Mejora el rendimiento del área de impresión de tu negocio con nuevos hábitos

Con la que está cayendo y lo que les cuesta a las empresas mantenerse al día, ahorrar en costes cada vez es más importante. Un área en que a veces puede resultar un «agujero de dinero» son las impresoras y sus correspondientes impresiones. ¿Cómo controlar estos gastos? HP nos ofrece unos sencillos consejos que pueden ayudar a las pequeñas y medianas empresas a optimizar este área.

Sé organizado

Contar con una documentación bien organizada permite lograr mayor eficiencia en tu negocio. La gestión documental basada en la nube puede ser clave. Además de poder acceder a la información desde cualquier dispositivo móvil, en cualquier momento y desde cualquier lugar, podrás agilizar el tiempo de búsqueda documental y ganar espacio físico, ya que podrás empezar a pensar en tus impresoras como un espacio de almacenaje.

Según el “Informe global de HP sobre el impacto medioambiental de la impresión 2012”, el 33% de los negocios han disminuido su volumen de impresión debido al uso de archivos en formato digital y a la necesidad de reducir el desorden. Sin embargo, todavía el 75% de los documentos críticos para el negocio se gestionan en los dos formatos: papel y digital.

Ajusta la impresión

Analiza cuáles son tus necesidades reales de impresión para poder obtener unos resultados óptimos. Investigaciones de HP han revelado que el 86% de las empresas quieren disminuir el coste por copia/impresión, el 82% quiere mejorar la productividad del usuario, y entre el 60 y el 80% buscan sustituir sus impresoras de un único usuario por dispositivos para grupos de trabajo.

Además de conocer cuáles son las necesidades del negocio en lo referente a la impresión, debes asegurarte de que sabes sacarle el máximo partido a tu impresora; es importante que sepas cómo controlar los ajustes de calidad e impresión y utilizar el tipo de papel apropiado. Utiliza solo tintas y papel original de HP.

Sé verde

La impresora puede jugar un papel importante en tu oficina si quieres ser respetuoso con el medioambiente. Puedes seguir unos pequeños consejos que te ayudarán a reducir el impacto medioambiental de la impresión:

• Optimiza tu entorno de impresión para reducir el consumo de energía, la emisión de carbono, el gasto de papel y los costes.
• Utiliza herramientas de gestión de la energía como ecoSmart.
• Revisa la forma de gestión del papel teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones:
  • Imprime a doble cara
  • Solicita Pull-Print PIN y soluciones de impresión. Sistemas de autentificación del usuario que permiten reducir los fallos de impresión, reimpresión y los trabajos impresos no recogidos hasta un 30%.
  • Utiliza HP Smart Print: imprime solo lo que necesitas y reduce el gasto de papel cuando imprimes desde Internet
  • Utiliza los cartuchos de impresión orginales de HP: dan mayor calidad y consistencia que los cartuchos reciclados.
  • Digitaliza los documentos
• Recicla los cartuchos de tinta
• Compra impresoras respetuosas con el medioambiente
• Recicla tu impresora

Uno de los principales retos de la compañía ha sido reducir el consumo energético de las impresoras y obtener los mejores niveles de eficiencia energética. Muestra de ello es que en 1984, el consumo energético anual de una impresora HP Laserjet era de 42€, mientras que en 2010 el coste equivalente, comparándolo con un modelo similar, fue de tan solo 1,30€ anuales.

Prepárate para dar una buena primera “impresión”

Los folletos, tarjetas de visita o los dosieres con los que trabajas dicen mucho de tu empresa. Por ello es importante no arriesgarse a dar una mala primera impresión, muy difícil de cambiar, y merece la pena invertir recursos en actualizar y darle un aire nuevo a tus documentos corporativos. Para el desarrollo de los materiales de oficina puedes acceder a la página web Creative de HP.

Sé creativo

El entorno de trabajo tiene un gran impacto en la productividad. Anima a tu equipo a personalizar su zona. Un informe* de HP reveló que el 10% de las empresas encuestadas creen que la impresión “activa la creatividad” y el 26% creen que “activa la productividad”. Garantiza que todo tu equipo tiene acceso a los dispositivos de impresión y de gestión documental y deja vía libra a su creatividad.