FNAC lleva su gestión documental a la nube con R2 Docuo

A finales del pasado año FNAC buscaba una herramienta eficaz para gestionar los documentos relativos a diversas áreas administrativas de su negocio. Un software funcional y seguro que cumpliera con la normativa de protección de datos y que, más allá del mero almacenamiento de documentos, permitiera controlar los procesos internos en los que estos se utilizan. La herramienta que cumplió con esas expectativas se llama R2 Docuo y ha sido proporcionada a FNAC por R2 Sistemas, factoría española de software con 15 años de experiencia en el desarrollo de soluciones informáticas de gestión.

La necesidad: gestión documental y control de procesos

La responsable de sistemas informáticos en tiendas de FNAC, Mónica Prieto explica: “Inicialmente necesitábamos una herramienta que sirviera para para articular todos los temas referentes a la adecuación a la LOPD, tanto en el aspecto más formal de la documentación, como para controlar los procesos de la parte más operativa relativa a la salvaguarda y el seguimiento de los ejercicios de derechos ARCO de nuestros clientes. Este fue el comienzo, pero en breve empezamos a ver otras utilidades de R2 Docuo en otras áreas de la empresa como la difusión interna de normativas, control de procesos que requieren validación por diferentes cargos, publicación de procedimientos, etc.”

La implantación

La puesta en marcha de R2 Docuo fue rápida gracias al modelo cloud en el que la solución se ofrece. Al respecto de este innovador modelo de uso, las ventajas que obtuvo el departamento de informática de la FNAC fueron evidentes: “La implantación fue bastante sencilla puesto que a nivel técnico no conlleva grandes requerimientos de hardware gracias a la versión ‘en la nube’ con la que nosotros trabajamos. Publicar los documentos y poner en producción los primeros procesos fue algo que no llevó más de un par de mañanas de trabajo. A partir de aquí, la herramienta es tan sencilla y ergonómica que permite plasmar en ella proyectos nuevos de manera autónoma, rápida y eficaz en el mismo momento en el que identificamos la necesidad. De hecho empezamos sólo con 2 proyectos y ya tenemos casi 7.”

El valor añadido

Resumiendo el proyecto, los responsables de FNAC han definido el software R2 Docuo como una herramienta de gestión documental y control de procesos potente, versátil y fácilmente adaptable al cliente con costes muy razonables. Con respecto a R2 Sistemas valoran el hecho de trabajar con un proveedor que detecta fácilmente las necesidades y objetivos de la compañía.

Con este paso FNAC continúa en la senda de la innovación y la mejora continua de sus procesos, conforme a su filosofía corporativa. La organización utiliza las últimas herramientas disponibles en el mercado y aprovecha la agilidad que le ofrecen los sistemas cloud computing.

Tras la implantación de R2 Docuo FNAC ha lanzado nuevos proyectos utilizando otras herramientas de R2 Sistemas como R2 Metro, una plataforma de desarrollo de software a medida con la que pretenden resolver otros aspectos de su gestión.