Tres de cada cuatro organizaciones sufren problemas por ineficiencias en los procesos documentales

Según el último estudio encargado por RICOH y realizado por IDC, en los últimos cinco años, tres de cada cuatro organizaciones han visto como las ineficiencias en sus procesos basados en documentos han derivado en serios incidentes.

Las consecuencias por ineficiencias en el proceso de documentos son severas. El 36% de las compañías no pudo cumplir los requisitos establecidos, el 30% perdió trabajadores clave y el 25% perdió a clientes importantes. Otras consecuencias son: graves brechas de seguridad en IT, duras auditorías, crisis de relaciones públicas e incluso demandas judiciales.

Pero también hay buenas noticias. Al abordar estos vacíos de eficiencia de forma proactiva se pueden evitar importantes costes financieros. El informe de IDC estima que el coste total de un error al procesar algún tipo de documento (en términos de tiempo en realizar la tarea, supervisión ejecutiva, rehacer el trabajo y revisar los procesos, así como los costes de oportunidad asociados a los clientes perdidos) son diez veces superiores a los gastos extras directos (como el pago de acuerdos financieros).

El informe también constata que hay propuestas para mejorar los procesos de documentos optimizables ya que actualmente no entran en la planificación estratégica de los altos directivos. Este es un hecho importante: los procesos de documentos abarcan múltiples equipos, departamentos y organizaciones. Muchos de los empleados no tienen el grado de responsabilidad para articular y ejecutar los amplios cambios requeridos. “Un cambio verdaderamente efectivo requiere la atención de los altos cargos de la directiva”.