Digitalización de documentos: una puerta hacia el futuro empresarial

André Klein, consultor freelance para DocPath.

El paso del tiempo es uno de los principales enemigos de la digitalización de los documentos, porque mientras una empresa decide si digitalizarlos o no continua incrementándose su número. Ante la incertidumbre, la clave está en pensar que para posicionarse de una manera exitosa en el mercado hay que tener en cuenta que la digitalización no es algo pasajero, sino que es una tendencia al alza.

El ciclo de vida de un documento ha cambiado y ahora está compuesto por las siguientes fases: producir, capturar, almacenar, gestionar y distribuir. Los retos a los que se enfrenta una empresa ante un proceso de digitalización se resumen en: un ahorro de costes, un aumento de la productividad, un incremento de la seguridad y el respeto hacia el medio ambiente.

La digitalización de los documentos conlleva un ahorro de los costes de la empresa a corto-medio plazo. El “Estudio sobre la digitalización documental y el coste de la conservación del papel”, realizado por la Unión Europea y las consultoras Andersen Consulting y Gartner Group, destaca que lo que se ahorraría una compañía por cada documento que no se archiva físicamente serían unos 10,53 euros.

El aumento de la productividad se pone de manifiesto gracias a un estudio realizado por AIIM Europe 2009 (The Global Community of Information Professionals) en el que se destaca que se tarda una media de 50 minutos al día en buscar documentos que se encuentran archivados en papel.

Respecto a la seguridad de los documentos, aunque cada empresa es la que debe determinar cuáles son prioritarios, se recomienda que sean los más recientes, los más activos, los más antiguos y los que están en mal estado. La seguridad se incrementa además cuando se otorga diferentes permisos de acceso a los trabajadores en función del perfil profesional de estos.

Un estudio de Telefónica, de la división de Gestión Medioambiental de Telefónica I+D, habla del respeto hacia el medio ambiente a través del ahorro del papel en la oficina, ya que un empleado utiliza una media de 10.000 hojas al año.

Falta de homogeneidad

El vacío legal que existe entorno a los documentos electrónicos imposibilita su uso de manera masiva. En la Unión Europea no existe una homogeneidad legislativa supranacional, ni en lo que se refiere a la validez probatoria de los documentos electrónicos, ni en la destrucción de los originales tras su digitalización y archivado. Por ejemplo, en Bélgica, España, Francia y Holanda no está legislada la destrucción de los documentos, mientras que en Alemania e Italia sí que existe una normativa que la regula. Un caso curioso es el de Reino Unido, en dónde las empresas sí que están descartando los originales en papel amparándose en la ambigüedad de una ley británica, aunque no existe una normativa explícita al respecto.

Soluciones documentales

En el mercado tecnológico existen muchos sistemas documentales adaptables a las necesidades de cada empresa. En unos casos, una compañía necesitará digitalizar, almacenar, recuperar y gestionar la documentación; mientras que en otros, tan solo necesitará digitalizarla. Es decir, existen tantas soluciones tecnológicas como necesidades empresariales. Algunas veces será preciso contar con un sistema de gestión documental sofisticado e integral, mientras que otras bastará con soluciones modulares.