas de su negocio.

En compras, por ejemplo, trabaja con unos 16.000 proveedores activos que suministran desde materiales para sus más de 18.000 trajes hasta equipamiento técnico para las producciones.

La utilización de SAP Ariba le permite centralizar la información de los proveedores, mejorar la gestión del gasto y simplificar los procedimientos de contratación. Según los datos facilitados por la compañía, algunas tareas de compras se realizan ahora hasta cinco veces más rápido que con los sistemas anteriores.

Otro ámbito especialmente complejo es la gestión de viajes. La naturaleza internacional de sus producciones obliga a coordinar miles de desplazamientos anuales de artistas, técnicos y personal de apoyo.

Con SAP Concur, la marca ha estandarizado los procedimientos de viajes y gastos, mejorando el control presupuestario y la visibilidad sobre los costes asociados a la movilidad de sus profesionales.

La transformación también alcanza a los recursos humanos. SAP SuccessFactors permite centralizar los datos de los empleados, automatizar procesos administrativos y facilitar que los profesionales consulten sus nóminas, actualicen información personal o gestionen permisos desde cualquier dispositivo.

Un ejemplo de cómo aplicar la IA a problemas empresariales reales

El caso de esta empresa refleja una de las principales tendencias en la transformación digital empresarial: la evolución desde la implantación de herramientas tecnológicas independientes hacia plataformas integradas capaces de automatizar procesos completos.

La inteligencia artificial deja así de utilizarse exclusivamente para generar contenidos o responder preguntas y comienza a incorporarse a operaciones concretas, con resultados medibles en productividad.

Aunque las dimensiones y necesidades del Circo del Sol están alejadas de las de la mayoría de las empresas, su experiencia pone de manifiesto la importancia de identificar procesos repetitivos y aplicar tecnologías que permitan simplificarlos.

La gestión de facturas, las consultas de proveedores, el control de gastos o la administración de empleados son actividades comunes a organizaciones de distintos tamaños, y precisamente por eso se encuentran entre los ámbitos donde la automatización puede ofrecer beneficios tangibles.

Para Circo del Sol, el siguiente paso consiste en seguir aprovechando la integración de sus sistemas y las capacidades de inteligencia artificial para mejorar la eficiencia operativa. Una transformación que demuestra que la tecnología que hace posible un espectáculo de alcance mundial no solo está sobre el escenario, sino también en los sistemas que mantienen en funcionamiento toda la organización.